4 стъпки за проектиране и провеждане на ефективно настолно упражнение

Всичко се случва чрез говорене, споделяне и намиране на решения, а не, както в случая с полевите упражнения, чрез действие или играене на роли. В такава форма, решаващото е да се научим и да видим дали теоретичните разпоредби се превеждат в реални извънредни ситуации. От тази статия ще научите каква стойност могат да донесат упражненията на маса за една организация, кога си струва да се провеждат и как да се проведат правилно.

Основни правила за провеждане на упражнение на маса

Упражнението на маса е среща, насочена към проектиране на процедури за следване и мерки за предприемане по време на извънредна ситуация. В зависимост от типа на организацията, то може да включва очертаване на начини за реагиране на кибератака, природно бедствие като земетресение или внезапна терористична атака. То може да има и по-неформален обхват, като например да се определи как да се справим с загубата на основни членове на екипа или внезапното появяване на конкурент на пазара.

Независимо от степента на извънредност, упражненията на маса имат едно общо нещо: готов сценарий с конкретни мерки за предприемане и тяхната последователност. Без сценарий, провеждането на TXT няма смисъл. Това е така, защото основната цел на тези упражнения е да се провери дали теоретичните разпоредби, действащи в организацията, се отразяват в реалността и дали е необходимо да се направят промени. Така че, ако вашата организация няма определен план за действие в случай на извънредна ситуация, първата стъпка трябва да бъде написването на такъв сценарий.

Упражненията се провеждат в спокойна обстановка, за да могат всички членове на екипа свободно да определят своите роли в отговор на конкретни ситуации и да обсъждат тревожни въпроси без страх или срам. Тук не става въпрос за конкуренция и тестване на способността на служителите да действат под натиск, а за учене и работа в екип.

Каква стойност носи провеждането на упражнение на маса?

Провеждането на упражнение на маса не е толкова времеемко, колкото полевото упражнение, но все пак изисква отделяне на време и свикване на отделни членове на екипа. Ще трябва да ангажирате някои ресурси, но това, което ще получите в замяна, са много ползи не само за организацията, но и за членовете на екипа.

Стойността за организацията, която TXT може да донесе

• Проверка на процедурите по време на неформална среща е много по-предпочитана от “живото” тестване по време на криза
• Възможност за усъвършенстване на правилата, запълване на пропуски и прилагане на корективни действия
• Възможност за подобряване на техниките за реагиране при извънредни ситуации
• Укрепване на връзките между отделните членове на екипа
• Проверка дали служителите знаят и следват теоретичните разпоредби на протоколите

Стойността за членовете на екипа, която TXT може да донесе

• Възможност да работите по вашата роля в неформален формат
• По-добри условия за запомняне на следващите стъпки при справяне с конкретна ситуация
• Възможност да задавате въпроси, да разширите знанията си
• Провеждането на сценарии и тестове улеснява предлагането на предложения за промени или подобрения на индивидуални записи

Как да проведем упражнение на маса?

1. Определете целта на провеждането на упражнение на маса

Планирането на упражнение на маса трябва да започне с определяне на целта, която искате да постигнете след неговото провеждане, и как планирате да приложите постигнатите резултати. За някои ключовият въпрос ще включва обучението на тези членове на екипа, които са пропуснали възможността да анализират различните разпоредби в плановете преди. Други ще намерят в него шанс да оценят дали теоретичните принципи се отразяват в реалността. Каквато и да е основната ви мотивация за провеждане на такива упражнения, те със сигурност ще донесат много повече ползи, отколкото планирате.

2. Определете хората, участващи в упражнението, и определете тяхната роля

Въпреки че упражнението на маса е статично и се провежда под формата на неформален разговор в група, все пак има определени правила, които трябва да се спазват. Трябва да определите хората, които ще участват в упражнението, и да им назначите конкретни роли. Други хора могат да наблюдават и следят сценария, но за да се избегне хаос, те не трябва да участват активно по време на самото упражнение. Наблюдателите също могат да изразят своите гледни точки, което може да бъде полезно по време на оценката и документирането на упражнението, така че е добре да се определи време за задаване на въпроси и правене на предложения веднага след TXT.

Жизненоважен елемент от цялото начинание е назначаването на правилния лидер/фасилитатор. Можете да решите да изберете някой от вашия екип или да наемете професионалист за тази задача. Във всеки случай, това трябва да бъде човек, който не само добре познава сценария и правилата на компанията, и задачите на отделните членове на екипа, но също така притежава специфични междуличностни качества, за да проведе упражнението правилно.

Фасилитаторът трябва да знае и внимателно да решава кога да следва и кога да води групата. Ключовото качество, което също трябва да притежава, е способността да осигури комфортни условия за креативна дискусия и да ръководи дебата, за да го запази по същество. Установеният лидер на упражнението на маса ще усети групата и ще поддържа здрав баланс между отпускането и строгите правила.

3. Определете конкретен сценарий

Сценарият трябва да отговаря на потенциалната заплаха, която е най-реална за организацията. Много зависи от типа на бизнеса, но също така и от местоположението на централата. Такъв план за действие може да се отнася до възникването на ураган или друг елемент, но също така да уточни следващите стъпки за справяне с масивна хакерска атака.

Независимо каква е вашата цел, сценарият трябва да определи и опише в детайли доста реалистична ситуация. Той трябва да включва въпроси за индивидите, за да ги постави в правилната нагласа и да провери дали вземат правилните решения. Това е така, защото всеки член на екипа трябва да знае на кого да се свърже в случай на криза, какви действия са съществени, както и кои останали ресурси да приоритизира и защити. Те трябва да се запознаят с общия сценарий преди насрочената среща, за да могат да се подготвят добре.

Сценарият трябва да включва конкретен сценарий, но е добре да се заложи на известна гъвкавост тук. Може би в хода на дискусията ще се променят допълнителни точки и подходът на членовете на екипа ще освети нови аспекти на цялата ситуация. В такъв случай е най-добре лидерът да не прекъсва дискусията, да я остави да тече и леко да се отклони от оригиналния сценарий, за да създаде по-добър, обновен такъв.

4. Не забравяйте финалния анализ

Упражненията помагат на членовете на екипа да разберат своите роли и да проверят дали знаят различните разпоредби, за да реагират правилно в случай на извънредна ситуация. Въпреки това, истинската стойност на упражнението на маса идва от анализа на тази дискусия и се състои в възможността за подобрения и усъвършенстване на вече съществуващите решения. Затова е също толкова важно да се анализира цялото събитие след като упражнението вече е проведено и да се направи отчет на базата на него. Тази информация може да подобри плана за действие при извънредни ситуации и да провери пропуските в него.

Винаги ли упражнението на маса е правилното решение?

Естествено, всеки подход към управлението на риска и подготовката за извънредни ситуации има своите предимства и недостатъци. Резултатите, които те предоставят, се формират от няколко възникващи променливи, среди и обстоятелства и хора. Същото важи и за упражнението на маса. Безспорно, това упражнение ви позволява да тествате съществуващите насоки и да оцените средата и хората. То също така ви позволява да научите за предложенията на другите членове на екипа.

Също така е отлична възможност за учене и задаване на въпроси, която не изисква много ресурси и не е твърде трудоемка. Освен това, такива упражнения могат да се провеждат и дистанционно, така че те ще работят добре за организации с различни локации по света.

Въпреки това, това не означава, че този метод е идеалното решение, той също има своите недостатъци. Първо, спокойната атмосфера и теоретичният разговор никога няма да отразят реалното събитие, по време на което дори добре подготвени служители могат да се провалят, тъй като стресът и необходимостта от бързо действие се добавят. По време на упражнението на маса можете да проверите, че всеки знае своята роля, но няма да откриете винаги всички недостатъци в плана. Някои от тях ще се проявят само по време на реални ситуации, а не по време на теоретични дискусии.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на активните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.