Какво е организационна диаграма?

Все пак, има един още един елемент с изключителна важност, който може да сте пропуснали – ефективната структура, която компанията или организацията установява. Тази структура се състои от зависимости и отговорности, които са ефективно визуализирани чрез т.нар. организационна диаграма. По-долу обясняваме какво точно представлява този инструмент, както и посочваме какви ползи носи неговото използване за компании и институции, работещи в различни индустрии.

Организационна диаграма – или какво?

Организационната диаграма не е просто просто и ясно рисуване, а сложен управленски инструмент за изобразяване – но най-важното е да се разбере – структурата на дадена компания, институция или друга единица. Това е графична визуализация на йерархията (от най-високото до най-ниското ниво), разделението на отговорностите, както и връзките между различни единици (различни екипи или индивиди).

Тя е удобен инструмент за служителите (особено за тези, които току-що започват), тъй като им помага да видят структурата на компанията или институцията, като ясно определя ролите на всяка единица и техния обхват на отговорности и компетенции. Тя може да бъде практична и за външни лица (като потенциални инвеститори или партньори), които искат да знаят как функционира компанията или институцията. Същността на организационната диаграма, следователно, се състои в осигуряване на прозрачност и ефективно управление на наличните ресурси.

Какво съдържа организационната диаграма?

Има различни видове инструменти, описани (от йерархични, до функционални, до матрични, т.е. фокусирани върху текущи проекти). Точно какви елементи са включени зависи от конкретния случай (особено от размера на единицата и индустрията, в която тя функционира). Най-често обаче тя включва информация за такива елементи като:

• изпълнителни директори – в най-високата част на визуализацията са поставени най-важните изпълнителни позиции, отговорни за вземането на ключови решения, касаещи цялата компания или институция. Тук обикновено се появяват такива хора като президент, заместник-президент, генерални мениджъри (в области като HR, маркетинг, развитие, продажби и т.н.), а понякога и топ мениджъри,
• индивидуални отдели или департаменти – всеки отдел (например, маркетинг, HR, ИТ, продажби, правен и съответствие и т.н.) е представен с отделен блок, а в него има индивидуални позиции и роли (в рамките на отделите могат да има и екипи, отговорни за конкретна област, например, в маркетинговия отдел екипът за комуникации, представяне и ангажираност),
• Разпределение на позициите – в рамките на всеки отдел или подразделение са изброени конкретните позиции, които съществуват в компанията или институцията (от директори до старши и младши специалисти, до стажанти и обучаеми), често с техните възложени отговорности,
• линии на комуникация и подчинение – като част от графичното представяне на структурата, също така е посочено кой е отговорен за докладване на дейностите си и на кого такъв доклад трябва да бъде представен,
• ключ/легенда – графичната визуализация често включва и ключ или легенда, която обяснява значението на различни символи и линии, използвани в диаграмата. Това улеснява всички потребители да видят структурата и да разберат значението на всички различни елементи.

Защо компанията трябва да има организационна диаграма?

Каква полза носи подготовката на организационна диаграма? Първо, по този начин служителите могат по-лесно да разберат своето място в структурата – те знаят какви са задачите им, на кого точно са отговорни (както в основните, така и в по-високите нива) и на кого могат да се обърнат в случай на проблем.

Освен това, ако имат нужда от подкрепата на човек от друг отдел, те могат сами да проверят в организационната диаграма кой е отговорен за конкретна област и да бъдат сигурни (в повечето случаи), че са се обърнали към правилния човек. По този начин ясно определените линии на комуникация и отговорност помагат да се избегне объркване и спиране на работата. В същото време, описаната графична визуализация също така позволява да се идентифицират области, в които има пропуски или прекалено голямо натоварване, позволявайки по-ефективно разпределение на дейностите.

Организационна диаграма – резюме

С оглед на изброените по-горе ползи, можем спокойно да кажем, че управлението на компания, институция или друга единица без организационна диаграма би било трудна и изключително сложна задача. Комуникацията би била по-дълга, решенията биха били по-малко обмислени (поради липсата на пълно познание за вътрешната структура и отношения), а ресурсите биха били разпределени по неоптимизиран начин.

Организационната диаграма улеснява управлението, като същевременно позволява разбирането на компанията или институцията като цяло и идентифицирането на области, в които могат да бъдат реализирани подобрения и промени за по-нататъшен растеж и успех. Така всяка компания и институция – дори и малка – трябва да се погрижи да създаде точна и (изключително) актуална организационна диаграма.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата активна общност на Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.