Топ 8 спестяващи време за офис работници

Никога не сте закъснявали с графика и не сте работили извънредно? Обещали ли сте на някого, че ще завършите своята част от проект на определен ден, но в резултат на това нищо не се е получило? Замисляли ли сте се някога за факта, че трябва да търсите начини да спестите времето си на работа, за да можете по-добре да се фокусирате върху приоритетните си задачи и, най-вече, да ги завършите навреме? Разгледайте нашия списък с най-добрите спестители на време за офис работници. Продължете да четете.

Спестители на време за офис работници – съдържание:

1. Правете редовни почивки
2. Изключете известията от социалните медии
3. Концентрирайте се върху една задача в даден момент
4. Делегирайте
5. Използвайте техниката Помодоро
6. Планирайте деня си
7. Учене
8. Използвайте инструменти
9. Резюме

Правете редовни почивки

Сигурен съм, че сега се чудите как правенето на редовни почивки – което в практиката “отнема” време – ще ви помогне да го спестите. Трябва да помните, че никой не може да бъде продуктивен в продължение на 8 часа работа – особено ако не прави почивки. Нашите мозъци се нуждаят от почивка, очите ни се нуждаят от почивка от екрана, а мускулите ни се нуждаят поне от малко движение.

Станете, направете няколко крачки, поговорете с някого и след това се върнете към задачата, която имате. Това правило важи и за една по-дълга обедна почивка – тялото се нуждае от храна, за да стане по-продуктивно, така че независимо от натоварването ви, не се отказвайте от едно по-голямо, здравословно ястие.

Трябва също така да се подчертае, че правенето на почивки “от време на време” не е добра практика – всеки път, когато отидете да си вземете кафе, да пушите цигара или да отидете в съседната стая, за да зададете въпрос на колега, който е важен за вас, вие се разсейвате и когато се върнете, трябва да се опитате отново да се фокусирате, което отнема още една минута.

Поради тази причина е добра идея да правите редовни почивки, например, всеки час в точно същото време. Освен това, такава организация ще ви мотивира – ще искате да завършите задачата, която сте започнали преди почивката, така че в практиката ще я завършите по-бързо.

Изключете известията от социалните медии

Най-голямото разсейване на работа е безспорно вашият личен телефон. Всяко разсейване от задачата, която имате, като правенето на почивки по всяко време, негативно влияе на вашата концентрация и увеличава времето, необходимо за завършването ѝ. Ако наистина искате да спестите време на работа, изпращайте лични съобщения само по време на определените почивки.

Концентрирайте се върху една задача в даден момент

Имате ли една много важна задача за изпълнение, а в същото време получавате имейл, колега ви моли да му помогнете, а специалист по човешки ресурси ви пише в моменталния мессенджър на компанията? Не се разсейвайте – всяка от тези неща може да почака, докато завършите задачата, която вече сте започнали.

Изключете известията от вашата пощенска кутия и проверявайте я само в определени часове (например, когато пристигнете на работа или в края на деня). Съобщенията не е нужно да се отговарят веднага (освен за тези, които са важни за вас за конкретна задача) – и винаги отнема много време да ги проверите.

Делегирайте

Не винаги трябва да правите всичко сами – дори ако мислите, че сте единственият, който може да изпълни задачата правилно. Когато работите в екип, определено трябва да се възползвате от факта, че колега има повече време и може да поеме вашата задача. Не е срамно да поискате помощ – а не даването на задачи е перфектният начин да губите времето си на работа.

Използвайте техниката Помодоро

Чували ли сте някога за техниката Помодоро? Това е метод за управление на времето, основан на 25-минутни интервали на фокусирана работа, прекъсвани от петминутни почивки. Всеки работен интервал се нарича помодоро. Той е проектиран да ви помогне да останете фокусирани. Как да го използвате? Изберете задача, която трябва да завършите, задайте таймер за 25 минути, работете по задачата и когато звъне алармата, направете петминутна почивка. След четири помодора, направете 20-30 минутна почивка.

Планирайте деня си

Нищо не работи по-добре от планирането на задачите предварително. По този начин не губите време да мислите какви са текущите ви приоритети, на какви срещи трябва да участвате в даден ден и с коя задача трябва да започнете. Няколко спестени минути, защото можете да започнете работа веднага? Какво ще кажете за това!

Учене

В ежедневната си работа със сигурност използвате Microsoft Office и други решения, предназначени да ви помогнат да свършите нещата. Но сигурни ли сте, че сте научили пълния им потенциал? Дори ако отговорът на този въпрос изглежда “да”, всъщност повечето от приложенията, които използвате всеки ден, имат много повече функции, отколкото ще успеете да опознаете.

Опитайте се да откриете поне няколко, които ще улеснят работата ви – в случая на Powerpoint, например, това може да бъде функцията за дизайн (предлагаща подредба на текст и графики на слайд и ускоряваща създаването на презентации), в Word възможността за проследяване на промените в даден документ, а в Excel условното форматиране (представяне на данни с цветове за подобряване на анализа им).

Използвайте инструменти

Вместо да губите време в търсене на иконата на конкретно приложение на екрана си или да влизате в всяка услуга поотделно, можете да използвате инструмент, който предлага различни функции на едно място. Такъв инструмент е Firmbee, комплексна система за управление на проекти и екипи в компанията. Firmbee е проектиран за много индустрии, от HR до продажби и ИТ. Потребителите могат да проследяват напредъка на проектите, да организират задачи, да наемат служители и да следят финансите – всичко това, използвайки една платформа.

Топ 8 спестители на време – резюме

Както виждате, има много начини да спестите време на работа. Първото нещо, което трябва да направите, е да разберете какви са задачите, които заемат най-много от времето ви. Някои хора може да прекарват часове всеки ден в имейли, например. След като разберете какви са вашите губещи време, опитайте се да се отървете от тях и да ги замените с нещо по-продуктивно.

Току-що прочетохте за топ 8 спестители на време на работа. Прочетете също: Геймификация в набиране на персонал

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.