Използване на имейл за намаляване на нивата на стрес. 3 страхотни начина за справяне с дистанционната комуникация

Как да намалите нивата на стрес, докато използвате имейл акаунт? Знаете ли, че начинът на използване на имейл може значително да увеличи нивата на тревожност? Може да изглежда, че имейлът е преди всичко удобство. Той позволява бърза комуникация между служителите и външните субекти, но в същото време създава технострес за потребителите.

Използване на имейл – съдържание:

1. Намалете нивата на стрес
2. Опитайте различна форма на контакт
3. Не изпращайте имейли в петък
4. Комуникирайте ясно и просто
5. Резюме

Намалете нивата на стрес

Използвайте само вашия бизнес телефон. Вашият телефон трябва да бъде на разположение за контакт само за 8 часа работа и след това да бъде изключен – това правило трябва да се прилага от хора, които искат да запазят баланса между личния и професионалния си живот. Такива действия като изключване на имейла след работно време (компаниите могат да използват тези функции), забавяне на доставката на пратки (планиране на изпращането за сутрешните часове на следващия работен ден) или планиране на постоянни часове за получаване на поща позволяват грижа за психичното здраве по време на работа и в свободното време.

Не забравяйте да избягвате инсталирането на имейли (или други корпоративни съобщителни услуги) на вашия личен телефон. Това е неуместно по много причини, не е безопасно за сигурността на чувствителни данни и от друга страна – влияе на вашето благосъстояние и способността да се отпуснете след работа.

Опитайте различна форма на контакт

Колко пъти сте изпращали имейл на ваш колега или партньор и сте чакали дори няколко дни за отговор, дори и въпросът да е прост и не много труден за решаване? Както виждате, някои хора обичат да чакат с отговора си всеки път и това може да разочарова човека, който чака.

Как можете да се справите с проблема? Можете да опитате да контактувате лицето директно (ако е възможно) да се обадите или да използвате моменталния съобщител на компанията, който позволява бързо показване на съобщения – направете всичко възможно, за да разрешите проблема и да го приключите.

Имейлът обикновено не е най-доброто решение, дори и да мислим, че е най-добрата форма на контакт с служителите или бизнес партньорите. Трябва внимателно да се обмисли този въпрос в случай на комуникация, която може да предизвика негативни емоции – докато четем съобщенията, ние ги интерпретираме, като си представяме тона на гласа и отношението на събеседника. В много ситуации, дори в съвременната дигитална ера, директната комуникация може да донесе по-добри резултати.

Не изпращайте имейли в петък

Отнасяйте се към другите така, както бихте искали да бъдете третирани – това правило трябва да важи за всички съобщения, изпратени след работно време. Ако не харесвате звука на имейл, който идва след 18:00 или по-късно, спрете да ги изпращате сами. Независимо дали сте редовен служител, мениджър или работите заедно с партньора си, не трябва да показвате своята наличност. Това не е само нездравословно, но и нарушава ритъма на деня на хората, с които работите.

Струва си да запомните да избягвате изпращането на имейли в петък следобед. Трудно е да се очаква, че човек ще отговори бързо на нашия имейл само няколко часа преди идващия уикенд – много служители имат нагласата, че: може да почака до понеделник сутрин. Ако само един може да чака за отговора, може да се изчака и с изпращането на имейла, особено след като всеки започва седмицата с допълнителна енергия след уикенда.

Комуникирайте ясно и просто

Вероятно сте написали имейл с няколко въпроса и проблеми, които трябва да бъдат обяснени, но все още не сте получили отговор. Тази ситуация (особено ако сте чакали за отговор) увеличава нивото на стрес. За съжаление, трябва да бъдете подготвени, че този тип проблеми ще се появяват от време на време – понякога дори по-често, отколкото сте очаквали. Как да се справите с това?

Първо и най-важно, напишете темата на съобщението ясно, след това съставете имейл, мислейки за запазване на ясен и прост начин на комуникация. Понякога това ще ви накара да ограничите темата на имейла. Трябва да помислите внимателно, кой въпрос е най-важен за вас и кой може да бъде решен по-късно (използвайки други форми на комуникация).

Резюме

Бързо развиващата се технология е донесла много страхотни неща по отношение на улесняването на ежедневната комуникация, както лична, така и професионална. В същото време сме изправени пред много предизвикателства, особено свързани с факта, че сме постоянно на разположение.

Имейл съобщенията постоянно пристигат в нашата пощенска кутия – по време на работа, в свободното ни време или дори по време на празници – което е пример за изкривяване на баланса между работа и личен живот. Затова е добре да се насърчават служителите да използват всички горепосочени съвети и насоки, като се помни, че във всички случаи примерът е по-добър, когато идва отгоре.

Прочетете също: Как да намалим дигиталния стрес, работейки дистанционно

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.