5 често срещани грешки при фактуриране

Грешките са неизбежни. При издаване на фактури, те се случват от време на време. Кои са най-честите грешки при фактурирането? Как да избегнем грешките при фактурирането? Какви последствия могат да имат? Ако искате да знаете отговорите на тези въпроси, прочетете нашата статия за 5 чести грешки при фактурирането.

5 чести грешки при фактурирането – съдържание

1. Грешен номер на фактура
2. Неправилни данни за контрагента
3. Няма информация за метода на плащане
4. Неправилно описание на стоки или услуги
5. Грешки в фактурирането
6. Резюме
7. Разгледайте как да издавате фактури с Firmbee

Грешен номер на фактура

Всяка фактура трябва да има уникален номер. Това е нещо очевидно, но в някои ситуации е лесно да се допуснат тези грешки при фактурирането. Това е особено вярно, ако използвате програми като Word или Excel или техните еквиваленти за издаване на фактури. На пръв поглед може да изглежда, че това ще улесни работата ви по фактурирането. В такива програми можете да подготвите готови шаблони за фактури, в които само трябва да промените данните при издаване на последващи документи. Но това решение има един голям недостатък.

Презаписването на последващи файлове може да ви накара да се загубите в номерирането. А съхраняването на фактури като последователни страници в Word документ или последователни листа в Excel също може да доведе до неточности.

Кои са най-честите грешки при фактурирането в номерирането на фактурите? Има два типа: дублирани номера на фактури и пропуски в номерирането. И двете от тези грешки при фактурирането могат да имат неприятни последствия, когато данъчните власти ги проверят. Номерирането, което съдържа пропуски, може да показва, че не всички издадени фактури са включени в данъчните изчисления. Пропуските в номерирането ще повдигнат сериозни съмнения, дори и да са случайни и нецелеви за заблуждаване на данъчните власти.

Вторият тип грешка, т.е. две или повече фактури с един и същ номер, но с различно съдържание, също може да предполага, че те са били издадени умишлено по този начин, за да се избегне данък. В този случай може да има и проблем с отчитането на такива фактури, тъй като счетоводният софтуер може да не ви позволи да въведете два или повече документа с един и същ номер.

Коригирането на такива пропуски може да не е лесно, особено ако вече сте изпратили такива грешни фактури на вашите клиенти и само по-късно сте осъзнали, че имате грешно номериране. Те не са особено важни за вашите контрагенти, тъй като те не проверяват правилното номериране на вашите фактури. Следователно, те могат да платят такива фактури без проблем. Но в случай на данъчна проверка, може да бъдете санкционирани за това. Затова е по-добре да ги предотвратите, например, като използвате програма или приложение за фактуриране, където номерирането ще бъде присвоено автоматично. По този начин ще избегнете грешки при фактурирането и ще бъдете сигурни, че не сте издали фактури с грешни номера.

Неправилни данни за контрагента

Ние сме само хора и грешки се случват на всички нас от време на време. Това може да бъде грешка в името на компанията, на която сте издали фактура, или правописна грешка в името на вашия клиент. Типична е и грешният адрес на контрагента. В такъв случай могат да възникнат различни грешки: грешен номер на сграда, грешен пощенски код, грешно име на улица или дори неправилно написан град на седалището на компанията. Може също да се случи да напишете грешния данъчен идентификационен номер на вашия клиент на фактурата.

Изглежда, че това са просто малки неща. Но никой не обича, когато името или фамилията му съдържат правописни грешки. Освен това, те могат да доведат до данъчни последствия. Неправилните данни на контрагента могат да му попречат да признае такава фактура като разход на бизнеса си. В такъв случай ще е необходимо да коригирате данните. Това ще удължи времето, което трябва да чакате за плащане на такава фактура, тъй като вашият клиент може да задържи плащането, докато не получи документа с правилните данни.

Друг тип грешка е издаването на фактура на напълно различни данни на получателя. Това може да се случи особено когато фактурите се създават ръчно, като се презаписват данни в файл. В този случай, правилните количества стоки или услуги, продадени на фактурата, са включени, но данните на получателя остават от предишната фактура.

Тази пропуск може да ви накара да изпратите такава фактура на грешен получател, който не е купил изброените на нея артикули от вас. Можете също да я изпратите на контрагент, който е закупил от вас, но информацията на получателя ще бъде грешна на тази фактура. Докато не ги коригирате, определено не можете да разчитате на получаване на плащане за такава фактура.

Как да ги избегнете? Тук може да ви помогне програма за фактуриране. Можете да я използвате, за да създадете база данни на вашите клиенти. Нужно е само веднъж да проверите данните им, за да можете по-късно да фактурирате без грешки. Някои програми ви позволяват да изтеглите данни за компании от правителствени регистри, така че да можете да избегнете тези грешки при издаване на фактури.

Няма информация за метода на плащане

Всеки обича да има пари, депозирани в сметката си. Но липсата на информация за начина на плащане може да направи невъзможно плащането на фактура.

Тук могат да възникнат различни грешки, от липса на номер на банкова сметка до неправилен номер на сметка до незнание кога и как да се плати фактура. Неточностите тук могат да имат различни последствия. Пропускането на крайния срок вероятно ще доведе до това, че клиентът ще ви плати за фактурата в законния срок. Но грешен номер на сметка или дори липсата на такъв ще доведе до това, че контрагентът няма да може да ви плати. Само когато коригирате или допълните тези данни, можете да разчитате на плащане за фактурата.

Неправилно описание на стоки или услуги

Фактурите трябва да съдържат точни описания на продадените стоки и услуги. Докато в случая на стоки грешките са много по-редки, добро описание на услугите може да предизвика много проблеми. Вашият клиент не трябва да се съмнява, че плаща за това, което е поръчал. Затова данните на фактурата трябва да съвпадат с данните в поръчката.

В зависимост от процедурите, които имат вашите контрагенти, някои могат да изискват по-подробни описания на услугите, които предоставяте, докато други може да не изискват. Въпреки това, добра идея е да осигурите точност, за да нямате проблеми с получаването на плащане по-късно. Неправилното описание ще трябва да бъде коригирано, което вероятно ще отнеме известно време. В резултат на това може да получите плащане за такава фактура по-късно, отколкото сте очаквали. Решение на този проблем може да бъде създаването на каталог на продадените стоки и точни описания на отделните услуги. По този начин винаги ще имате ясни и четливи описания на вашето предложение на фактурата.

Грешки в фактурирането

Фактурата не трябва да съдържа счетоводни грешки, но тези ситуации могат да се случат. Има няколко места, където те се появяват най-често. Те включват общата сума за плащане. Тя може да бъде неправилно събрана, което прави фактурата или подценена, или надценена. Нито една от тези опции не е полезна. Защо? Защото това отразява лошо на лицето, което е издало фактурата.

Може да се случи клиентът да не провери внимателно дали документът, издаден от вас, не съдържа счетоводни грешки и да плати за такава фактура. Но в резултат на това може да получите твърде малко или твърде много пари. В първия случай ще трябва да помолите клиента да плати допълнително, което може да ви постави в лоша светлина. Във втория случай клиентът може да поиска възстановяване на надплатената сума, което може да отрази лошо на репутацията на вашата компания. В двата случая такава фактура може да бъде оспорена от данъчна проверка, така че е по-добре да я избегнете.

Друго място, където се появяват счетоводни грешки на фактура, е в изчислението на стойността на продадените стоки. В този случай може да има грешка в умножаването на броя на стоките и цената за единица. Това най-често се случва, когато изчисленията се правят ръчно. Грешка може да възникне и при изчисляването на стойността на ДДС. Използването на програма за фактуриране ще ви помогне да избегнете такива грешки при фактурирането, тъй като изчисленията се правят автоматично там.

Грешки при фактурирането – резюме

Грешките при фактурирането се случват на всеки. Въпреки това, трябва да сте наясно, че те могат да имат правни последствия. Грешките при фактурирането също допринасят за забавяне на плащанията и могат да имат негативно влияние върху кредитоспособността на вашата компания. Едно от решенията е да се използват специализирани платформи за фактуриране, които автоматизират много процеси и в същото време ви позволяват да избегнете основни грешки.

Прочетете също: Какво трябва да съдържа една фактура? – 12 основни елемента

Разгледайте как да издавате фактури с Firmbee:

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на активните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.