Как да си сътрудничим с клиенти, докато работим дистанционно?

Въпреки това, този тип промяна не е дошъл без своите предизвикателства, особено поради липсата на директен контакт с бизнес партньори. По-долу обясняваме как да работите с клиенти в ерата на широко разпространената дистанционна работа, за да осигурите постигането на същите резултати, както преди.

Постоянен контакт – основата на успешното сътрудничество с клиенти

Един от най-важните аспекти при работа с клиенти е да поддържате връзка с тях по всяко време, за да знаят в кой етап е работата, да получават отговори на въпросите си веднага или да нямат притеснения относно крайния резултат. В случая с дистанционната работа, директният контакт може лесно да бъде заменен с редовни онлайн срещи (в избрания моментален мессенджър), обмен на имейли или телефонни обаждания.

За двете страни, този тип възможност е значително удобство, тъй като спестява време и финансови ресурси (например, изразходвани за пътуване до офиса на партньора) – докато се постига същият резултат. В това отношение, особено полезно може да бъде да се определи фиксирана дата за срещи (например, седмично, на всеки две седмици, месечно) в зависимост от нуждите и формата на сътрудничество с клиента. По този начин се осигурява контрол върху дейностите, заедно с постоянна обратна връзка.

Определяне на общи цели – да се погрижим за двете страни в сътрудничеството с клиенти

За работа на място и дистанционно, е важно ясно да се определят целите и очакванията на двете страни. Следователно, преди да започнете работа с клиент (и да започнете да реализирате дейности), е необходимо да обсъдите изискванията, обхвата на работата и очакваните резултати – и най-важното, сроковете за завършване и етапите. Това ще избегне ненужни недоразумения, ще ви позволи да следите напредъка и да осигурите, че крайният продукт е доставен, както се очаква.

С цел това, е полезно първо да споделяте различни видове документи, прототипи или макети редовно, така че едната страна да може да следи работата, а другата страна да получава постоянна обратна връзка (предложения за промени, одобрение на посоката на развитие и т.н.), което ще подобри изпълнението на дейностите.

Онлайн инструменти – за ускоряване на реализираните процеси

За да улесните сътрудничеството с клиента, докато работите дистанционно, също е полезно да използвате специални инструменти за управление на проекти (като Firmbee). Тези решения позволяват на всички упълномощени да следят напредъка на работата, да обменят информация, да комуникират, да споделят файлове, да планират срещи и да извършват няколко други процеса за оптимизиране на ежедневния контакт.

По този начин можете лесно да управлявате графика на проекта, да разпределяте задачи, да следите тяхното изпълнение и да поддържате непрекъсната комуникация. Всичко това става голямо удобство за всички, участващи в темата, и ще минимизира броя на въпросите и съмненията, които възникват.

Бързо време за отговор – за вдъхване на доверие

Искайки да осигурите ефективно сътрудничество с клиенти дистанционно, трябва също така да помните да се опитвате да бъдете на разположение на партньорите си и да не забавяте отговорите на техните съобщения (с баланс между работа и личен живот, разбира се). Ако не можете да дадете пълен отговор веднага, уведомете ги, уверявайки, че сте получили съобщението и ще се върнете с обратна връзка възможно най-скоро. Правейки това, ще укрепите доверието на партньора си във вас и вашия екип и също така ще минимизирате възможните притеснения относно текущите дейности.

Освен това, проявяването на интерес и емпатия към посочените нужди, слушането и разбирането на различните перспективи и отговарянето на очакванията (особено относно корекции или насоки за по-нататъшно развитие) помага за изграждането на трайни отношения. С оглед на характера на дистанционната среда, си струва да се подходи към тези аспекти с подходящо внимание и грижа.

Сътрудничество с клиенти – резюме

Сътрудничеството с клиенти, докато работите дистанционно, може да бъде също толкова плодотворно, колкото работата на място, която включва лице в лице контакт – стига да се уверите, че вашият партньор е също толкова добре погрижен, колкото преди (макар и в различна форма). Без съмнение, ще бъдете подпомогнати от различни видове моментални съобщения и инструменти, които са разработени с такива ситуации в предвид (особено улесняващи изграждането на дистанционни отношения).

Въпреки това, помнете, че ключовото е да останете гъвкави към съобщените нужди и готови да се адаптирате към променящите се ситуации. Постоянно стремейки се да подобрявате процесите си, за да осигурите качествено обслужване – независимо от местоположението, формите на контакт и начина, по който изпълнявате задълженията си – е ключът към ефективното сътрудничество с клиенти.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.