Как да извършваме рутинни задачи автоматично?

Всеки ден служителите имат много задачи за изпълнение. Много от тях са повтарящи се, извършват се почти автоматично и в крайна сметка стават скучни или обременяващи рутинни дейности, които стават лесни. Как да извършваме рутинни задачи автоматично?

Рутинни задачи – съдържание:

1. Управление на времето
2. Най-честите задачи – автоматично
3. Как да отговаряме автоматично на имейли
4. Социални медии – публикации
5. Достъп до информация
6. Изследвания
7. Рутинни задачи – обобщение
8. Рутинни задачи – ключови въпроси

Управление на времето

Основният въпрос се отнася до разумния подход към рутинните дейности в рамките на подходящи мерки за управление на времето. Оказва се, че е от съществено значение да се планира работният ден така, че задачите да се изпълняват в подходящи моменти. Автоматизацията (или, накратко, извършването на определени неща “като нещо обичайно”) ще ви позволи да се фокусирате по-добре върху задачите, които изискват повече работа и внимание.

Най-честите задачи – автоматично

Най-честите повтарящи се задачи са административни въпроси. Те включват, например, попълване на работно време, проверка на имейли или публикуване на кратки постове в социалните медии.

Как да отговаряме автоматично на имейли

Комуникацията в реално време замества ежедневното писане и отговаряне на имейли. За съжаление, писането на клиенти или бизнес партньори, с които степента на свързаност е ниска, идва с невъзможността да се използва мигновено съобщение. Но това не е съвсем същината. Важно е да имате колкото се може повече контакти в приложенията за комуникация. Хората, с които прекарвате най-много време в разговори, пряки ръководители/подчинени, редовни колеги. Също така е добра идея да създадете групови разговори , които включват само хора, конкретно ангажирани в проекта. По този начин, същината на въпроса – тоест, писането на отговори на съобщения – ще стане автоматично и неразривно свързано с останалите ви ежедневни задачи.

Социални медии – публикации

Ако задълженията ви включват публикуване на популярни платформи, уверете се, че работата е организирана. Често има нужда от ежедневно попълване на таблото на вашата компания. Затова, ако е възможно, планирайте някои публикации предварително. По този начин, макар да прекарате повече време в началото, ще можете да отложите тази ежедневна рутина за няколко дни и да се занимавате с по-важни въпроси.

Разбира се, това не винаги е възможно. Събитията, на които трябва да реагирате в социалните медии, са непредсказуеми. Въпреки това, нещата, които се повтарят периодично, рутинно – могат лесно да бъдат планирани добре предварително.

Достъп до информация

В някои индустрии служителите трябва да следят световните събития. Изобилието от новинарски сайтове може да бъде преувеличено. Затова е добра идея да изберете няколко сайта, които предлагат информация, най-релевантна за вас, и да активирате известия. Това ще ви помогне да избегнете пренасищане с ненужно съдържание.

Изследвания

Често има нужда от извършване на изследвания. Както знаете – можете да прекарате часове в това. Затова си струва да се обърнете към виртуален асистент, като Google Alerts, който ще ни уведомява за важни неща, ще следи различни промени и автоматично ще ни изпраща информация на нашата имейл поща.

Рутинни задачи – обобщение

Разбира се, примери за опростяване и автоматизъм могат да бъдат умножени. Обратът към полезни инструменти и фокусирането върху по-значителни задачи със сигурност ще ни помогне да постигнем целите си по-бързо.

Прочетете също: Защо ви е нужно приложение за блокиране на време? Топ 8 приложения през 2021!

Ако искате да останете на свързани, присъединете се към нашата Facebook общност!