Предимства на използването на система за проследяване на кандидати (ATS)

Как да подобрим и ускорим процеса на набиране на персонал във вашата компания? Какви са ползите за наемателите и компанията като цяло от автоматизацията на процеса на търсене на таланти? Интересувате ли се да разберете? Прочетете нашата статия за ATS.

Ползи от използването на ATS – съдържание:

1. Какво е ATS
2. Ползи от ATS за HR и компанията
3. KPI за набиране на персонал
4. Какви функции трябва да включва добро ATS?
5. Често задавани въпроси

Какво е ATS

Процесът на набиране на персонал – който се състои в подготовка и публикуване на обява за работа, събиране на кандидатури, преглед и интервюиране на кандидати и накрая избор на идеалния кандидат за позицията – често е предизвикателство за наемателите.

Обременени с административна работа и с ограничения във времето и бюджета, те не могат ефективно да търсят професионалисти и да намерят подходящия кандидат. Все повече компании решават да автоматизират процеса на набиране, използвайки инструмента ATS.

Системата за проследяване на кандидати е софтуер за набиране и управление на кандидати, който подпомага HR в рутинните дейности по наемане.

Ползи от ATS за HR и компанията

Използването на ATS подкрепя дейностите на наемателите, носейки ползи за цялата компания. То предимно спестява време и облекчава HR от административна работа.

Наемателите могат да използват шаблони за обяви, да използват мултипубликуване вместо ръчно публикуване на обяви на различни портали, да създават свои собствени шаблони или да използват вече подготвените и бързо да комуникират с кандидатите.

ATS също така позволява бърз предварителен подбор на кандидати на базата на индивидуално определени критерии и сравнение на данните на кандидатите с изискванията на дадена позиция – благодарение на това, наемателят не губи време в преглеждане на всички получени кандидатури, а се фокусира само върху тези, избрани от системата, принадлежащи на кандидати, които отговарят на профила на позицията и изпълняват изискванията.

Благодарение на такава автоматизация, набирането е много по-бързо, а времето от започване на търсенето до наемането на служител е значително намалено.

Системата ATS също така представлява централна база данни – тя съдържа събрани документи за кандидатстване, съобщения, обменяни с кандидати, история на вече проведени интервюта заедно с мнението на наемателя. Това решение позволява достъп до всяка необходима информация за упълномощени лица. В ситуация, в която, например, наемателят, водещ дадено наемане, се променя по време на процеса, няма нужда да се назначава второ лице, тъй като всяка релевантна информация за етапа на наемането и кандидатите може да бъде намерена в базата данни.

KPI за набиране на персонал

ATS също така позволява мониторинг и отчитане на всички ключови индикатори за набиране на персонал (KPI). Тези индикатори измерват и следят качеството и резултатите от дейностите по набиране, което позволява ефективен анализ и оптимизация на вашите процеси по набиране. Подробните отчети правят възможно, наред с другото, идентифицирането на най-ефективните източници на постъпления на кандидатури.

Друга полза от използването на ATS е спестяване на разходи – тъй като повечето административни дейности са автоматизирани, не е необходимо да разширяваме екипа за набиране. Ефективното използване на бюджета за набиране води до по-бързо и по-продуктивно наемане.

Лесно кандидатстване, прозрачност през целия процес на набиране, автоматично изпратено потвърждение за подадената кандидатура, новини и информация за етапа на набиране, бърза обратна връзка и възможност за проверка на статуса на кандидатурата онлайн са всички аспекти на ATS, които подобряват опита на кандидата. Това е опитът през целия процес на набиране и обратната връзка за компанията. Основно предимство на ATS е, че той функционира добре независимо от размера на компанията или индустрията, в която оперира.

Какви функции трябва да включва добро ATS?

Системата ATS трябва да подкрепя действията на наемателя, без да налага нищо на него. Следователно, те трябва да позволяват възможността за персонализация, настройване на решенията според собствените нужди на компанията, наличието на опция за създаване на персонализирани шаблони или определяне на кариерни пътища в зависимост от позицията и индустрията е важно.

За системата да се докаже в дадена организация, е добре да бъде тествана предварително, за да се провери дали е ясна, интуитивна, проста и удобна за използване.

Дали ще се окаже полезна в дадената организация и ще подобри работата на наемателя. Следователно, друг незаменим аспект е ДЕМО версията, т.е. възможността да се тества ATS безплатно за определен период.

Бързо, безплатно и компетентно обслужване на клиенти е друга значима характеристика, на която да се обърне внимание. Трябва да можете да се свържете с центъра за решаване на проблеми чрез различни канали – като например чрез удобен контакт формуляр, бърз чат или телефонен контакт.

ATS трябва да съхранява актуална информация и данни в облака, които винаги могат да бъдат удобно достъпни онлайн. В резултат на това IT отделът на компанията е освободен от тежестта на инсталирането или обслужването на софтуера – това става отговорност на доставчика на услуги. Това спестява както разходи, време, така и IT ресурси.

Последното нещо, което трябва да имате предвид при избора на софтуер за ATS, е законодателството. Набирането включва чувствителни данни на кандидати, така че софтуерът трябва да бъде в съответствие с например Общия регламент за защита на данните (GDPR), когато се извършва в страните от ЕС и навсякъде другаде в съответствие с местните регулации. Той трябва да предлага възможност за програмиране на автоматично изтриване на кандидатури след определен период, за да не се съхраняват ненужно лични данни на бивши кандидати.

ATS носи ползи за наемателите, кандидатите и организацията като цяло. Струва си да се обмисли неговото внедряване във всяка организация, независимо от индустрията, за да се ускори и оптимизира процесът на набиране. То спестява разходи, време и човешки ресурси и прави наемането по-ефективно.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на пчеличките в Facebook и Twitter!