Стратегии за ефективни бизнес срещи

Какво може да помогне за решаването на този проблем? Първо, внимателно анализирайте дали темата може да бъде обсъждана по различен начин, по имейл или като писмена бележка. Второ, търсете начини да се уверите, че с необходимостта да се виждаме лице в лице, на живо или онлайн, времето се използва възможно най-ефективно. Ето най-добрите стратегии за ефективни бизнес срещи.

Ефективни бизнес срещи – необходимост ли са?

Този въпрос безспорно трябва да бъде отговорен с “да” – дори и в настоящия етап на развитие, компаниите да функционират добре с помощта на различни видове мигновени съобщения. Защо? Защото никакъв обмен на имейли (които обикновено са обмислени, съкратени, лишени от емоция и т.н.) няма да предостави резултатите, които дава обсъждането – сесия за мозъчна атака, в която се сблъскват мненията, мислите и идеите на различни хора с различен опит.

Бизнес срещите стават особено незаменими, когато ни е грижа да вземем важно решение за екипа или компанията, да решим сериозен проблем, да обсъдим стратегия, която влияе на дългосрочните операции на компанията, или да генерираме нови идеи (например за маркетингови кампании на бранда). Няма компания, независимо в коя индустрия оперира, която да може да се лиши от живи или онлайн обсъждания в по-малки или по-големи групи.

Ефективна бизнес среща – защо е толкова трудно да се организира?

Може да се изброят няколко разнообразни причини, поради които бизнес разговорите отнемат твърде много време, не успяват да доставят очакваните резултати и карат участниците да се чувстват, че времето им е било загубено. Започвайки от традиционното закъснение, до липсата на установен план (“прескачане” от тема на тема) и цел (резултатът, който искаме да постигнем, което води до ненужни разисквания), до неадекватната модерация на обсъждането от страна на организатора.

Тези най-популярни причини водят до необходимостта да се организира още една възможност за обсъждане на същата тема, тъй като първият път се оказа недостатъчно ефективен, което влияе на работата (темпото на изпълнение на другите задължения) на всеки участник.

Ефективни бизнес срещи – стратегии, които си струва да се приложат

Какво можете да направите, за да се уверите, че никой участник не казва “Тази работа можеше да бъде обсъдена по имейл”? Ето топ 5 неща, за които трябва да се погрижите, ако сте ангажирани да провеждате само ефективни бизнес срещи.

1. Определете целта

Преди да организирате обсъждане, е необходимо ясно да определите неговата цел, защото без този елемент обсъждането може да се окаже хаотично и следователно – непродуктивно. Определянето на целта ще позволи на всички участници да се фокусират върху съответните въпроси и да насочат обсъждането в правилната посока. Така, в самото начало посочете дали целта е да се вземе конкретно решение, да се реши проблем или може би да се разработят нови идеи.

2. Подгответе дневния ред

Дневният ред е най-важният – веднага след целта – елемент на ефективните бизнес срещи. Определен план точка по точка, на който участниците да се придържат, заедно с отговорните за обсъждането на конкретния въпрос, ще доведе до очакваните резултати (защото всеки участник знае какво да очаква). Убедете се, че изпращате дневния ред на участниците няколко дни предварително, за да имат време да се запознаят с него и адекватно да се подготвят за обсъждане на точките.

3. Следете времето

Надвишаването на зададеното време за отделни точки (или дори липсата на ясна времева структура, т.е. конкретно количество време, което може да бъде отделено за конкретна точка) може да доведе до продължително обсъждане, което води до загуба на фокус и интерес сред участниците. Неефективното управление на времето увеличава нивата на умора, значително намалявайки ефективността и ангажираността, поради което е толкова важно да се спазва графикът по всяко време.

4. Ограничете броя на темите за обсъждане

Не забравяйте също, че опитът да се обсъдят твърде много теми в една среща може да доведе до прибързано, повърхностно обсъждане и невъзможност да се разгледа всяка тема в дълбочина. По-добре е да се фокусирате върху няколко от най-релевантните точки и да им отделите адекватно внимание, но да обсъждате въпроси, свързани с темата, но с по-малко значение, по имейл.

5. Осигурете активното участие

За да осигурите напълно ефективна бизнес среща, насърчавайте участниците да участват активно в обсъждането. Задавайте въпроси, слушайте техните мнения и ги насърчавайте да споделят идеи, като същевременно се уверите, че остават фокусирани върху текущите въпроси. Премахването на ненужните разсейвания (като приемане на телефонни обаждания по време на обсъждането) особено ще ви помогне да постигнете това.

Ефективни бизнес срещи – обобщение

Нито един служител или партньор не обича да се чувства, че е загубил работното си време, присъствайки на среща, която не е успяла да постигне никакви важни въпроси. Тогава се появява горчивина, тъй като човек би могъл да се фокусира върху други задачи през това време.

По тази причина всеки организатор на обсъждания – независимо дали вътрешни с служители или с външни партньори – трябва да се подготви за тях съответно, използвайки, например, стратегиите, описани по-горе, особено в областта на определянето на целта и задаването на подробен дневен ред. Комбинацията от всички тези съвети ще осигури, че всеки се чувства като участник в ефективна бизнес среща.

Прочетете също: Методи за прогнозиране на продажбите в електронната търговия

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на активните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.