Как да проведем виртуално въвеждане?

Въвеждането на нови служители е важно, но как се осъществява, когато работите дистанционно? Отговорът е виртуално въвеждане. През последните години онлайн платформите, предназначени за адаптация и обучение, набират популярност, позволявайки на служителите да се запознаят с новите си отговорности и извън компанията, чрез дистанционна работа.

Как да проведем виртуално въвеждане? – съдържание:

1. Ролята на въвеждането
2. Цели и етапи на въвеждането
3. Виртуално въвеждане
4. Резюме

Ролята на въвеждането

Най-ценният ресурс на всяка организация са хората, техните умения и компетенции. Следователно, правилният процес на подбор става съществен в управлението на персонала, насочен към привличане на най-ценните служители. Има и етап след подписването на трудовия договор, който включва запознаване и обучение на новия служител. За съжаление, често мениджърите пренебрегват този етап и забравят, че само правилно проведената адаптация на новоназначеното лице определя последващото му организационно поведение, отношение и качество на работа.

Въвеждането се състои от набор от дейности, адаптиращи новия служител и е един от най-ефективните инструменти за задържане. Ролята на въвеждането е да представи новоназначеното лице на най-важните въпроси, свързани с функционирането на организацията, да се запознае с организационната култура, ценности, норми и правила за съжителство. В същото време, не трябва да забравяме да предадем знанията и уменията, необходими за правилното изпълнение на бизнес задачите.

Адаптацията на служителя в работната среда функционира на различни нива: структурно, организационно, процедурно и социално. Трябва да я планирате, както и да продължите да я прилагате в продължение на дълъг период. Може да отнеме няколко месеца, за да започне работникът да се свързва с компанията. Служител, който не е добре подготвен да поеме нови отговорности, не се идентифицира с компанията, което води до ниска производителност и намаляване на работната ефективност.

Процесът на адаптация трябва да позволи на служителя да научи: стратегията на организацията, нейната мисия и визия, най-важните цели, организационната структура и култура, формалните процедури, свързани с вътрешната комуникация и работния поток, отговорности и права, кариерния път, правила за заплати и бонуси, работа с офис техника и друга техника и оборудване, използвани за изпълнение на задачи.

Цели и етапи на въвеждането

Въвеждането в организацията е процес, който има четири основни цели. Първата е да се улеснят началните етапи на работа, “привикването” към новото място, хора и задачи. Втората е да се развият правилни нагласи към компанията, позволяващи идентификация с нея. Третата е да се постигне, в най-кратък срок, висока ефективност и качество на работа. И последната цел е да се намали възможността служителят да напусне работата си, за да го задържи в организацията.

Правилно планираният процес на адаптация (въвеждане) трябва да се проведе с предвидените следните етапи:

• Съответствие – запознаване с процедурите и работния поток на документацията,
• Изясняване – поставяне на цели и задачи за служителя,
• Култура – запознаване с организационната култура: формална и неформална,
• Свързване – интеграция на служителя с останалата част от организацията.

Виртуално въвеждане

Можете да проведете въвеждане по различни начини с различни инструменти. Най-често то включва запознаване на новия служител с процедурите и регулациите, и предоставяне на инструкции за работа. В резултат на пандемията от Covid-19, много организации бяха принудени да работят дистанционно. Следователно, провеждането на въвеждане виртуално, използвайки специализирана онлайн платформа, е често срещана практика. Основните функционалности на такова решение включват:

• Онлайн задания, списъци и база знания, налични на едно място,
• Възможност за споделяне на pdf файлове, видеа, презентации, електронно обучение, тестове,
• Виртуална обиколка на офиса,
• Възможност за поставяне на специализирани пътеки за различни позиции,
• Наличност на системата на всяко мобилно и настолно устройство,
• Постоянно наблюдение на напредъка, генериране на отчети,
• Анкета за определяне на удовлетвореността на служителите след въвеждането.

От самото начало на процеса на въвеждане, трябва да имаме предвид междуличностните отношения. Новите дистанционни служители са склонни към чувства на изолация и самота. За да предотвратим това, запознайте новия човек с другите колеги, като напишете съобщение в вътрешната интранет мрежа и се запознаете по време на видеоконференция.

Дистанционното въвеждане представлява предизвикателство както за работодателя, така и за служителите, но можем успешно и печелившо да използваме някои от неговите елементи в стационарната адаптация на служителите.

Резюме

Динамичните промени на пазара на труда принуждават работодателите да предприемат интензивни мерки за задържане на служителите в организацията. Правилно реализираното въвеждане е толкова важен фактор за служителите, колкото заплатата или планираният кариерен път. Ако пропуснем този първи етап на въвеждане, негативните ефекти стават необратими. В първия месец новите служители формират своите нагласи и нивото на ангажираност към работата. Следователно, правилното запознаване с организацията и осигуряването на прозрачни условия на сътрудничество стават ключови фактори. Ефективното въвеждане не само ще намали прекомерната текучество, но и значително ще подобри имиджа на компанията.

Всяко въвеждане, дори и виртуалното, се нуждае от стратегия. Разгледайте най-ефективните.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на активните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.