Какво е електронна фактура?

Е-фактурите стават все по-популярни. Защо е така? Е-фактурите са лесни за изпращане. Те също така бързо достигат до получателите си, благодарение на което времето за плащане на стоки и услуги се съкращава. Не е чудно, че все повече компании се възползват от това решение. Какво да правя, ако получа фактура по имейл? Има ли същата правна сила като хартиената фактура? Най-важната информация за е-фактурите ще намерите в тази статия.

Какво е е-фактура? – съдържание:

1. Какво да правя, ако получа фактура по имейл?
2. Трябва ли е-фактурите да се печатат?
3. Имат ли е-фактурите същата правна сила като хартиените фактури?
4. Как да проверя дали е-фактурата е автентична?
5. Как да не бъда измамен от фалшива фактура?

Какво да правя, ако получа фактура по имейл?

Ако сте фрийлансър или управлявате малък бизнес, вие не само продавате стоките и услугите си, но и понякога купувате нещо за компанията си. Когато пазарувате в обикновени магазини, получавате хартиена фактура. Въпреки това, ако цените времето си, онлайн пазаруването ще бъде по-добро решение. В този случай често ще получавате електронна фактура.

Какво да правите, ако получите такава фактура? Процедурата е същата, както в случая с хартиената фактура. Трябва да я платите в срока, посочен от издателя. Ако използвате счетоводна програма или приложение за фактуриране, проверете дали предлагат интеграция с вашата банка. Ако предлагат, качете фактурата в системата и поръчайте превод.

Въпреки това, ако не използвате никакви счетоводни програми, трябва да влезете в банковата си сметка и да въведете всички данни ръчно. Какво ще ви е необходимо, за да го направите? Ще трябва да предоставите номера на електронната си фактура, данните на издателя и сумата на фактурата. Можете също така да уточните за какво е фактурата, но не е необходимо, за да направите правилен превод.

Трябва ли е-фактурите да се печатат?

Дните, когато всичко трябваше да се печата, отдавна са отминали. Електронните фактури не е необходимо да се печатат. Защо? Защото винаги ще имате достъп до тях. Те ще бъдат в имейла ви. Не печатате ли всичките си имейли, нали?

Е-фактурите имат допълнителни предимства. Какви са те? Такива фактури могат лесно да бъдат качени в счетоводния софтуер или в друга програма, където записвате разходите си. Повечето решения за счетоводен софтуер ви позволяват да запазвате фактури в .pdf файл и дори да качвате сканирани фактури. Можете да го направите с няколко клика. Това е добър начин да следите сроковете за плащане, тъй като в такава програма можете непрекъснато да наблюдавате задълженията, които трябва да уредите. Безплатното приложение за фактуриране на Firmbee предлага всички тези възможности.

Имат ли е-фактурите същата правна сила като хартиените фактури?

Когато става въпрос за фактури, няма значение дали са издадени на хартия или електронно. И двете версии имат същата правна сила. Независимо от типа фактура, трябва да я запазите за периода, изискван от закона. В случай на електронни фактури, това е много по-лесно, тъй като не ви е необходима специална архивация, за да го направите.

Ако използвате приложение за фактуриране, имате всички свои фактури за покупки на върха на пръстите си. Това е много удобно решение, което ще спести не само хартията, тонера и пространството за съхранение на документи, но и времето ви.

Не трябва да се притеснявате дали фактурите ви се съхраняват достатъчно дълго. Добро приложение за фактуриране ще ви каже колко време трябва да запазите фактурите в електронния си архив, за да е в съответствие с данъчните разпоредби в страната ви.

Как да проверя дали е-фактурата е автентична?

Първо проверете дали фактурата идва от компанията, с която вече сте работили. Ако е така, уверете се, че съдържа номер на банкова сметка, който сте използвали за предишни плащания. Ако номерът на банковата сметка е различен, той може да е променен. Случва се. Въпреки това, преди да прехвърлите каквито и да било пари, уверете се, че компанията, която е издала фактурата, наистина съществува.

Ако имате съмнения дали да я платите, най-добре е да се свържете с компанията, която я е издала. Може би, в забързаното ежедневие, сте забравили за поръчката и сега сте изненадани от фактурата за плащане. Проверете дали наистина сте поръчали такъв продукт или услуга. Ако сте, не игнорирайте такова съобщение. Защо?

Ако не платите фактурата навреме, продавачът може да ви начисли лихви за просрочено плащане. Може също така да не можете да купувате с отложено плащане от такъв доставчик. Не е чудно, никой не обича клиенти, които не плащат сметките си.

Затова, ако не помните конкретна покупка, уверете се, че се обаждате или пишете на продавача, за да се уверите, че няма грешка.

Как да не бъда измамен от фалшива фактура?

Какво да правите, ако фактурата предизвиква съмнения? Може да се случи някой да иска да ви изнудва за пари. Ако споделяте данни за компанията си в интернет, някой може да ги използва, за да издаде фалшива фактура и да я изпрати на имейла ви. Как да не бъдете измамени?

Ако фактурата идва от компания, с която преди сте работили, опитайте се да се свържете с тях и да изясните нещата. Може да сте я получили по грешка. Случва се. Когато се свързвате с издателя на фактурата, най-добре е да използвате информацията, която намерите в интернет. Защо?

В текста на имейла измамникът може да е посочил вашия телефонен номер като телефонен номер на компанията. Ако се обадите на този номер, те могат да ви убедят, че фактурата е правилна и трябва да я платите. От друга страна, ако се обадите на номер, който сами намерите, можете да сте сигурни, че се обаждате на правилното място.

Изпращането на фалшиви фактури е престъпление. Можете да съобщите за такъв инцидент на полицията. За щастие, такива ситуации не се случват много често. Затова не трябва да се притеснявате за фактурите, които получавате електронно, но все пак предлагаме да бъдете бдителни.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата активна общност на Facebook и Twitter.