Какво е фактура?

Фактурата е документ, който потвърдява транзакцията. Това важи както за предоставянето на услуги, така и за доставката на стоки, включително доставката на цифрово съдържание. Тя може да бъде в хартиен или електронен формат. Фактурата определя стойността на стоките и услугите и е основа за изчисляване на дължимите данъци. Въпреки че фактурата често се появява в B2B (бизнес към бизнес) отношения, тя не е само в сферата на предприемачите. Частни лица също се срещат с фактури, издадени в B2C (бизнес към потребител) модела. В тази статия ще обясним какво е фактура и каква е нейната цел.

Какво е фактура? Каква е нейната цел? – съдържание:

1. Основна информация за фактурата
2. Фактурата като потвърждение за продажба
3. Фактурата като документ за счетоводство
4. Необходима ли е фактура за ползване на гаранция?
5. Как можете лесно да издадете фактура?

Основна информация за фактурата

Фактурата е документ, който потвърдява сключването на транзакция между продавач и купувач. Поради тази причина фактурата трябва да съдържа пълни данни и за двете страни. Тя трябва да бъде издадена в два екземпляра, по един за всяка от страните по транзакцията.

Друг важен елемент на фактурата е нейният уникален номер и дата на издаване. Тя съдържа информация за продадените стоки и услуги, като тяхното количество, цена и стойност. За страните, в които се начислява ДДС (Данък добавена стойност), фактурата ще показва и ставката и стойността на този данък.

Фактурата указва метода на плащане за доставените стоки и услуги. Това може да бъде предплащане, плащане в брой, банков превод или кредитна карта. В случай на продажба с отложена дата на плащане, фактурата ще включва и датата, на която такова задължение трябва да бъде уредено.

Фактурата може да бъде издадена в хартиен формат, но може да бъде също така изготвена в електронен формат, който има същата правна сила. Според доклада за електронно фактуриране / електронно отчитане, повече от 370 милиарда фактури се издават всяка година, от които само 10% са електронни.

Въпреки това, поради факта, че услугата за електронни фактури е много по-евтина от хартиената си алтернатива, такова решение става все по-популярно всяка година. Чрез използване на автоматизация при фактурирането, можете да намалите разходите с до 30%.

Фактурата като потвърждение за продажба

Когато продавате каквито и да било стоки или услуги, трябва да документирате такова събитие в подходяща форма. Когато продавате на физически лица, обикновено се изисква да имате касов апарат и да издавате касови бележки. Въпреки това, по искане на клиента, трябва да издадете фактура, потвърдяваща покупката. При управление на бизнес в B2B модела, основният документ, потвърдващ продажбата, е фактурата.

Много компании, които продават на различни пазари, по подразбиране издават фактури в електронен формат за своите клиенти. Това определено е по-удобно решение от печатането на касови бележки или хартиени фактури. Изпращането на такива документи е лесно за автоматизиране, така че не е нужно да се занимавате с документация и можете да се концентрирате върху управлението на бизнеса си.

Фактурата като документ за счетоводство

Според МСС (Международни счетоводни стандарти), фактурата е един от най-важните счетоводни документи, който съдържа подробна информация за завършената транзакция. Между другото, фактурите изчисляват вашите приходи и данъка, който трябва да платите върху тях. Фактурите също документират разходите, които сте понесли за управление на бизнеса си. В зависимост от избраната форма на облагане, те могат да повлияят на размера на дължимите данъци. Тъй като фактурите могат да бъдат контролирани от данъчните власти, те трябва да се съхраняват за период от време, предвиден в закона на дадената страна.

Счетоводните офиси, когато подготвят ценови листи за своите услуги, често се позовават на броя на фактурите. Това важи както за тези, издадени от вас, наречени продажбени фактури, така и за фактури, издадени от вашите контрагенти за стоки и услуги, предоставени на вас. Последните се наричат разходни фактури.

Счетоводните офиси в цената на основния пакет услуги обикновено предлагат записване на предварително определен брой фактури, но за всеки следващ документ, надвишаващ този лимит, те могат да начисляват допълнителни такси. Ако не издавате твърде много документи, използването на счетоводни услуги може да бъде значителен разход, свързан с управлението на бизнеса. Въпреки това, можете да използвате приложение, което ще ви позволи да издавате и записвате фактури сами. То е направено по-удобно чрез предварително зададени шаблони и падащи списъци с данни. Благодарение на това решение, можете ефективно да оптимизирате разходите за управление на собствения си бизнес.

Необходима ли е фактура за ползване на гаранция?

Не е необходимо да имате фактура, за да ползвате гаранцията. За тази цел е достатъчно всяко потвърждение за покупка. Това може да бъде касова бележка, извлечение от сметка или потвърждение за плащане с кредитна карта. Важно е да имате документ, потвърдващ транзакцията. Въпреки това, голям брой хора, особено при покупка на стоки с по-голяма стойност, избират фактура. Защо?

Много лесно е да загубите касови бележки. Освен това, ако те са лошо съхранявани, бързо избледняват и стават нечетливи. Няма такъв проблем с фактурите. Те често имат по-голям формат и обикновено са на A4 страница. Благодарение на това, те могат лесно да се съхраняват в стандартни папки. Фактурите в електронен формат са идеално решение. Достъпът до такива документи е много по-лесен и в случай, че трябва да ползвате гаранцията, можете бързо да намерите необходимата фактура.

Как можете лесно да издадете фактура?

Можете да намерите много решения, които поддържат издаването на фактури, започвайки от счетоводни и финансови системи, през CRM системи (Система за управление на взаимоотношенията с клиенти) или по-сложни ERP (Системи за планиране на ресурсите на предприятието) системи, до специализирани приложения, например Firmbee, което е безплатно приложение за фактуриране. Благодарение на такива инструменти, можете лесно да създавате фактури и дори да автоматизирате определени процеси, като изпращане на напомняния за периодични плащания.

Това не винаги трябва да включва значителни разходи за закупуване на такъв софтуер. Струва си да се използват доказани решения, които предоставят пълна функционалност при издаването на фактури и в същото време са безплатни. За тази цел можете да използвате Безплатното приложение за фактуриране, което значително улеснява издаването на фактури, дори за тези, които досега не са се занимавали със счетоводство.

Прочетете нашата последна статия: Сториборд – какво е и как да го използвате за видеопродукция?

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на пчеличките в Facebook и Twitter.