Организация на работата: 10 съвета за овладяване на организацията на работата

Чудите се каква е тайната на успешните хора в работата им? Разбира се, веднага забелязвате, че това е напълно индивидуален въпрос, тъй като всеки служител притежава уникален набор от твърди и меки умения, личностни или характерни черти. Въпреки това, има един елемент, за който можете да се погрижите, за да подобрите изпълнението на ежедневните си задачи и да увеличите постигането на очакваните резултати – добра организация на работата. Как? По-долу ще намерите нашия списък с 10 съвета за организация, които могат да го направят възможно.

Организация на работата – съдържание:

1. Планирайте работата си
2. Фокусирайте се върху една цел (и задача) в даден момент
3. Не забравяйте да правите редовни почивки
4. Определете приоритети
5. Оценявайте и контролирайте времето
6. Установете индивидуални цикли на продуктивност
7. Освободете се от разсейванията
8. Работете с Kanban дъски
9. Използвайте инструменти за оптимизиране на работата си
10. Определете граници за колегите
11. По-добра организация на работата – сега знаете какво да правите

Планирайте работата си

Можете да организирате графика си в специален онлайн инструмент, в онлайн тетрадка, традиционно на хартия (както ви е най-удобно) – не можете да забравите да планирате работата си, ако се интересувате от подобряване на организацията си. Записването на всички задължения за даден ден или седмица е основата за следващите стъпки, които споменахме. Въпреки това, не забравяйте да планирате само 80% от времето си на работа – останалото трябва да бъде оставено за непредвидени събития.

Фокусирайте се върху една цел (и задача) в даден момент

Няма да можете да постигнете всичко, което сте си поставили веднага – точно както няма да успеете да завършите всички задачи, които сте планирали за деня преди следобед. Фокусирайте се върху най-важното в момента и ще видите положителни резултати.

Не забравяйте да правите редовни почивки

Най-добре е да планирате почивките си всеки ден около същото време (доколкото е възможно, разбира се) – по този начин тялото ви ще влезе в определен работен ритъм, което ще улесни постигането на целите ви.

Определете приоритети

Коя задача е важна и спешна, и коя да отложите? След като сте планирали работата си, трябва да определите реда, в който трябва да изпълнявате различните отговорности (матрицата на Айзенхауер ще ви помогне с това). По този начин ще знаете точно какво да правите и как да преминавате гладко от една задача на друга, без да си позволявате момент на колебание.

Оценявайте и контролирайте времето

За да организирате времето си на работа по най-добрия начин, трябва също да разчитате на оценка колко време ще ви отнеме да завършите конкретна задача. По този начин ще получите контрол върху времето, докато увеличавате мотивацията си да я завършите. Постоянното проверяване на темпото на задълженията ви, от своя страна, ще ви позволи да предвиждате задръствания и да научите уроци за бъдещето (например, що се отнася до факта, че определен тип задача изисква удължен срок). Тези две действия значително подобряват организацията на работата.

Установете индивидуални цикли на продуктивност

В кои часове работите най-добре? Откритията дали сте по-продуктивни сутрин, на обяд или следобед (и как този факт корелира с храненията ви на работа) са отправна точка за по-добра организация на ежедневната ви работа. В крайна сметка, най-добре е да оставите най-предизвикателните задачи за времето, когато сте най-продуктивни, така че завършването им да бъде поне малко по-лесно. В периода на най-малка продуктивност, от друга страна, трябва да изпълнявате автоматични и повтарящи се задачи, които не изискват много ангажираност. Този подход ще ви помогне да се освободите от чувството за загубено време на работа.

Освободете се от разсейванията

Имайте предвид, че нищо не работи толкова зле за изпълнението на ежедневните задължения, колкото постоянното поддаване на разсейвания от всякакъв вид – проверка на социални медии, посещение на колеги или преглеждане на имейли. Защо? Защото на ума ни му отнема известно време да се фокусира върху задачата и всяко разсейване причинява загуба на концентрация и трябва да започнем отначало. Поради тази причина е добра идея да блокирате определени сайтове за времето на работа или да използвате техниката Помодоро (която подкрепя работата в цикли), за да избегнете поддаването на разсейвания.

В това отношение, също така имайте предвид, че срещате разсейвания както в офиса, така и докато работите от вкъщи – идентифицирайте какво най-често ви разсейва от работата и след това се опитайте да елиминирате тези проблеми, за да подобрите работния си поток.

Работете с Kanban дъски

Визуализирането на задачите ви на Kanban дъската (разделение на колони е да-правя-правя) подобрява контрола върху работните потоци. Освен това, позволява на другите да видят дали в момента могат да използват ресурсите ви, или може би се фокусирате върху важна задача и не можете да намерите време да помогнете.

Използвайте инструменти за оптимизиране на работата си

Помислете за този тип софтуер (като нашия софтуер за управление на проекти Firmbee), ако работите в екип и чувствате нужда да подобрите комуникацията между отделните членове на екипа. Решенията, които ви позволяват да съхранявате цялата необходима информация за протичащите процеси на едно място, могат много бързо и ефективно да подобрят организацията на работата на участниците. Въпреки това, трябва да помните да ги изберете подходящо за нуждите на екипа си (чрез анализ на областите, които причиняват проблеми).

Определете граници за колегите

Последният съвет е такъв, който малко хора искат да приемат, защото се смята, че по този начин може да получите етикет “непомагащ приятел”. Въпреки това, понякога е по-добре да предадете на колегите, че в момента няма да им помогнете, отколкото да принуждавате да подкрепяте другите и по-късно да се сблъскате с забавяния в задачите си, което може да навреди както на вас (физически и психически здравословни последици, свързани със стреса и извънредния труд), така и на организацията (поради пропуснати срокове).

По-добра организация на работата – сега знаете какво да правите

Може да мислите, че съветите, изброени по-горе, са “тривиални” и със сигурност не са достатъчни, за да почистите безредиците в работния си живот. Въпреки това, опитайте да включите някои от тях в ежедневните си дейности и бързо ще забележите, че резултатите значително ще надхвърлят прогнозите ви. Разбира се, не е така, че всички съвети, изброени по-горе, ще работят точно в ситуацията ви (всичко зависи от това какви проблеми сте имали с организирането на работата си досега), но те несъмнено са подходяща отправна точка за размисъл за промяна, нейното осъществяване и след това – наслаждаване на резултатите.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.