Най-добрите практики за създаване на фактури

Какви са най-добрите практики за създаване на фактури? Вярно ли е, че всеки може да издаде фактура? Знаете ли как да издавате фактури бързо и ефективно? Изглежда, че в момента не само опитни счетоводители могат да издават фактури. Тъй като специалистите имат своите тайни, ние събрахме някои прости съвети и насоки, за да ви помогнем в процеса. Трябва да можете да издавате фактури самостоятелно, знаейки най-добрите практики за създаване на документи. Прочетете статията, за да разберете повече.

Създаване на фактури – съдържание:

1. Използвайте готови шаблони
2. Включете логото си
3. Четливост на първо място
4. Избягвайте грешки
5. Предоставете точна дата на плащане
6. Предложете онлайн плащане
7. Изпращайте фактурите си онлайн
8. Най-добрите практики за създаване на фактури – резюме

Използвайте готови шаблони

Започваме нашия списък с най-добрите практики за създаване на фактури с предложението за използване на готови шаблони. Фактурата е официален документ, който потвърдва транзакцията между продавача и купувача. Тя трябва да включва определени елементи, които не могат да бъдат пропуснати и са изисквани от закона. Не е необходимо да използвате специализиран софтуер, за да издавате фактури – можете да използвате дори програма за електронни таблици или текстообработваща програма.

В интернет има много готови шаблони. Тези шаблони значително улесняват процеса на фактуриране. Всичко, което трябва да направите, е да попълните празните места с информация и фактурата е готова. Такава фактура ще съдържа цялата необходима, важна информация. Готови шаблони могат да бъдат намерени и в софтуера за фактуриране. Това е особено добър източник на шаблони, тъй като всички те са създадени от специалисти. Можете да бъдете сигурни, че няма да има липсващи елементи във вашата фактура, особено тези, изисквани от закона.

Включете логото си

Има някои предимства от включването на логото ви във фактурите. Какви предимства? Добавянето на логото ви помага да изградите професионален имидж на компанията си. То оказва положително влияние върху отношенията с клиентите. Фактурите с видимо лого се открояват сред множеството подобни документи. Това може да повлияе на скоростта на плащане, тъй като отличителната фактура е лесна за намиране и следователно клиентът може да я плати първо. Допълнително предимство на наличието на лого във вашата фактура е увеличената разпознаваемост на вашата марка. Какво, ако все още нямате логото си? Можете да създадете сами или да наемете специалист.

Четливост на първо място

Креативността се отплаща, но не е добре да се прекалява с креативния подход в някои области. Счетоводството е една от тях. Тук твърдите факти и надеждни данни са по-важни. По време на процеса на фактуриране изберете четлив и прозрачен дизайн на документа. Дръжте го подреден и чист, за да позволите бързо търсене на всички необходими данни. Фактурата трябва да представя информация за:

• Продавача и купувача
• Стоките или услугите, за които е фактурата
• Стойността на всички артикули във фактурата
• Общата сума за плащане
• Кога и как да се извърши плащането

Ако всички тези елементи са видими, това означава, че сте свършили отлична работа. Всеки, който види вашия документ, ще знае за какво става въпрос. Това може да повлияе положително на процеса на плащане.

Избягвайте грешки

Допускането на грешки е човешко, въпреки че трябва да направим всичко възможно, за да ги избегнем. Издаването на грешни фактури има последствия. Какви последствия? Обикновено обясняването на неточностите отнема време и допълнителна работа, затова е по-добре да проверите фактурата внимателно, преди да я изпратите на клиента. Дори и най-добрият шаблон няма да може да ви предпази от счетоводни грешки. Приложенията за фактуриране се препоръчват в тази ситуация, тъй като те ви предоставят модули, които позволяват създаването на правилни и точни фактури. Ако търсите безплатно приложение за фактуриране, опитайте да използвате Firmbee. То ви позволява да създавате всички видове фактури с персонализирани валути, данъчни ставки и отстъпки без никакви грешки.

Предоставете точна дата на плащане

Всички бизнес страни ценят бързите плащания на своите фактури. Много компании очакват да бъдат платени при доставка. Теоретично, такъв тип плащане е бърз и безопасен и задължава клиента да плати незабавно. Практически, обаче, не винаги е така. Някои компании плащат само веднъж седмично, което може да е свързано с вътрешни процедури, циркулация на документи или споразумения с счетоводния офис.

Фактурите с плащане при доставка не винаги са изгодни – издавайки ги, можете да създадете неудобство за клиентите си. Можете да очаквате незабавно плащане, когато сами доставяте продуктите на клиента. Във всички останали ситуации можете да очаквате проблеми. Повечето клиенти очакват отложени условия за плащане. Точните дати на плащане ви предпазват от ненужни дискусии, неочаквани проблеми и разногласия. Винаги е по-добре да предоставите точни, ясни и прозрачни правила за плащане.

Предложете онлайн плащане

В момента, в ерата на новите технологии, защо да не преминете към онлайн плащания – може би това е опцията, която улеснява процесите за вашите клиенти. Има много повече форми на онлайн плащания, отколкото банкови преводи. Някои клиенти биха предпочели да платят с кредитна карта или директно от банковата си сметка. Такива решения са известни от години и са особено полезни за плащания на електронни фактури. Получете конкурентно предимство и използвайте онлайн плащания в компанията си. Ако бизнесът ви се занимава с иновационни продукти, това е още по-важно.

Изпращайте фактурите си онлайн

Време е за последната, но не по-малко важна практика за създаване на фактури. Електронните фактури имат същата правна стойност като хартиените документи. Фактът, че можете да ги изпратите бързо на клиента, е тяхното най-голямо предимство. Онлайн пощата работи 24 часа, всеки ден, 7 дни в седмицата. Това означава, че плащането може да бъде извършено по-бързо. Създавайте фактурите си електронно, за да ускорите всички процеси. Такава фактура не е необходимо да бъде принтирана, вие намалявате разхода на хартия, което има значителен екологичен ефект.

Трябва да помните обаче, че електронната фактура трябва да се съхранява толкова дълго, колкото е изисквано от закона. Поддържайте ред в фактурите си, създавайте ги наново всеки път, когато клиентите закупят вашия продукт или използвайте софтуер за фактуриране – бъдете организирани и дръжте документите си под ръка.

Най-добрите практики за създаване на фактури – резюме

Издаването на фактури не трябва да се извършва от специалист, а в момента всеки собственик на бизнес може да опита да издаде фактури самостоятелно. Какви са най-добрите практики за създаване на фактури? Знаете ли как да издавате фактури бързо и ефективно? Специалистите имат своите тайни, но дори и простите съвети могат да бъдат полезни, особено в началото на нашето приключение с фактурирането.

 

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата активна общност на Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.