Какво е племенна знание в организация?

Въпреки това, в допълнение към официалните принципи на компания или организация, съществува и друго, по-малко формално и по-скрито ноу-хау, което оказва подобно влияние върху ефективността на реализираните дейности, както всяка уговорена процедура – т.нар. племенна информация. В днешната статия ще се фокусираме върху племенната информация в организационния контекст. Ще покажем нейните предимства и ограничения, както и начини за извличането ѝ, за да подобрим представянето на вашия бизнес.

Какво е племенна информация?

Племенната информация се отнася до неформална, практическа информация, умения или съвети, които се натрупват в рамките на организация или общност, но не в документирана или широко достъпна форма. Обикновено се предава устно по време на взаимодействия между отделни членове на групата.

В случая с бизнеса, племенната информация се развива в резултат на опит, практики, вярвания и навици в рамките на група хора, често основани на дългосрочни отношения и сътрудничество. Тя може да включва, наред с другото, нюанси, необичайни случаи, сложни проблеми, ценни решения или практични трикове, които членовете на организацията придобиват в хода на работата си и взаимодействията с другите (например, в отношенията с клиенти).

Какви са предимствата на племенната информация?

Неформалната и недокументирана информация често оформя практиките, решенията и представянето на организацията в подобна степен, както официалните новини. Тук трябва да подчертаем, че те основно включват начини за справяне с необичайни или сложни въпроси, които не са изброени в официалните документи, което може да помогне за бързо и ефективно разрешаване на трудни ситуации. В същото време те улесняват работния процес и влияят на качеството на доставените продукти или предоставените услуги. Допълнителните предимства, свързани с племенната информация, включват:

• Ефективно използване на ресурсите (спестяване на време, пари и енергия),
• Подобрена работна производителност (избягване на повтаряне на същите грешки, направени от предишни служители).
• Укрепване на отношенията между служителите (предаването на информация изисква взаимодействие),
• Увеличаване на гъвкавостта (прилагане на алтернативни подходи и действия в ситуации, в които стандартните методи не са ефективни),
• Предоставяне на контекст (неформалната информация обикновено включва истории, които помагат да се разбере защо компанията приема определени практики или взема конкретни решения).

Какви са ограниченията на племенната информация?

Въпреки че няма съмнение, че племенната информация – тъй като съдържа контекст, недостъпен в официалните документи – е изключително ценна, тя идва с определени ограничения. Най-важните включват:

• Възможното напускане на служител – ако неформалната информация не бъде предадена на другите (например, под формата на вътрешно обучение или менторски срещи), е много вероятно с напускането на ценен служител информацията сама по себе си да изчезне от организацията.
• Липса на последователност – отделните членове на групата могат да имат различни интерпретации и подходи към същите проблеми, което може да доведе до липса на последователност в дейностите на организацията.
• Трудности при мащабируемост – с информация и умения, предавани устно или по други неформални начини, могат да възникнат трудности, когато голям брой служители трябва да бъдат обучени.
• Липса на иновации – хората, които разчитат на традиционни, познати практики, могат да изразят съпротива на промяната и да задържат нови идеи, решения и иновации.
• Ограничено приложение в нови контексти – информацията, която се притежава, често е адаптирана към специфични условия, което прави трудно или неподходящо прехвърлянето ѝ в нови ситуации (особено в случай на динамично променяща се бизнес среда и очаквания и нужди на клиентите).

Как да получите племенна информация от вашите служители?

Един от инструментите за управление на проекти и екипи за получаване на такава племенна информация във вашата компания е Firmbee. С функциите за проверка можете да създавате повтарящи се и автоматизирани въпроси, които да изпращате на членовете на екипа си (на всички тях или само на избрани). Тези въпроси ще ви помогнат да следите опитите и прозорливостта на отделните служители и да ви позволят да създадете актуализирана база данни с знания.

Резюме

Управлението на племенната информация е ключово предизвикателство за организациите, които искат да направят ефективна употреба на неформалната интелигенция, натрупана в екипите. В това отношение мерки като внедряване на менторски програми (за предаване на опит от старши служители), организиране на редовни срещи и дискусии (за да се осигури предаването на информация, например чрез казуси) или търсене на начини за документиране (например, под формата на често задавани въпроси, казуси или вътрешни ръководства), наред с другото, със сигурност ще помогнат.

Въпреки това, всички реализирани дейности трябва да имат за цел създаването на култура на споделяне и оценяване на разнообразието от умения и перспективи. Само по този начин компанията ще може ефективно да използва наличните видове, като същевременно минимизира свързаните рискове.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата активна общност на пчеличките в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.