4 прости съвета за организиране на работния ви живот

Никога не сте се чувствали претоварени от броя на отговорностите на работа? Никога не сте оставали будни през нощта заради стегнат стомах и тревога за задачите утре? Никога не сте поглеждали нервно часовника си от време на време на работа, молейки времето да спре да минава толкова бързо? Ако е така, трябва да потърсите решение, за да се уверите, че такива негативни ситуации не се повтарят. Проверете нашите 4 прости съвета за организиране на работния ви живот. Продължете да четете.

Съвети за организиране на работния ви живот – съдържание:

1. Започнете с планиране
2. Приоритизирайте
3. Оценете времето
4. Следете напредъка си
5. Резюме

Започнете с планиране

Създаването на списъци със задачи и график (седмичен, часови – в зависимост от нуждите ви) е безспорно основа на организация, от която просто не можете да се откажете. Ако искате да останете продуктивни и ефективни на работа, трябва да планирате деня си. Така ще преминавате плавно от задача на задача, без да губите време.

Можете да планирате работата си и да създадете ежедневния си график в планер, календар или специален софтуер за управление на времето, изборът е ваш! Не забравяйте да приложите правилото 60:40 – трябва да отделите само 60% от работния си ден за дейности с висока стойност, така че останалите 40% да могат да бъдат разпределени за спешни случаи, почивки или задачи в последния момент.

Ако един служител счита всички задачи за важни и спешни, той ще живее под постоянен стрес и няма да успее да изпълни повечето от задълженията си. Поради тази причина е от съществено значение да се зададат приоритети и да се изпълняват задачите в зависимост от тяхната важност и спешност.

Приоритизирайте

Въпреки това, определянето на задачите, които трябва да се изпълнят, не е достатъчно, защото не решава основния проблем: откъде да започнете. Поради тази причина, като втори етап, водещ до по-добра организация, ще споменем приоритизацията, т.е. определянето на кои задачи са по-важни и трябва да се изпълнят първо, и кои могат да изчакат.

Матрицата на Айзенхауер определено ще ви помогне в приоритизирането. Според Айзенхауер задачите могат да бъдат разделени на четири групи:

• важни и спешни – задачи, които трябва да бъдат завършени възможно най-скоро (напр. спешна ситуация, краен срок за предаване на външен проект),
• важни, но не спешни – задачи, които са стратегически важни, но могат да бъдат изпълнени по-късно (такива задачи обикновено се изпълняват с желание от повечето служители),
• спешни, но не важни – обикновено се отнасят до предоставяне на помощ на други при изпълнението на техните задачи (което не е наша отговорност) и непланирани задължения,
• не важни и не спешни – това са дейности, които отнемат време и насърчават отлагането.

Друго нещо, което ще ви позволи да подобрите организацията на работния си живот, е оценяването на времето, необходимо за изпълнение на дадена задача. Как ще работи? Първо, ще ви мотивира – ще искате да завършите първите задачи в определеното време (или дори по-бързо), за да реализирате целия си план за деня. На второ място, ще ви позволи реалистично да оцените колко задължения ще можете да изпълните в даден ден. Може да се окаже, че най-важната задача ще заеме целия ви ден и няма да има място за изпълнение на други задачи.

Техниката Помодоро, метод за управление на времето, разработен от Франческо Чирило в края на 80-те години, може да бъде полезна при оценяване на времето и спазване на плана. Тя включва работа в модел 25:5 – 25 минути за задължения, 5 минути за почивка (повтаряно в последователни цикли) – и ви позволява да останете под контрол, да помните да правите почивки и да се фокусирате върху текущата задача.

Следете напредъка си

Четвъртата стъпка, водеща до по-добра организация на работния ви живот, е контролът на темпото на изпълнение на задачите и отмятането на елементите от списъка със задачи. Това е от съществено значение, за да можете, първо, да планирате следващия ден, и второ, да проверите колко време е изразходвано за конкретна задача и да направите модификации в бъдеще. (напр. да проучите защо сме прекарали толкова много време в нещо, което смятахме за лесно). Това ще ви позволи да минимизирате разсейванията и да определите времето, в което работите най-добре.

Резюме

Принципът на Парето казва, че 20% от усилията ви произвеждат 80% от резултатите ви. Това перфектно се отнася до работното място, но само ако се уверите, че денят ви е добре организиран. Ако искате да увеличите продуктивността си, да минимизирате стресовите фактори и да се чувствате по-добре относно предстоящите задачи, не пренебрегвайте важността на техниките, които споменахме. Планиране, приоритизиране, оценяване и следене – тези дейности не са трудни за изпълнение и могат да ви донесат редица положителни резултати по отношение на организирането на работния ви живот.

Прочетете също: Принципът на Парето – 1 велико правило за продуктивност и ефективност.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.