Наистина ли е необходим инструмент за управление на проекти във вашата организация?

Ще работи ли инструмент за управление на проекти за всяка организация? Определено, да. В случая на големи организации, използването на такъв софтуер значително ускорява всички процеси, улеснява обмена на информация и осигурява постоянен контрол върху извършените задачи. От друга страна, малките екипи, които изпълняват малки проекти, могат да получат достъп до редица полезни инструменти в системата – не само за управление на проекти, но и CRM и HR – които подобряват различни области на дейността на компанията.

Инструмент за управление на проекти – съдържание:

1. Софтуер за управление на проекти – кога да го внедрим?
2. Липса на контрол върху изпълнението на задачите
3. Липса на правилна комуникация между членовете на екипа
4. Закъснения в проекта
5. Липса на контрол върху бюджета
6. Резюме
7. Разгледайте нашата система за управление на проекти “всичко в едно”

Софтуер за управление на проекти – кога да го внедрим?

По време на проекта често възникват проблеми поради както външни, така и вътрешни ситуации. Докато външните фактори обикновено са извън нашия контрол, вътрешните фактори могат да бъдат елиминирани – при условие, че разберем, че те са постоянен и не само еднократен проблем. По-долу са изброени 4-те най-чести примера за ситуации с негативни последици за целия проект – за които внедряването на подходящ инструмент може да бъде решение.

Липса на контрол върху изпълнението на задачите

Не можете ли да си спомните кога вашият подчинен трябва да завърши възложената задача? Загубили ли сте тетрадката, в която разпределихте задачите за текущия етап на проекта? Не знаете какво правят вашите служители в момента? Ако по някакъв начин усещате, че не можете да поддържате контрол върху проекта, определено трябва да заложите на внедряването на инструмент за управление на проекти.

Добавянето на всички задачи заедно с отговорните за тях, задаването на приоритети и крайни срокове, промени в статуса (например да се направи – в процес – завършено) – това са само част от функциите, които ще ви позволят да елиминирате проблема с липсата на надзор. Постоянният мониторинг е, в крайна сметка, най-добрият начин да постигнете очакваните ползи.

Липса на правилна комуникация между членовете на екипа

Забелязвате ли, че другите членове на екипа не знаят какво прави техният колега в момента? Докато може да изглежда, че всеки трябва да бъде отговорен само за собствените си задачи, това е погрешно мислене, което води до неефективно използване на ресурсите – и следователно, до грешки. Работата в екип по съвместен проект означава, че индивидите зависят един от друг, което прави правилната комуникация необходима. С цялата информация в системата и всеки, който има достъп до нея, можете да проверите статуса на работата на другите по всяко време и да планирате своите дейности.

Освен това, инструментът за управление на проекти ви позволява да предложите помощ (след като завършите задачите си) на лицето, което най-вероятно няма да успее да спази крайния си срок. Възможността да съхранявате всички документи на едно място също помага за подобряване на комуникацията между различните членове на екипа. Осигуряването на достъп до тях за всеки човек в една система е най-лесният начин за ефективно сътрудничество помежду си.

Закъснения в проекта

Закъсненията могат да се случат по различни причини и на всеки етап от изпълнението – и упражняването на контрол върху всички процеси без помощта на подходящ софтуер може да бъде значително трудно. Инструментът за управление на проекти ще ви позволи да избегнете такива ситуации, които влияят на крайния резултат от изпълнението, като ви предостави постоянна възможност за контрол на тесните места. Когато имате цялата информация в една система и има краен срок за завършване до всяка задача, възможността за неочаквани закъснения ще бъде минимизирана.

Липса на контрол върху бюджета

Финансите често са най-голямата болка на проекта, а липсата на постоянен контрол върху приходите и разходите може да доведе до катастрофални последици, значително влошаващи финансовото положение на компанията. Разбира се, по време на проекта може да се случи да не изпълним първоначалните предположения (поради, например, значителни увеличения в цените на стоките, от които се нуждаем), но като следим цялата информация в една система, можем да забележим проблема по-рано и да реагираме съответно. Ако някога сте имали проблем с спазването на бюджета, не рискувайте да повторите такава ситуация.

Резюме

Помислете дали споменатите по-горе ситуации някога са се появявали във вашата организация и дали тяхната честота е била достатъчно висока, за да стане проблем, който пречи на компанията ви да функционира гладко. Ако отговорът е да, ще знаете точно каква стъпка да предприемете след това. По-лесно планиране на задачите, насрочване на срещи, свързване с колеги, упражняване на контрол, проследяване на събития в календара ви – ако чувствате, че имате нужда от такива функции, не се колебайте повече, просто изберете най-добрия инструмент за управление на проекти за вас.

Прочетете също:Най-добрият онлайн календар за управление на проекти

Разгледайте нашата система за управление на проекти “всичко в едно”:

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.