Какво е екипна харта? 5 важни причини защо трябва да я създадете

Какво е екипна харта?

Екипната харта е документ, използван за организиране и координиране на работата на служителите. Тя може да има различни форми – прост текст в Microsoft Word, електронна таблица в Excel или лист, създаден в сложен инструмент за управление на проекти. Тя включва цялата информация за задачите, които членовете на екипа трябва да изпълнят, посочвайки отговорностите на всеки човек, работния график и наличните ресурси. Тя трябва да бъде изготвена ясно и прозрачно. Също така, тя трябва да бъде актуализирана, докато работата напредва, за да отразява темпото на дейностите или всякакви промени в графика или изискванията.

Как да направим екипна харта?

Компонентите на екипната харта ще зависят от нуждите на конкретната организация, но най-често включва следната информация:

• име на екипа,
• цели, които трябва да бъдат изпълнени,
• задачи, които трябва да бъдат извършени,
• срокове,
• отговорности на служителите,
• необходими ресурси (инструменти, софтуер, средства),
• план за комуникация (срещи, инструменти за комуникация),
• потенциални рискове и коригиращи действия,
• ключови показатели за представяне (KPI).

Ползите от създаването на екипна харта

Екипната харта е инструмент за планиране и организиране на индивидуални дейности – тя позволява ясно да се определи кога и как ще бъдат изпълнени зададените задачи. Въпреки това, това не е единствената функция, която това решение може да предложи. Нейните цели включват също:

• координация – добре изготвен документ помага на всички да разберат какво се очаква от тях и какви задачи трябва да бъдат завършени,
• разпределение на отговорности – ясно определя кой е отговорен за всяка задача, елиминирайки объркването и неяснотата, които понякога могат да доведат до конфликти или забавяния,
• мониторинг на напредъка – този документ ви позволява да следите кои задачи вече са завършени и кои са в процес на изпълнение. По този начин можете бързо да идентифицирате потенциални проблеми, които могат да забавят проекта ви,
• комуникация – този документ може да служи като рамка за вътрешна и външна комуникация,
• управление на риска – може да включва информация за потенциалните рискове и коригиращите действия, които трябва да се предприемат в случай на извънредна ситуация.

Както виждате, има няколко ползи, които екипната харта може да донесе на вас и вашите колеги. На първо място, тя подобрява ефективността на работата, тъй като идентифицира цели, задачи, срокове и отговорности. Тя също така подобрява комуникацията в екипа, тъй като определя правилата на работното място. Също така помага за разрешаване на потенциални конфликти и изграждане на положителна атмосфера, което се превръща в по-голямо ангажиране и продуктивност.

Резюме

Един от ключовите елементи на успешното управление на проекти е безспорно създаването на солидна основа за организиране и планиране на определени задачи. Въпреки че може да изглежда като доста тривиално решение, добре изготвената екипна харта има потенциала да отрази перфектно динамиката на изпълняваните задачи и отношенията в екипа.

По тази причина тя постоянно се използва като един от инструментите, за да се гарантира, че проектът или задачата дават очакваните резултати. Особено е полезно да се използва, когато забележите проблеми с комуникацията в екипа, когато колегите не знаят какви са техните отговорности и когато имате затруднения да проследите напредъка им.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.