Каква е ролята на информационните системи в управлението на човешките ресурси?

Системите за информация за човешките ресурси са ефективен инструмент, използван от огромното мнозинство от съвременните организации. В ерата на съвременните технологии е трудно да си представим управлението на човешките ресурси без ИТ поддръжка. Степента, до която тези системи са адаптирани към организацията, зависи от нейния размер, сложността на процесите, подхода ѝ към използването на съвременни инструменти, както и от ресурсите и капитала ѝ. Внедряването на ИТ системи или модернизацията на съществуващите изисква не само финансови разходи, но и организационни, персонални и психични промени, както и познания за програмата. Следователно, преди да решите да внедрите такъв софтуер, анализирайте и се подгответе за необходимите промени.

Информационни системи в управлението на човешките ресурси – съдържание:

1. Елементи на информационните системи
2. Удобство на информационните системи в управлението на човешките ресурси
3. Ползи от използването на информационни системи
4. Резюме

Елементи на информационните системи

Информационната система е част от информационните технологии (ИТ), която използва компютърни инструменти. За да се нарече система ИТ, тя трябва да се състои от компютърна техника, софтуер, телекомуникации и служители.

Хардуерът е набор от техническо оборудване, което позволява предаване, приемане и обработка на информация. Хардуерът се състои от такова оборудване като входни устройства (клавиатура, четци, мишка), изходни устройства (монитори, принтери, скенери), процесори и памет. Поради бързото развитие на съвременните ИТ решения, хардуерът постоянно се променя и бързо остарява. Най-удобният и популярен хардуер, използван в управлението на персонала, е персонален компютър (лаптоп) и смартфон.

Софтуерът е колекция от програми, инструкции, реализирани интерфейси и интегрирани данни, които позволяват обработката на данни за целите, определени от потребителя. С помощта на софтуера се изграждат основни инструменти, като различни бази данни, функциониращи като колекции от взаимосвързани данни. Базата данни на служителите включва всяка информация за служителите, базата данни на моделите позволява симулация на последствията от решения и оценка на служителите. Базата знания, от своя страна, позволява управление на знанията, изучаване на поведението на служителите и реализиране на програми за обучение.

Телекомуникациите включват свързването на работата на няколко компютъра и терминали. Компютрите могат да бъдат свързани на регионално, национално или глобално ниво. Такова решение позволява създаването на виртуални организации и реализирането на дистанционна работа. Телекомуникацията работи на базата на телефонни, оптични, но и безжични, и дори сателитни мрежи.

Служителите са най-важният и ценен елемент на информационната система. Персоналът, който управлява системата, се състои от програмисти, архитекти, мениджъри и потребители. За да функционира системата ефективно, е необходимо да се обучават и запознават служителите с новите задачи. Малките компании обикновено използват външна техническа поддръжка. По-големите наемат ИТ специалисти, които да следят работата и текущата модернизация на системата.

Удобство на информационните системи в управлението на човешките ресурси

Преди да решите да използвате информационна система, извършете анализ на организацията и, в частност, на нуждите на служителите, отговорни за политиката на управление на човешките ресурси. Отговорете на въпроса дали и в каква степен системата ще улесни тяхната работа и дали реализираните дейности ще бъдат по-ефективни. Също така ще бъде полезно да се извърши икономическо изчисление за конкретна ситуация. Струва си да се помни, че полезността на информационните системи зависи от ролята и мястото на отдела за управление на човешките ресурси в структурата на предприятието.

Ползи от използването на информационни системи

Системите за информация за човешките ресурси, налични на пазара, се различават по отношение на функционалността. Въпреки това, именно техните уникални характеристики влияят на внедряването и използването им. Правилното внедряване на HRIS има няколко измерими ползи, като

• Спестявания. Възвръщаемостта на инвестицията е дългосрочна, но след известно време финансовите резултати от внедряването на системата стават видими. Централизираната система позволява интегрирането на малки процеси в един, което води до значително увеличаване на трудовата ефективност. Модулът за професионално развитие намалява логистичните разходи, свързани с организирането на обучения.
• Подобрена комуникация. Централизираната база данни намалява т.нар. “комуникационен шум”, предоставяйки един неизменен набор от информация за всички служители в организацията. Намаляването на грешките, причинени от работа с неправилни данни, също намалява разходите и елиминира погрешните решения.
• Анализиране и отчитане. Функциите за компилиране, сортиране и интерпретиране позволяват бърз и лесен анализ на данни, а получената информация не подлежи на грешки. Бързият достъп до отчети позволява на мениджърите да вземат по-точни кадрови решения.
• Увеличена производителност. Функциите на системата оптимизират работата, свързана, например, с проследяване на работни карти или анализ на задържането и текучеството на служителите. Напредналите информационни системи автоматизират най-уморителните задачи.

Информационни системи – резюме

Информацията за управлението на човешките ресурси, която се обработва в информационната система, е особено важна. Благодарение на тази специфична база знания е възможно ефективно управление на персонала чрез адекватно планиране, организиране, ръководене и контрол.

Информацията за организацията и нейното обкръжение определя вземането на правилни кадрови решения. Нарастващият брой проблеми в управлението на човешките ресурси в последно време прави внедряването на ИТ система за управление едно от ключовите условия за успех в тази област. Правилното използване на системата може да бъде един от най-важните фактори, водещи до конкурентно предимство на компанията.

Прочетете също: Видове софтуер за HRIS.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата активна общност на Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.