Анализ на основните причини – ползи и цели

По-доброто решение е да се проведе проучване, като Анализ на основните причини (RCA). По-долу обясняваме какво представлява този инструмент, каква е неговата цел, както и какви положителни резултати може да донесе приложението му на една организация.

Какво е анализ на основните причини?

Анализът на основните причини е широко използван инструмент, който работи не само в различни области (от инженерство до здравеопазване, медицина и бизнес до производство или управление на качеството), но понякога може да бъде полезен и в нашия ежедневен живот. Анализът на основните причини е подход, който чрез своята систематична процедура води до идентифициране на основата на проблеми, инциденти и неуспехи, които вече са настъпили и които са потенциални.

Използването му е следствие от мисленето, че действията, фокусирани върху този аспект – тоест, истинската същност на трудността – обикновено са по-ефективни от просто реагиране на симптоми, които могат да се появят отново след известно време.

Ползи от анализа на основните причини

Основната полза, свързана с анализа на основните причини, е предотвратяването на повторение, което става възможно именно чрез отстраняване на причините, поради които възникват проблеми и неуспехи. Това подобрява качеството на предлаганите продукти, услуги или процеси, намалява понесените разходи и осигурява по-оптимално използване на ресурсите. Въпреки това, това не е единственият положителен резултат от приемането на тази техника – сред допълнителните ползи можем да споменем:

• По-добро управление на риска – анализът на основните причини помага да се разберат какви фактори могат да доведат до проблеми, което позволява по-ефективно управление на риска както за еднократни проекти, така и за ежедневни операции,
• Повишена безопасност – В сектори като индустрия, медицина или транспорт, RCA помага за идентифициране на опасности (основата на инцидентите), което увеличава нивото на безопасност,
• Подобряване на удовлетвореността на клиентите – Чрез елиминиране на причините за оплаквания или недоволства, връзката на клиента с нашата марка се подобрява.

Цели на анализа на основните причини

Може да изглежда, че основната цел на анализа на основните причини е да се разбере действителната причина зад проблема или неуспеха, който е настъпил, което е в противоречие с фокусирането само върху непосредствените симптоми и предприемането на корективни действия. Въпреки това, трябва да подчертаем, че такова действие е само проявление на използването на описания инструмент. Това е така, защото RCA цели – чрез специфични стъпки – да идентифицира области за подобрения, водещи до увеличаване на ефективността, качеството на предприетите стъпки и скоростта на протичащите процеси.

Така, приемането на анализа на основните причини подкрепя непрекъснатото подобряване на продукти, услуги или процеси, което се очаква да донесе положителен резултат за всички заинтересовани страни (служители, клиенти, бизнес партньори и др.).

Как да проведем RCA?

Как трябва да се проведе процесът на RCA, за да се уверим, че ще произведе очакваните резултати? Най-добрият начин е да следвате тези стъпки:

1. Идентифицирайте проблема – изберете конкретен проблем, инцидент или неуспех, който искате да проучите, и след това опишете точно какво се е случило и какви са били ефектите.
2. Съберете данни – използвайте доклади, документация, записи, свидетелски показания и други налични източници, за да получите пълна представа за ситуацията.
3. Идентифицирайте потенциалните причини – фокусирайте се върху идентифицирането на всички фактори, които могат да са причинили проблема (напр. с диаграма на Ишикава). Не забравяйте, че някои от тях могат да бъдат скрити или неочевидни.
4. Тествайте потенциалните причини – След като потенциалните причини са идентифицирани, те трябва да бъдат тествани, за да се потвърди или отхвърли тяхното участие в случая.
5. Идентифицирайте основната причина – намерете причината зад неуспеха, която е най-важна (т.е. има най-лоши ефекти).
6. Прилагайте корективни действия – на базата на идентифицираните причини, разработете конкретни корективни действия, които ще намалят или елиминират риска от повторение на проблема. След като ги приложите, не забравяйте да оцените тяхната ефективност и останете гъвкави (тъй като корективните действия може да се наложи да бъдат коригирани, когато нова информация стане налична).

Ако не сте сигурни какво всъщност е източникът на трудността, можете да попитате вашите служители за тяхното мнение. Системата за управление на проекти и екипи, Firmbee, ще ви помогне да поддържате открита комуникация. С функцията за проверки можете да изпратите автоматично съобщение до всички (или избрани) членове на вашия екип, като им зададете да отговорят на определена тема. Можете също така да зададете тези проверки като редовни известия (напр. в определени дни и часове). По този начин ще получите по-широка перспектива за даден проблем и ще научите за потенциалните причини зад него от гледната точка на другите хора.

Анализ на основните причини – резюме

Ако търсите начин да подобрите качеството, ефективността, безопасността или удовлетвореността на клиентите в продуктите или услугите, които предлагате, анализът на основните причини би трябвало да ви подхожда. Въпреки това, трябва смирено да приемете, че RCA не е магическо лекарство, което да накара всички проблеми да изчезнат. Въпреки това, прилагането на принципите на анализа на основните причини, за да разберете основата на определен проблем, значително увеличава шансовете ви за успех и постигане на бизнес целите ви. Освен това, не забравяйте, че RCA осигурява по-рядко възникване на проблемите (или тяхното елиминиране), което винаги е добра новина за всички участващи страни.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата активна общност на Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.