Управление на бюджета на проекта – как да го направим правилно?

Управлението на бюджета на проекта означава администриране и наблюдение на финансите, свързани с бизнес проектите. Това е най-прекият, дори очевиден отговор. Но за да получим по-широка представа, нека направим крачка назад и да си зададем въпроса какво е бюджет на проект?

Това са комбинираните разходи за всички дейности, работна сила, задачи и материали, които ще ви доведат до финалния проект. Затова трябва внимателно да планирате проекта си, преди да се потопите в финансите. Как да го направите правилно? Добри инструменти за управление на проекти определено ще помогнат.

Управление на бюджета на проекта – как да го направим правилно?

Важно е да имате бюджет на проекта, защото това ще ви даде добро разбиране за това как се движат нещата (и разходите!). Ще имате контрол върху всички дейности и веднага ще знаете, когато разходите започнат да нарастват твърде високо. Тази информация определено ще подкрепи решенията ви през целия процес и ще ви направи по-мъдри, докато планирате следващите проекти.

За да проведете управление на бюджета на проекта, определете обхвата на проекта

Как можете да изчислите бюджета на проекта си, без да знаете детайлите на проекта? Тук определянето на обхвата на проекта идва на помощ. Определянето на обхвата на проекта означава документиране на списък с конкретни цели на проекта, членове на екипа, етапи, задачи, резултати, функции и срокове. То ще включва и всякакви основни цели на проекта, резултати и цели, за да помогне за измерване на успеха. Много инструменти за управление на проекти ще ви помогнат с организирането на всичко това. Един от тях е Firmbee.

Техники за оценка

Добре, имате плана си, как да започнете да изчислявате парите? Техниките за оценка могат да помогнат. Кратко резюме на тях можете да намерите по-долу. Решете коя е подходяща за вас и се задълбочете в темата.

Оценка отдолу нагоре

Това е техника за оценка на индивидуални задачи и след това комбинирането им в обща оценка на проекта. До този момент вече трябва да знаете кой член на екипа е отговорен за какво (ако не – проверете нашето решение), можете да помолите всеки човек, извършващ задача, да ви предостави оценките. Те определено са в по-добра позиция да оценят задача, по която ще работят. След като имате оценка на разходите за работа на най-ниското възможно ниво на детайлност, агрегирайте ги, за да получите обобщени суми.

Оценка отгоре надолу

Тук групи от опитни мениджъри или външни експерти се опитват да оценят бюджета на проекта. Можете също да използвате информация от предишен, подобен проект. Тази техника често се използва в самото начало на проекта, когато не е налична много информация. За разлика от оценката отдолу нагоре, този път ще оцените продължителността на резултатите и/или основните резултати.

Аналогова оценка

Фразата аналогова оценка произлиза от факта, че използвате подобен предишен проект, за да оцените продължителността или разходите на текущия си проект. Тя трябва да бъде смес от историческа информация и експертно мнение. Затова е толкова важно да проследявате бюджета на проекта си всеки път, когато доставяте нещо.

Параметрична оценка

Параметричната оценка е статистически базирана техника, която ви помага да изчислите очакваното количество финансови ресурси или време, необходимо за завършване на проект. С параметричната оценка ще е необходимо малко повече математика, но само основни умения, така че не се плашете! Вижте този пример:

Да кажем, че вашият проект включва интервюиране на 300 души. Всяко интервю съдържа 10 въпроса с множествен избор, а предишният опит е показал, че отнема 20 минути за провеждане. Общото усилие за тази задача ще бъде:

Брой интервюта × 20 минути = 6000 минути = 50 часа

Сега, от предишния си опит проверете колко струва един час работна сила. Готово!

Автоматизирайте процеса

Запомнете, не е нужно да правите всичко сами, използвайки бележки или калкулатори. Системите за управление на проекти могат да изчислят бюджета вместо вас, базирайки се на обхвата на проекта и да ви помогнат да съхранявате и организирате информацията. Финансовият модул на Firmbee ви позволява да зададете бюджет на проекта, да изчислите разходите за служители, да проследявате приходите и разходите си през целия процес. След завършването на проекта информацията автоматично се прехвърля в фактури. Също така, информация за това какво дължите на другите е показана.

Разгледайте Firmbee и проследявайте рентабилността на проектите си:

Харесва ли ви нашето съдържание? Присъединете се към Facebook общността, за да останете на свързани!