Влиянието на отдела по човешки ресурси и ръководителите на екипи върху задържането и ангажираността на служителите

Предизвикателства в задържането на служители

Текучеството на служители е процентът на служителите, които са напуснали организацията за определен период и са били заменени с нови хора. То може да бъде доброволно (служителят избира да напусне компанията, като подава оставка или се пенсионира) или недоброволно (служителят е уволнен). Във втория случай, такива решения обикновено са преднамерени и ръководени от доброто на организацията.

Решението на служителите да напуснат работата си доброволно може да бъде мотивирано от различни фактори, например, ниско удовлетворение от работата, липса на възможности за кариерно развитие или дисбаланс между работа и личен живот. В такава ситуация, компанията трябва да се справи с рисковете от текучество на служители, като:

• намалена производителност – докато бъде нает нов човек, другите членове на екипа поемат предишните задължения на служителя, или работата се спира.
• по-ниско качество на продуктите/услугите – намалената ефективност и производителност на екипа, в съчетание с неопитността на новите служители, водят директно до влошаване на качеството на продукта.
• лошо морално състояние – високото текучество на служители неблагоприятно влияе на средата и атмосферата в организацията – настоящите служители се сблъскват с огромно натоварване, докато новите наемници често имат трудности да разберат задачите си и съществуващите процедури.
• по-слаба марка – високият процент на текучество ефективно отблъсква потенциалните кандидати от подаването на заявления за дадена работна оферта, така че HR отделите могат да имат трудности при запълването на вакантни позиции.

Стратегии за задържане на служители

С оглед на горепосочените рискове, задържането на служители е от съществено значение. Задържането на служители може да бъде определено като способността на компанията да запази служителите в организацията, за което сме писали подробно в статията: “Фактори, влияещи на задържането на служители.” Нека сега обсъдим стратегии, които можете да използвате, за да задържите служителите в компанията си:

1. Подобряване на процеса на набиране и селекция

Още на етапа на набиране, си струва да предложите работа на кандидати, чийто задържане, от гледна точка на компанията, ще бъде полезно. Служителите, които не са правилно подбрани, може да не отговорят на очакванията на работодателя. В резултат на това те могат да бъдат уволнени или да срещнат трудности при адаптацията към работната среда, което да ги накара да напуснат.

Въпреки това, трудно е да опознаете кандидат в едно единствено интервю. Затова е добре да се организира многостепенен процес на набиране, по време на който ще бъде възможно да се провери уменията на кандидата подробно, както и да се оцени тяхната съвместимост с организационната култура и екипа (например чрез тестове за личностни качества).

2. Предлагане на възможности за растеж

Когато работи в една и съща компания дълго време, служителят може да достигне момент, в който чувства, че е постигнал пълния си потенциал. И това поставя въпроса: “Какво следва?” В този момент те имат две опции, или да останат в позната роля, която вече не им носи радост и удовлетворение, или да търсят нови предизвикателства на друго място.

Въпреки това, е възможно да се предотврати такава ситуация. В отговор на очакванията на служителите, компанията може да предложи предимства като работилници, обучителни програми или достъп до курсове, които им позволяват да подобрят професионалните си умения. Въпреки това, трябва да се отбележи, че не всеки служител може да е заинтересован от учене. Въпреки това, нуждата от растеж може да бъде удовлетворена, например, чрез предлагане на повишения или промяна на позициите.

3. Насърчаване на обратна връзка и открита комуникация

Служителите сами са тези, които най-добре разбират причините за напускането на работата си. Затова е полезно да ги попитате защо са решили да напуснат по време на процеса на напускане и да разговаряте с тях често за проблемите, с които се сблъскват, и какво мислят, че може да се направи, за да се подобри работната среда.

За да се осигури ефективна комуникация в екипите, редовните индивидуални срещи са от съществено значение. Те предоставят възможност за оценка на работата и ангажираността на служителя, както и за обсъждане на техните перспективи относно ролята и отговорностите им. Това помага да се съобразят задачите с техните умения ефективно, което ще увеличи тяхната производителност.

Ключовата роля на HR отдела и ръководителите на екипи

HR отделът и ръководителите на екипи играят много важна роля в задържането на служители и увеличаването на тяхната ангажираност към работата. Въпреки това, както споменахме по-рано, самият процес на набиране, и дори това, което го предшества, също оказва влияние върху задържането на служители. Говорим за сътрудничеството между HR отдела и ръководителя на екипа, който трябва да комуникира необходимостта от наемане на нов служител в подходящия момент и след това да създаде идеален профил на кандидата.

На базата на тези насоки, наемателят създава работна оферта и започва да търси най-добрия кандидат. Непрекъснатата комуникация с ръководителя на екипа трябва да се поддържа през целия процес на набиране.

След като служителят бъде нает и се запознае със задачите си, е важно да се следи работата им. Въпреки това, трябва да се избягва прекомерното наблюдение, тъй като то може да ги накара да се чувстват неудобно. Целта на наблюдението е просто да се уверим, че задачите не отнемат твърде много от времето им. Ако те изведнъж започнат да работят по-бавно, ръководителят на екипа и/или HR отдела трябва да се опитат да намерят причината. Проблемът може да произтича от здравословни проблеми, както и от скука, произтичаща от рутинни задачи или прекомерно натоварване.

Важно е да не оставяте служителя да се справя с проблема сам – трябва да се разработи взаимно удовлетворително решение. В някои случаи, продължителното изпълнение на задачи може да произтича от липса на специфични умения. Докато наемането на нов човек е една възможност, по-икономичен подход би бил да се предоставят на служителя възможности за развитие, като курсове, обучения или достъп до съответни книги. Това ще им позволи да подобрят уменията си и да се справят с предизвикателствата, пред които са изправени.

Спадът в ангажираността на служителите и мислите за напускане могат да произтичат от чувства на безсилие и липса на разбиране. За да се насърчи чувството за принадлежност, служителите трябва да са наясно с целта зад действията си и осезаемото въздействие, което имат върху организацията. Упълномощаването им чрез предоставяне на контрол върху задачите и проектите насърчава чувството за отговорност. Въпреки това, е важно да не се откъсват напълно, тъй като те може да се нуждаят от менторство и подкрепа.

Даването на конструктивна обратна връзка също е много важно. Лидерът не трябва само да говори за провалите на служителя, но и да ги похвали за постиженията им. Заедно с HR отдела и управлението, те могат да внедрят система за бонуси като допълнителен мотиватор.

Как Firmbee може да ви помогне в задържането на служители? – казус

Както виждате, доста трудно е да се задържат служители в компания. Firmbee, цялостен инструмент за управление на проекти и екипи, беше разработен като решение за справяне с това предизвикателство. Как могат възможностите на системата да бъдат ефективно използвани на практика?

1. Набиране

Планирайте целия процес на набиране, започвайки от създаването на работна оферта (можете да я запазите, също и като шаблон, и да я използвате за следващото набиране), създаване на база данни с кандидати и планиране на срещи в календара, до наемането на човек и добавянето му като сътрудник.

Благодарение на автоматичните предложения, можете да намалите времето, необходимо за ръчно преглеждане на автобиографии. Просто посочете желаните изисквания за кандидата и на базата на това, системата ще предостави списък с най-добре съвпадащите лица от базата данни.

2. Управление на проекти и екипи

Създайте своя екип с конкретни таланти и след това определете ръководител на екипа. Създайте нов проект в Kanban дъски, разделете задачите и ги разпределете на конкретни членове на екипа. Не забравяйте да зададете цели за текущия проект и да включите необходимата документация.

Насърчавайте служителите да следят работните си часове, което ще ви даде представа за техните работни графици и ще ви позволи да разберете колко време прекарват на всяка задача. По този начин ще можете да реагирате бързо, ако забележите някакво небрежност.

3. Сътрудничество и обратна връзка

Мотивирайте служителите, като предоставяте обратна връзка чрез коментари на конкретни задачи. Задавайте редовни срещи с екипа и индивидуалните членове, използвайки споделен календар. Улеснете както офлайн, така и онлайн разговори благодарение на интеграцията на Firmbee с комуникационни инструменти като Zoom или Slack.

Резюме

Ангажирането на служители за задържане не само ще ги накара да останат по-дълго, но и ще донесе осезаеми ползи за компанията. HR отделите и ръководителите на екипи се сблъскват с предизвикателна задача, която изисква аналитични умения, извеждане на заключения, идентифициране на нередности и проблеми и бързо реагиране. В същото време, те трябва да се уверят, че служителите не губят доверие в тях и не се чувстват претоварени.

За щастие, инструменти като Firmbee позволяват на потребителите да управляват екипи и проекти по ненатрапчив начин и да автоматизират определени задачи, например, процеса на набиране. Спестеното време може да бъде прекарано в разговори с служителите и адресиране на техните нужди.

Сега знаете как HR и ръководителите на екипи влияят на задържането и ангажираността на служителите. Прочетете също: Емпатично лидерство на работното място.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата активна общност на Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.