Как да се справим с основните проблеми в управлението на проекти

Масивните промени в организацията на труда и управлението на бизнеса, инициирани от пандемията, не са забавили нито за миг през 2022 година. Въпреки това, икономическият фермент и динамика всъщност могат да се окажат благоприятни за гладкото изпълнение на проектите. Днес, нека да разгледаме по-отблизо основните проблеми в управлението на проекти.

Проблеми в управлението на проекти – съдържание:

1. Основни проблеми в управлението на проекти
2. Проблеми с обхвата на проекта
3. Време за изпълнение на проекта
4. Гъвкавост на действията
5. Резюме

Основни проблеми в управлението на проекти

Според доклада Pulse of the Profession, по-висок процент от проектите са завършени ефективно: постигайки целите си, оставайки в рамките на бюджета и планираното време за завършване. От друга страна, повече проекти бяха отменени през 2021 година, отколкото в предишни години.

Следователно, ще разгледаме успешните, за да се учим от най-добрите. Какви бяха основните проблеми, свързани с управлението на тези проекти? И как бихме се опитали да ги решим днес?

Днес ще се фокусираме върху три основни области на загриженост в управлението на проекти. Те са:

• обхват на проекта
• време за изпълнение на проекта
• гъвкавост на екипа

Проблеми с обхвата на проекта

Проблемите с определянето на обхвата на проекта обикновено започват в самото начало. И дори преди предположенията му да бъдат напълно изяснени. Затова е толкова важно внимателно да се начертае планът на проекта. Не бързайте и отделете достатъчно време, за да уточните целта и плана за действие, преди да насрочите задачите.

Добра идея е да използвате правилните инструменти за това, когато планирате обхвата на проекта, както и да го разделите на епики или нишки, разбираеми за всички заинтересовани.

• Комуникация с клиента и партньорите

За да се осигури успехът на един проект, самото му раждане е от решаващо значение. Благоприятната атмосфера, убедителната презентация на най-значимите предположения, заедно с преговорите и междуличностните умения на ръководителя на проекта, могат да решат дали проектът ще бъде отхвърлен или реализиран.

Последващата дискусия с клиента и другите взимащи решения са свързващите моменти, които определят началния обхват на проекта.

• Естествена гъвкавост на обхвата срещу разширяване на обхвата

Но защо говорим за “началния” обхват на проекта? Защото планираният обхват никога няма да бъде идентичен на крайния обхват.

Предположението за естествена гъвкавост на обхвата на проекта е начин за справяне с променливостта на обхвата и просто реалистичен подход. То позволява на проектната рамка да се адаптира към действителната изпълнимост и променящите се бизнес условия. Въпреки това, тази естествена променливост не трябва да се прилага за ключовите предположения на проекта.

Когато ключовите предположения се променят и обхватът на задачите за изпълнение се разширява, успехът на проекта е поставен под въпрос. Този проблем се нарича разширяване на обхвата. Терминът разширяване на обхвата означава неконтролирано нарастване на проекта. И това е проклятието на цели една трета от реализираните бизнес проекти.

• Съдържателна страна

Друго препятствие в управлението на проекти е определянето на съдържанието на проекта. Ръководителят на проекта трябва честно да отговори на въпроса: знам ли достатъчно за задачите, които искам да изпълня?

Ако отговорът на този въпрос е не, то независимо колко напреднал е проектът, е необходимо да се консултира с специалисти. Първоначално с тези, които съставят проектния екип. Но понякога е необходима и помощта на външни експерти.

Време за изпълнение на проекта

Дори много опитни ръководители на проекти са непоправими оптимисти, когато става въпрос за времето за изпълнение на проекта. Това се доказва от статистиката на завършените големи проекти. През 2021 година глобално 55% от проектите бяха завършени навреме. Това е увеличение от 4% в сравнение с предходната година. Въпреки това, резултатите все още не са много задоволителни.

• Реалистични закъснения

Навременното завършване на проект обикновено се затруднява от нереалистичното време, определено за конкретни задачи. Затова е полезно да се използват инструменти, позволяващи статистическо измерване на действителната скорост на изпълнение на задачите и сравняването ѝ с планираното време.

• Комуникация в екипа

Разбира се, времето за изпълнение на проекта е тясно свързано с неговия обхват и бюджет. Въпреки това, решаващите фактори често се оказват ефективността и гъвкавостта на екипа.

Производителността на екипа трябва да отговаря на ясни и разбираеми изисквания чрез проста делегация на задачи и отговорности. Също толкова важно е прозрачността на взаимовръзките между отделните етапи на изпълнение на работата, както и подреждането на задачите. Грижата за тези аспекти на комуникацията е важна, за да се предотвратят забавяния с времето за изпълнение на проекта.

Гъвкавост на действията

Тясната и източник на провал в управлението на проекти е липсата на гъвкавост, произтичаща от придържането към добре познати, утъпкани пътеки. Това често води до използването на изпитани и доказани методи и инструменти за управление, неподходящи за конкретен проект. Но как да увеличим своята гъвкавост – като ръководител на проект – и тази на целия екип?

• Гъвкавост

Не е случайно, че гъвкавостта на операциите и решаването на проблеми, присъщи на малките, гъвкави екипи за софтуерно проектиране, е получила световно признание. Все по-често инструментите за управление на проекти от ИТ индустрията се разпространяват в други индустрии, когато ситуацията изисква повишена гъвкавост на операциите.

• Ангажираност и самоорганизация

Екипите, управлявани гъвкаво, могат да упражняват голяма гъвкавост. В тях ръководителите често се включват директно в проекта, давайки и получавайки обратна връзка за своите действия. А членовете на екипа – поне до известна степен – независимо избират задачите, които да изпълняват. Всичко това прави гъвкавите екипи да изглеждат подобно на модела на самоорганизация.

Резюме

Категоризирахме основните проблеми в управлението на проекти в три групи. Първата включва определяне, разбиране и поддържане на обхвата на проекта по време на неговото изпълнение. Втората е времето за проектните задачи. Третата е поддържането на гъвкавост в управлението на екипа и постоянното адаптиране към променящите се условия.

Най-добрият начин да се справим с тези проблеми е да останем актуални – с графика и знанията си, с методите си на управление, с екипа си и със софтуер, който улеснява управлението дори на много сложни проекти.

ИЗТОЧНИК НА СТАТИСТИКАТА: Pulse of the Profession 2021

Прочетете също:Проектни етапи

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook и Twitter.