4 стъпки за по-точно оценяване на времето за задачи

Оценяването на времето, необходимо за извършване на конкретна дейност, е един от основните елементи за по-добра организация на живота ни – както на работа, така и у дома (например, за домакински задължения). Много хора имат резерви относно тази техника, тъй като смятат, че в повечето случаи е просто невъзможно точно да се оцени времето, необходимо за изпълнението, поради зависимостта от твърде много външни фактори. Въпреки това, има начини, по които можем да извършим този процес по-добре, което може да бъде решаващо, например, при създаването на график за проект. Представяме ги по-долу.

4 стъпки за оценка на времето – съдържание:

1. Стъпка 1: Избройте всички необходими дейности
2. Стъпка 2: Припомнете си минали опити
3. Стъпка 3: Предвиждане
4. Стъпка 4: Следете напредъка си
5. Резюме

Стъпка 1: Избройте всички необходими дейности

За да оцените правилно работното време, не е достатъчно просто да запишете списък с задачи и да посочите броя на часовете, необходими за тяхното изпълнение. Важно е за всяка задача да се посочи изчерпателен списък с дейности, които ще бъдат извършени в рамките на нейното завършване.

След това ще забележите кои дейности ще можете да извършите сами, кога ще трябва да се консултирате с други хора (и да се адаптирате към техните графици или да изчакате одобрение от тях) и коя дейност ще изисква да отделите повече време (например, творчески задачи). Така, при създаването на график за проект, трябва да вземете предвид както вашите, така и сроковете на другите хора.

Стъпка 2: Припомнете си минали опити

Винаги е добре да се учим от грешките – както от собствените, така и от тези на другите – така че като следваща стъпка, задайте си въпроса дали сте извършвали подобни дейности в миналото и колко време ви е отнело да ги направите, а след това направете изводи. Ако не сте се занимавали с такава задача сами, попитайте членовете на екипа си – може да има някой в екипа ви, който е извършвал този тип дейност преди и ще може да ви даде насока колко време би трябвало да отнеме за изпълнението ѝ. Запомнете, винаги е по-добре да питате, отколкото да съжалявате, че не сте взели съвета.

Когато подготвяте графика на проекта, е добра идея да организирате среща на всички членове на екипа и да направите оценките заедно. Смесицата от различни умения и опит със сигурност ще ви позволи да постигнете по-добри резултати.

Стъпка 3: Предвиждане

Оценили ли сте времето, необходимо за завършване на всички стъпки на една задача? Чудесно – сега удължете това време с, например, 10-20% (в зависимост от типа задача), за да оставите място за неочакваното (особено ако, след първата стъпка, вече знаете, че ще зависите от други хора).

Болнични, планирани и непланирани отпуски, закъснения в доставките, консултации или тестове са само основни примери за ситуации, които могат да повлияят на нашите дейности, значително удължавайки тяхното изпълнение. Въпреки това, те са неизменна част от бизнеса, така че трябва да бъдете подготвени за тях, предвиждайки необходимото време. Ако нищо не се случи, просто ще завършите задачата по-рано от очакваното – и всички ще бъдат доволни от това.

Стъпка 4: Следете напредъка си

Последната спомената стъпка е важна, защото ви позволява да контролирате напълно ситуацията, като по този начин намалявате риска от задръствания и невъзможност да реагирате на тях. Именно поради тази причина, след като направите оценка на времето, необходимо за дадена задача, редовно трябва да сравнявате действителния график с прогнозите, които сте подготвили предварително.

По този начин можете да откриете причините, поради които оценките не съответстват на реалността и да направите изводи, които ще използвате за следващата си задача. Можете да следите напредъка на проекта, например, като използвате специални приложения, предназначени за измерване на времето, или чрез използване на софтуер за управление на проекти – като Firmbee.

Резюме

Подходящото оценяване на времето, необходимо за конкретни задачи, е от съществено значение за максимизиране на производителността на всеки отделен служител, но също така и за осигуряване на завършването на проекта в съответствие с уговорения график. Използването на методите, описани по-горе, заедно с постоянен мониторинг на извършваните дейности (проследяване на спазването на целите, проверка за задръствания и правене на модификации при необходимост), е предпоставка за успеха на проекта.

Прочетете също:Наистина ли е необходим инструмент за управление на проекти във вашата организация?

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.