Таймбоксинг – защо трябва да го използвате?

Имате ли понякога чувството, че има дни, в които задачите и задълженията ви притискат в битката с времето, докато се опитвате да поддържате фокус, който избледнява с първата глътка сутрешно кафе? Имаме решение за това, наречено Timeboxing. И не, не се притеснявайте, няма да се налага да се борите с голямата стрелка на часовника, поне не буквално. Всичко, от което се нуждаете, е тази кратка статия, така че ако се чувствате нуждаещи от съвети за управление на времето и искате да научите техника, наречена timeboxing, не търсете повече.

Timeboxing – съдържание:

1. Какво е timeboxing?
2. Как работи timeboxing?
3. Концентрацията е ключът
4. Не си струва да губите времето
5. Възстановете контрола
6. Самодисциплина – може да се научи
7. Кога е най-доброто време да използвате този метод?

Какво е timeboxing?

Timeboxing е техника, разработена от ИТ индустрията, за да подобри управлението на времето и увеличи ефективността на работното място. Ако тук имате затруднения, ще намерите този метод полезен. Идеята е да свършите колкото се може повече в предварително определен времеви интервал, и все пак, колкото се може по-малко – за да поддържате висока продуктивност.

Как работи timeboxing?

Първо и най-важно, става въпрос за задаване на конкретна дата за завършване на проект и изпълнението му в този период. Ако не успеете да завършите, оставете задачата и преминете към следващата. Върнете се към нея в друг ден или по-късно, задавайки нов реалистичен срок, който можете да спазите.

Например, ако имаме три задачи за изпълнение на работа, оценяваме колко време ни е необходимо, за да ги завършим, и на тази основа задаваме времеви рамки. Ако не успеем да завършим задача А в даден период, не удължаваме работата по нея, а преминаваме към задача Б според предположението. Задача А се поставя в кутията “за свършване” и се връщаме към нея след като цикълът приключи.

Концентрацията е ключът

Как прави работата по-ефективна? Ключовото умение, което трябва да овладеете, е да не се разсейвате от текущите задачи. Когато имаме предварително определено количество време, не го използваме за малки неща като проверка на имейл, писане на отговор на колега в съседната стая или надникване в социалните медии. Всеки малък детайл може да отвлече вниманието от основната задача, докато създаването на времеви кутии ни помага да избегнем тези капани и да продължим с работата си.

Не си струва да губите времето

Друго предимство е да не губите твърде много време за дадена задача. Има дни, когато не сме в най-добрата си форма, по-малко креативни от обикновено или просто имаме лош ден. Често прекарваме, например, час в нещо, което обикновено би ни отнело 15 минути. Това е неефективно и рядко резултатът от такива действия ни удовлетворява. Тогава timeboxing идва на помощ.

Не сте завършили задачата си в 40-те минути, които сте задали? Няма проблем, същото количество време (или по-малко, ако сте започнали проекта) може да бъде отделено за нея на следващия ден – вероятно ще сте в по-добра форма тогава и проблемът, с който се борехте днес, ще бъде детска игра утре.

Възстановете контрола

С метода timeboxing, вие сте по-добре подготвени да контролирате по-големи проекти. Вероятно знаете чувството, когато работите по голямо задание и започвате да се фокусирате върху детайлите, възможно дори твърде много. Като се задълбочавате в проект, вие едновременно се отдалечавате твърде много, за да видите по-голямата картина на проекта, губейки общия поглед върху задачата си.

Няма трудност с това, ако правите нещо, което сами сте планирали – имате правото да променяте и да се отклонявате от първоначалния план. Проблеми възникват, когато, например, подготвяте нещо по поръчка за клиент, който има конкретна идея за даден проект. Тогава съществува вероятност да създадете нещо, което вашият клиент ще отхвърли.

Защо да губите време, правейки нещо два пъти, когато можете да го избегнете? Работейки според техниката timeboxing, ние реализираме всяка фаза на проекта от самото начало, което ни кара да се придържаме към първоначалните предположения и все пак да поддържаме общ поглед върху задачата.

Самодисциплина – може да се научи

Тази техника, в допълнение към споменатите предимства, има и бонус, практичен в ежедневието. Това е, защото тя не само подобрява нашата ефективност, но и учи на самодисциплина и правилно управление на времето, което ни кара да не го губим за ненужни или неуместни неща, ако не искаме.

Кога е най-доброто време да използвате този метод?

Timeboxing работи най-добре в многостепенни проекти или задачи, които отнемат малко време и можете да ги впишете в същия времеви интервал. Също така е полезно да се прилага в случай на задължения, които имат предвидими времеви рамки за завършване.

Въпреки това, трябва да се помни, че знанието за технологията само по себе си не е всичко. От опита, който придобих за тази статия, мога да напиша, че без правилен фокус няма да можете да спазите времевата кутия. Трябва да се погрижите за правилното ниво на фокус и да не се оставяте да бъдете разсейвани от външни фактори, като известие на телефона ви, покана за кафе от колега или бърза проверка на имейла. Удоволствията и другите малки неща могат да се направят след завършване на времевата кутия – удовлетворение гарантирано (и потвърдено емпирично от автора на този текст)!

Ако искате да останете на свързани, присъединете се към нашата Facebook общност.