10 често срещани типа фактури

Управлението на бизнес е неразривно свързано с издаването на фактури и те идват в различни форми и размери. Някои са познати и обичайни, докато други трябва да издаваме веднъж на синя луна. Въпреки това, като професионалисти, трябва да знаем как да избираме и издаваме всякакви видове. Тази статия ще очертае необходимите основи, за да ви помогне да различавате и бързо да изберете точно правилния тип фактури.

Видове фактури – съдържание

1. Проформа фактура
2. Фактура за авансово плащане
3. Търговска фактура
4. Повтаряща се фактура
5. Частична фактура
6. Крайна фактура
7. Обобщена фактура
8. Кредитно известие
9. Дебитно известие
10. ДДС фактура

Проформа фактура

Проформа фактура, или както някои я наричат, предварителна фактура, е решение предназначено да представи вашето предложение на клиентите. Ако те приемат вашите условия, те ще платят фактурата и вие можете да доставите стоките или услугите, описани в нея.

Ако клиентите не приемат вашите условия, те не са длъжни да плащат. Причината е, че издаването на проформа фактури не задължава клиентите да плащат и не създава данъчни задължения.

Какви условия предполагат такова задължение? Само когато клиентът плати проформа фактурата. В такъв случай, вие трябва да издадете нормална фактура и да платите всички данъци, свързани с продажбата. Какво получавате е парите дори преди обработката на поръчката. А какво ще кажете за вашите клиенти? Те също печелят, тъй като проформа фактурата позволява на клиента лесно и свободно да сравнява предложения от няколко компании, за да избере правилното.

Фактура за авансово плащане

На пръв поглед, авансовата фактура е подобна на проформа. Но ако погледнете по-внимателно, ще откриете, че те се различават. Авансовата фактура включва задължение за плащане, докато проформа фактурата е просто предложение за сключване на договор за продажба.

Кога е добра идея да изберете авансова фактура? Определено, ако трябва да ангажирате значителни, от ваша гледна точка, финансови ресурси за изпълнение на поръчката. Авансовата фактура ви позволява да получите част от плащането от клиента дори преди да продадете стоките или услугите. Това ще има положителен ефект върху вашата ликвидност, особено при обработка на големи поръчки. Можете да зададете стойността като конкретен процент от общата поръчка. Това ви дава повече сигурност, че вашите клиенти няма да се откажат от договора, защото тогава биха загубили вече платените пари.

Търговска фактура

Това е обикновена фактура, но не може да липсва от този списък. В търговските транзакции, такава фактура се среща най-често. Това е документът, който всички имаме в ума си, когато чуем термина фактура. Както и другите видове фактури, тя съдържа всички 12 елемента, които всяка фактура изисква. Тя документира бизнес събитие, което се е случило между продавача и купувача. Такава фактура може да обхваща както продажбата на стоки, така и предоставянето на услуги.

Повтаряща се фактура

Този тип фактура е много често срещан за предоставяне на услуги. Тя се издава на всеки предварително определен период. Най-често е месечна, но можете да намерите и седмични, тримесечни или годишни фактури. Те обикновено се появяват в случай на различни абонаменти.

Таксата за всеки месец е зададена предварително, така че веднага знаете каква сума да платите. Тази характеристика на повтарящите се фактури прави много лесно автоматизирането на издаването на такъв тип фактури. Чрез използването на приложение за фактуриране, процесът на издаване на повтарящи се фактури може да стане наистина прост и лесен. Всичко, което трябва да направите, е да въведете някои необходими данни и следващите фактури ще бъдат автоматично генерирани. Какви данни са необходими за това? Обикновено, следната информация е достатъчна:

• данни за клиента,
• информация за какво е фактурата,
• сумата на фактурата,
• времето, когато следващата фактура трябва да бъде издадена,
• дата на плащане.

При повтарящите се фактури, всяка следваща фактура е много подобна на първата фактура, която е била издадена. Те ще се различават по номер, дата на издаване и продажба, и срок на плащане. Ако знаете имейл адресите на вашите клиенти, можете също да накарате софтуера за фактуриране да изпраща тези фактури автоматично, което определено ще ви спести много време.

Частична фактура

В случай на големи проекти, частичните фактури са популярни. В тази ситуация, договорената работа се разделя на етапи. Когато конкретен етап е изпълнен, издавате частична фактура. Този метод на фактуриране се прилага както за доставка на стоки, така и за предоставяне на услуги. Най-добре е да установите графика за плащане по-рано, вече на етапа на подписване на договора. По този начин ще информирате клиентите си предварително, без да ги изненадвате с фактурата, която издавате.

Какви са предимствата на частичните фактури? Те ще ви осигурят по-голяма ликвидност, докато вашият клиент ще избегне много голяма сметка след завършването на цялата поръчка, тъй като плащането се разделя на части и се разпределя във времето.

Крайна фактура

Този тип фактура обикновено се появява след завършване на поръчка. Тя може да дойде заедно с авансови фактури или частични фактури. Издавате крайната фактура, като изчислявате сумата, която е разликата между завършените и урегулираните фактури до момента и общата сума на договора. Как да го направите? Трябва да извадите стойността на авансовите или частичните фактури, които сте издали за проекта, от общата стойност на проекта.

Обобщена фактура

Обобщената фактура е практична, когато клиентът е направил няколко поръчки при вас. Не е необходимо да издавате отделна фактура за всяка поръчка. В този случай можете да използвате обобщена фактура. Разбира се, за да направите това решение изгодно за вас, индивидуалните поръчки не могат да бъдат разтегнати във времето. Защо? Трябва да помните, че ще получите парите само след известно време след издаването на фактурата. Следователно, ако изчакате твърде дълго преди да издадете обобщена фактура, парите ще бъдат кредитирани по вашата сметка за завършените поръчки.

На практика можете да планирате обобщена фактура на всеки определен период, например, седмица или месец. В края на седмицата или месеца, събирате всички поръчки, които сте направили за този клиент и подготвяте една единствена обобщена фактура. Можете също да използвате този тип фактура, когато клиентът е направил поръчка, но по-късно е добавил нещо друго. В този случай, не е необходимо да предписвате две отделни фактури, а можете да включите и двете поръчки в обобщената.

Кредитно известие

Кредитното известие е вид кредитна фактура. То обикновено се използва, когато клиентът е върнал продукт, платил е за продукт, но иска да анулира поръчката, или е получил повредена или неправилно оразмерена стока, което включва намаление на цената като компенсация. Можете също да издадете това известие, когато искате да предоставите на клиента допълнителна отстъпка след завършването и плащането на поръчката. То е приложимо и когато фактурата съдържа неправилна и завишена обща стойност, което изисква корекции.

Кредитното известие означава, че продавачът дължи пари на купувача. То е потвърждение от продавача, че той или тя е предоставил на купувача някаква форма на кредит. Купувачът може да използва този кредит за бъдещи покупки или да поиска възстановяване на сумата.

Дебитно известие

Това е тип коригираща фактура, която изпращате на клиент, когато направите грешка в занижаването на стойността на продадените стоки или услуги. Дебитното известие означава, че в допълнение към сумата на фактурата, клиентът също дължи сумата, за която е издадено известието. Разликата между кредитната или дебитната фактура и обикновената фактура е, че изпращате обикновената фактура, когато стоките или услугите са продадени. Кредитната или дебитната фактура обаче се появява след издаването на обикновената фактура, за да коригира сумите, показани на фактурата.

ДДС фактура

В страните, където има ДДС (данък добавена стойност), много често срещан тип фактура е ДДС фактурата. Тя документира продажбата на стоки и услуги от субекти, които са платци на ДДС. Това обикновено е мнозинството от компаниите, които оперират в такива страни. Интересно е, че дори ако във вашата страна няма ДДС, ако продавате стоки или услуги на страни, където има ДДС, може да бъдете задължени да издадете фактура, която включва ДДС.

Прочетете също: 5 често срещани грешки при фактуриране

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на усърдните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.