5 жизненоважни стъпки за дисциплиниране на служител

Какви са основните стъпки при дисциплинирането на служител? Мениджърите трябва да дисциплинират своите служители от време на време и няма как да се избегне това – проблеми с представянето и поведенчески проблеми се случват всеки ден на работното място. Отделите по човешки ресурси на компанията трябва да имат процедури за дисциплина и да ги използват за всички случаи на неприемливо поведение. Прочетете статията, за да научите повече за процеса на дисциплиниране.

Стъпки за дисциплиниране на служител – съдържание:

1. Причини за дисциплиниране на служител
2. Преди дисциплиниране на служител
3. Стъпки за дисциплиниране на служител
4. Резюме

Причини за дисциплиниране на служител

На работното място има няколко причини да дисциплинирате служители и повечето от тях са свързани с поведенчески проблеми или показатели за представяне. Важно е всички служители да разбират какво се очаква от тях конкретно – те трябва да знаят със сигурност какво поведение няма да бъде прието. Независимо колко добре са написани вашите политики, ще има причини за дисциплиниране на вашите служители. Най-известните причини за това включват:

• измама, кражба, присвояване
• притежание или употреба на наркотици
• употреба на алкохол
• отсъствия
• ниско представяне
• неправилно управление на имущество
• неправилна употреба на интернет
• насилие, сексуален тормоз, дискриминация

Има методи за дисциплиниране на служител, но в ситуация на най-тежки нарушения и големи нарушения прекратяването на договора може да бъде единствената опция на въпроса.

Преди дисциплиниране на служител

Някои от неприемливите действия се случват между служителите – това означава, че техният мениджър може никога да няма шанс да наблюдава каквото и да е неподходящо поведение сам. В такива ситуации обикновено един от служителите подава жалба срещу друг, или в устна, или в писмена форма.

Има стъпки, които всеки мениджър трябва да следва, когато получи жалба от един от служителите. Компанията трябва да има процедури за подаване на жалба, където формата на самата жалба трябва да бъде описана, както и методите за справяне с тях. Всяка жалба, получена от мениджъра, трябва да бъде разгледана по един и същи начин, в противен случай компанията може да се сблъска с правни действия заради дискриминация. Стъпките, които всеки мениджър трябва да предприеме при справяне с жалба, са:

Преглед на подадената жалба – в съответствие с процедурите, които компанията трябва да има, мениджърът, който е получил жалба, трябва да я прегледа внимателно. Обикновено е необходимо среща между специалиста по човешки ресурси и служителя, за да се обсъди проблемът по-подробно. Това помага, когато са замесени повече от един човек – те може да се наложи да свидетелстват в съда в бъдеще.

Разследване – всяка жалба трябва да бъде разследвана в детайли. Не всички обвинения трябва да са верни. Мениджърът трябва да говори с други членове на компанията и да намери свидетели на неприемливото поведение. Мениджърът трябва да събере цялата релевантна документация, като: формуляри за жалби, имейли, бележки, доклади, свидетелства, както и: бележки, свързани с устни предупреждения, писмени предупреждения, бележки от срещи със служителите и уведомления за прекратяване на трудовото правоотношение. Всички релевантни документи трябва да бъдат поддържани добре организирани в папка.

Разговор с служителя относно обвиненията – служителят, чие поведение се разследва, има право да представи своята гледна точка и да отговори на жалбата. На този етап е възможна медиация между двамата служители (ако ситуацията позволява). Ако има решение на проблема, въпросът трябва да бъде разрешен на този етап.

Решение – след изслушването на двете страни идва време за вземане на решение. Може да се наложи да се започнат дисциплинарни процедури или да се наложат санкции. Запомнете, че всички ваши действия трябва да бъдат разкрити само на замесените лица, дисциплинарната процедура е конфиденциален въпрос, не всеки в офиса трябва да чува за нея. Поддържайте файла актуализиран и добавяйте документите, свързани с вашето решение, към файла.

Етап на обжалване – служителят има право да обжалва вашето решение. Писмената форма на обжалването на служителя трябва да бъде прегледана от отдела по човешки ресурси. В някои случаи наказанието може да бъде отменено или променено леко. Решението зависи от много фактори, но във всички случаи трябва да бъде предоставено в писмена форма.

Стъпки за дисциплиниране на служител

Устно предупреждение – първата стъпка при дисциплинирането на служител е устно предупреждение. То може да бъде или деликатно и тактично, но може да бъде и по-пряко и строго, в зависимост от ситуацията и отношенията между служителя и мениджъра. Устните предупреждения трябва да се използват всеки път, когато служителят проявява негативно поведение.

Писмено предупреждение – когато устните предупреждения не работят, обикновено е необходимо писмено предупреждение. Такива документи трябва да бъдат внимателно написани, тъй като могат да имат правни последици в случай на по-нататъшни производства или съдебни дела. Всички документи трябва да бъдат подписани от мениджъра, свидетел и служител. Копие от документа трябва да бъде предоставено на служителя, докато пълният комплект документи трябва да бъде запазен в офиса за бъдещи справки. В писменото предупреждение трябва ясно да бъде посочено какво трябва да направи служителят, за да коригира поведението си и какъв ще бъде резултатът, ако служителят не промени нищо.

Последно предупреждение – след издаването на няколко устни предупреждения (обикновено има повече от едно) и писмено предупреждение, идва време за последно предупреждение. Последното предупреждение трябва да бъде предоставено в писмена форма и обикновено е много подобно на другите писмени предупреждения. Всички случаи на лошо поведение трябва отново да бъдат описани в детайли, заедно с методите за подобрение. В последното предупреждение трябва да бъде ясно посочено, че прекратяването на трудовото правоотношение е възможно, ако поведението на служителя не се промени.

Пробация – повечето работодатели обикновено прекратяват трудовото правоотношение след последното предупреждение, тъй като може да няма начин да се промени подходът на служителя и неприемливото поведение продължава. Но все пак има мениджъри, които биха искали да предложат на своите служители още една, последна възможност за промяна. Процесът се нарича пробация и може да включва такива дисциплинарни мерки като: намаляване на заплатата, изискване за обучение или близко наблюдение. Всички елементи могат да бъдат приложени едновременно.

Прекратяване – последната стъпка при дисциплинирането на служител е прекратяване на трудовото правоотношение. Всичката документация, събрана по време на процеса на дисциплиниране (писмени предупреждения, документи, свързани с пробация), трябва да бъде обсъдена отново със служителя, за да разбере ясно причината за прекратяването.

Резюме

Мениджърите трябва да дисциплинират своите служители от време на време и няма как да се избегне това – проблеми с представянето и поведенчески проблеми се случват всеки ден на работното място. Отделите по човешки ресурси на компанията трябва да имат дисциплинарни процедури и да ги използват за всички случаи на неприемливо поведение.

Има няколко стъпки за дисциплиниране на служител, те включват: устни и писмени предупреждения, последно предупреждение, пробация и прекратяване на договора. Такива стъпки са част от един дисциплинарен процес и трябва да бъдат приложени по ред. Всяко предупреждение трябва да бъде добре документирано за бъдещи справки в случай на правни производства. Добре организираната и добре проведена дисциплинарна процедура е най-добрата защита, която работодателят има срещу правни спорове, свързани с незаконни искове за прекратяване.

Прочетете също: Връзка между управлението на разнообразието и равните възможности за заетост на работното място

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на активните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.