Кога трябва да издадете фактура?

Издаването на фактури е една от по-приятните части на това да бъдеш предприемач. Защо? Защото е последната стъпка за получаване на плащане. Но възниква въпросът – кога да издадеш фактура, за да бъде законна? Оказва се, че няма единен отговор на този въпрос. Всичко зависи от обстоятелствата. Най-често, фактура се издава след доставката на стоки или услуги. Въпреки това, има и някои изключения. Тази статия ще обясни кога трябва да издавате фактури. Това основно зависи от типа фактура, така че тук ще обсъдим тези, които се срещат най-често.

Кога трябва да издадете фактура? – съдържание:

1. Фактура за продажба
2. Крайна фактура
3. Фактура за напредък
4. Авансова фактура
5. Проформа фактура
6. Повтаряща се фактура
7. Разгледайте как да издавате фактури с Firmbee

Фактура за продажба

Това е доста често срещан начин за издаване на фактури. Особено се среща в магазините. Когато вие, като продавач, предавате закупените стоки на клиента лично, можете да издадете фактура веднага. В този случай, обикновено е свързано с приемането на плащане, било то в брой или с кредитна карта. Въпреки това, може да се случи извън вашата компания да доставите стоки директно на клиента.

Би изглеждало, че когато сте извън офиса, няма да можете да фактурирате клиента веднага. За щастие, можете да използвате мобилно приложение за фактуриране. Това ви позволява да фактурирате, използвайки смартфона си. А какво ще кажете за печатане? Не е необходимо, защото можете да изпратите фактурата по имейл. Електронната фактура има същата правна стойност като хартиената фактура.

Крайна фактура

За услуги е обичайно да се виждат фактури, издадени след завършване на работата. Как се различават те от фактурите, издадени в деня на продажбата? Теоретично, в момента, в който сте завършили услугата, можете да издадете фактура. Това е добър начин да го направите, ако имате личен контакт с клиента. В този случай клиентът веднага вижда резултатите от вашата работа и може да приеме и одобри фактурата.

Въпреки това, ако клиентът все още не е видял работата, която сте извършили за него, е по-добре да проверите дали е доволен от крайния резултат. Ако имат коментари, можете да направите корекции преди да издадете фактура. В противен случай, може да се окаже, че клиентът не приема фактурата, защото е коментирал проекта. Това би удължило процеса на плащане. Можете да избегнете това, като изпратите на клиента съобщение, в което да питате дали приемат извършената работа и ако не, какви корекции все още са необходими.

Фактура за напредък

Частичните фактури могат да се срещнат особено за по-големи проекти. В този случай, работата може да бъде разделена на етапи. След завършването им, се издава фактура, която обхваща завършената работа. Къде можете да срещнете този тип фактуриране? Всеки път, когато цялата работа е разпределена във времето.

Това се случва, например, по време на строителството на къща. Компанията, която извършва работата, може да издава фактури след завършването на отделни етапи. Този начин на фактуриране осигурява паричен поток и избягва задръствания при плащанията, както и висока сметка след завършването на всичко. За дългосрочни проекти е добра идея да се установи график за плащане в началото. Той може да посочи определени етапи , след които ще бъдат издавани частични фактури.

Авансова фактура

Ако услугите, които предоставяте, изискват да ангажирате значителни средства за закупуване на компоненти, необходими за извършване на договорената работа, можете да предложите плащане предварително. В този случай, издавате фактура преди да е свършена работата.

Това решение се оказва полезно, когато вашите услуги са доста скъпи и неочакваното отменяне на услугите от клиента би имало негативен финансов ефект върху вас. Кога може да възникне такава ситуация? Например, когато сте сватбен фотограф и задачата включва заснемане на сватбена церемония на място, посочено от клиента. Ако клиентът отмени услугата ден преди събитието, най-вероятно няма да намерите друг човек, готов да снима там в този ден. Плащането предварително ще защити вашите интереси, така че в такъв случай да не сте на загуба.

Проформа фактура

Предварителната фактура е известна също като проформа фактура. На пръв поглед, проформа фактурата и авансовата фактура могат да изглеждат подобни. Въпреки това, те не са едно и също нещо. Авансовата фактура ви задължава да платите, докато проформа фактурата не създава такова задължение. Тя е по-скоро покана за сключване на договор.

Издавате такава фактура като ценово предложение за продажба на стоки или предоставяне на услуги дори преди клиентът да се съгласи на доставка. Клиентите искат такива фактури, например, за да сравнят оферти от няколко компании или да проверят дали даден разход ще се впише в техния бюджет. Ако клиентът се съгласи с вашите условия, можете да обработите поръчката и след това да издадете редовна фактура, която, за разлика от предварителната фактура, ще наложи задължение за плащане за доставените стоки или услуги.

Повтаряща се фактура

В някои видове бизнес, повтарящите се фактури са често срещани. Популярно е те да приемат формата на фиксирана фактура, т.е. такава, която има предварително зададена ставка, независимо от количеството извършена работа. Къде можете да намерите такива фактури? Например, ако управлявате почистваща компания и сте се споразумели с клиента си за фиксирана ставка за седмично почистване на офис, ще начислявате на клиента същата сума всяка седмица, независимо колко време отнема.

В такъв случай, програма за фактуриране може да бъде голяма помощ при издаването на повтарящи се фактури. Всичко, което трябва да направите, е да въведете данните на клиентите си, да посочите деня, в който фактурата трябва да бъде издадена, и да въведете сумата, а програмата ще издава циклични фактури и ще ги изпраща на вашите клиенти.

Разгледайте 5-те най-добри безплатни решения за фактуриране!

Разгледайте как да издавате фактури с Firmbee:

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.