Какво е RACI диаграма?

В момент, когато проектите стават все по-сложни и многопластови, а екипите, участващи в тях, включват много хора с различни компетенции, осигуряването на ясна разделение на отговорностите става от съществено значение. Инструмент като RACI диаграмата може да бъде полезен в тази област. По-долу обсъждаме точно какво представлява това решение и как може да подкрепи вашите операции.

RACI диаграма – какъв е този инструмент?

RACI диаграмата е инструмент за управление на проекти и организации, проектиран да назначава конкретен човек за конкретни задачи или дейности в рамките на проект или процес. Нейното използване помага за ефективно управление на отговорностите – осигурява яснота в разделението, минимизира риска от пренебрегване на дейности, които трябва да бъдат изпълнени, и подобрява комуникацията (когато един човек зависи от друг с неговите или нейните отговорности).

Така, използването на този инструмент улеснява планирането и наблюдението на напредъка, като същевременно позволява постигането на зададените цели. Описаното решение в момента се използва от компании, работещи в различни индустрии, както и от организации на т.нар. трети сектор.

Как изглежда RACI диаграмата?

Как точно ще изглежда матрицата на отговорностите може да бъде адаптирано към конкретен екип, проект или организация. Най-често обаче тя се представя под формата на диаграма, с задачи или елементи на проекта в едно измерение (например, в колони) и хората или екипите, назначени на тях, в другото (например, в редове).

В по-големи проекти или организации таблицата може да бъде по-сложна (например, да включва и нива на вземане на решения). Обозначенията, посочени по-долу (които обясняват друго име за този инструмент – RACI), се използват за обозначаване на ролите, назначени на всеки човек:

• R – Отговорен – лице, което е задължено да изпълни задача,
• A – Отговорен за резултата – лице, което трябва да приеме изпълнението на дадена задача,
• C – Консултиран – лице, което има специализирани знания и може да помогне за изпълнението на дадена задача,
• I – Информиран – лице, което трябва да бъде информирано за напредъка на задачата, но не е активно ангажирано в нейното изпълнение.

Ползи от използването на RACI диаграмата

Основната цел на използването на описания инструмент е да се определи точно кой е отговорен за изпълнението на дадена задача, което елиминира неяснотите и несъответствията в разбирането на отговорностите, намалявайки риска от грешки (особено дублиране на задачи или тяхното пропускане).

Въпреки това, това не е единствената полза от този подход към текущите проекти и процеси. RACI диаграмата също така позволява:

• подобряване на комуникацията в екипа – когато всеки знае какви роли и задачи са назначени на него и на другите, ежедневната комуникация и сътрудничество стават по-лесни и плавни,
• осигуряване на ефективно управление на ресурсите – назначаването на индивидуални задачи на хора с най-добри компетенции за тяхното изпълнение позволява оптимално използване на ресурсите (и в същото време осигурява равномерно разпределение на задачите, ако е възможно). В същото време, то подпомага спазването на определения бюджет,
• ефективно управление на риска – чрез назначаване на роля на одобряващ (Отговорен за резултата) за всяка задача, лицето, което взема окончателното решение, може да бъде точно идентифицирано и така да се предотвратят потенциални проблеми,
• оптимизиране на бизнес процесите – инструментът също така позволява да се идентифицират ключови задачи, което позволява да се преосмислят бизнес процесите и да се избегнат ненужни забавяния или пропуски в операциите.

RACI диаграма – резюме

Обсъжданият инструмент помага да се осигури прозрачност в разпределението на задачите, така че забавянията да могат да бъдат минимизирани, несъответствията в разбирането на собствената роля да бъдат елиминирани и всички участници в проекта да могат да работят заедно хармонично. При използването на RACI диаграмата обаче задачите трябва да бъдат назначавани в съответствие с действителните умения и компетенции на индивидите, така че всеки член на екипа да има ясно определени роли и да знае какво се очаква от него по време на проекта.

Трябва също така да се уверите, че инструментът се актуализира редовно, докато работата напредва и се правят промени в проекта. Това ще осигури адаптация към променящата се ситуация, предотвратяване на конфликти и поддържане на плавността на текущите дейности.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата активна общност на Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.