Най-добри съвети за управление на времето

Постоянният недостиг на време и пренатоварването важат както за фрийлансери, така и за компании. Това влияе не само на производителността и мотивацията, но и на здравето. За щастие, има няколко начина за изход. В днешната статия ще откриете какво намалява производителността в бизнеса. Ще научите и няколко ефективни метода за управление на времето и ще се запознаете с полезни инструменти и приложения за работен процес.

Най-добрите съвети за управление на времето – съдържание:

1. Какво разстройва работата?
2. Техники за управление на времето
3. Възползвайте се от инструменти за управление на работа и задачи

Какво разстройва работата?

В днешно време все повече време се прекарва на работа. Прекомерното работно време и натрупването на поръчки станаха новата норма. Поляците и гърците са сред най-заетите в света – според ОИСР те прекарват почти 2000 часа годишно на работа, далеч преди германците, които работят с шестстотин часа по-малко на година. За съжаление, усърдната работа не означава непременно производителност. Това е илюстрирано от факта, че поляците са получили 70% по-нисък резултат от германците при тестване на работната ефективност.

Какво разстройва работата? Първо, 9 малки неща, които отнемат време и осакатяват всеки бизнес:

1. Изпращане на безкрайни имейли – ако току-що сте изпратили трети имейл в отговор, не изпращайте друг. По-добре е да се обадите на човека или да се срещнете с него лично,
2. Аудио известия за нов имейл – добра идея е да отговаряте редовно, но не всички от тях заслужават разсейването от работата,
3. Използване на опцията “отговори на всички”,
4. Писане на отчети, които не служат за вземане на решения и подобряване на компанията,
5. Производство на отчети, които никой няма да прочете,
6. Прехвърляне на решения на ръководителите,
7. Организиране на безкрайни срещи,
8. Отлагане на приоритети,
9. Планиране на срещи, по-дълги от 45 минути – това количество време е достатъчно. Твърде често се закръгля ненужно до пълния час.

Това е заключението на проучване на Мат Кжижак, проведено в неговата компания, когато той пое поста президент на Националния моторен клуб. Добавете към това ненужната административна работа, грижата за неща, които не са част от нашето описание на работа, правенето на лични телефонни обаждания, четенето на вестници и вършенето на задачи.

Режимът на домашен офис не улеснява с цялото домашно суетене. Социалните мрежи, яденето и пиенето на кафе, посещаването на приятели и отлагането на задачи за “в момента”. Звучи познато? Можете да се справите с тези тревожни въпроси, като развиете прости навици и настроите приятен работен график.

Техники за управление на времето

1. Метод на Помодоро

Една от най-известните техники, която може да помогне, е методът Помодоро, произлизащ от класическия кухненски таймер с форма на домат. Методът включва записване на лист хартия на всички задачи, които трябва да завършите, избиране на една, настройване на таймера за 25 минути и работа по задачата през цялото това време. Трябва да сте напълно фокусирани без разсейване от Facebook или текстови съобщения.

Ако след 25 минути задачата все още не е завършена, направете 5-минутна почивка и след това се върнете към нея, настройвайки часовника си за още 25 минути.

Въпреки това, след 2 часа такава работа (4 Помодоро) мозъкът ще се нуждае от почивка, така че направете 30-минутна почивка, отидете на разходка, направете си чаша чай или гледайте някой телевизионен сериал. Това е прост и ефективен метод за подобряване на управлението на времето. Той е популярен по целия свят.

2. Техника 5S

Друга препоръчителна техника е 5S, която помага за организиране на работното място и увеличаване на производителността. Тя също така намалява оперативните разходи на компанията и подобрява качеството на произведените стоки и услуги.

5S е популярна от десетилетия сред японските компании и се състои от пет принципа:

• избор – премахнете всички ненужни предмети от пощенската кутия,
• сегрегация – определете място за необходимите предмети; те трябва да бъдат лесни за намиране и прибиране след употреба, така че да ги организирате с кутии за инструменти, надписи или цветни етикети (каталогизиране на съобщения),
• почистване – почиствайте работното си място ежедневно, елиминирайки източника на замърсяване (изтриване на СПАМ и отписване от ненужни бюлетини),
• стандартизация – установете стандартни работни часове (определете конкретни времена, когато отговаряте на имейли),
• самодисциплина – направете навик от следването на горепосочените 4 стъпки.

3. Scrum

Имате ли дъска и цветна хартия под ръка? Запознайте се с Scrum, метод за управление на времето за организиране на работа, често използван от стартиращи компании и разработчици. Scrum е метод, при който проектите и задачите се записват на листчета хартия и се прикрепят към колони на дъската. Колоните обозначават последователни елементи от процеса (например “планирано”, “в процес”, “тестирано”, “спешно за завършване”, “готово”).

В първата колона създавате опашка от приоритизирани задачи. След това, до всяка задача, записвате колко часа се очаква за тях (използвайки различни цветове на картите, можете да ги разделите на категории). Картите след това се прикрепят отляво надясно, докато работата напредва към секцията “готово”.

Scrum ви позволява да проследявате напредъка на проекта, да разпознавате нови предизвикателства, да следите сроковете и да наблюдавате колко задачи остават. Това е много практично както за организиране на времето, така и за работа с клиента.

4. Квадратна система

Методът на квадратната система се основава на приоритизиране на зададените задачи. Според тази техника лист хартия се разделя на четири равни квадрата. Всеки квадрат съответства на четири категории задачи:

• спешни задачи – важни (1) и неважни (2) – се записват в горните квадранти,
• не-спешни задачи – важни (3) и неважни (4) – се поставят в долните квадранти.

Спешните и не-спешните задачи са тези, които трябва да се погрижат възможно най-скоро, но без да се спазва конкретна дата (например, правене на телефонно обаждане). Спешните и важни задачи са срокове, които трябва да бъдат бързо изпълнени (например, плащане на абонаментна такса).

Благодарение на тази система знаем кои задачи да изпълним първо и кои могат да изчакат. Това е перфектно допълнение към списъка с дейности, планирани за изпълнение всеки ден. Тази комбинация позволява още по-ефективно управление на времето.

5. 80/20

Друга техника е да завършвате задачите според Принципа на Парето (или 80/20). Почти век назад Вилфредо Парето наблюдава, че 80% от стоките са в ръцете на само 20% от населението. Скоро беше открито, че тези пропорции важат в различни области на живота. Примери: 80% от приходите се генерират от 20% от клиентите, 20% от услугите на компаниите генерират 80% от приходите, 80% от времето носим 20% от дрехите, които имаме в гардероба си и т.н.

Според този метод, извършването на 20% от задачите е достатъчно, за да постигнете 80% от резултатите. Трикът е да разберете кои точно са тези задачи и да “пресявате пшеницата от плявата”. Разбира се, този принцип не е безупречен – съотношенията могат да варират 90/10, 70/30, 97/3 и т.н.

Принципът на Парето е метод за управление на времето, който ви помага да се фокусирате върху ключовите въпроси, като спазвате своята програма и избягвате да се разсейвате.

6. Минута или две

Последната и най-проста техника е правилото на 2-те минути на Дейвид Алън. То е чудесно за работа и ежедневни задачи. Според този принцип, ако едно действие отнема не повече от 2 минути за изпълнение, то трябва да бъде направено веднага. Ако го отложите, то може да се превърне в огромно бреме в бъдеще. Този метод е най-лесният за прилагане от всички, но предоставя най-добрите резултати за кратко време.

Освен това, той увеличава нивото на удовлетворение. Изпълнението на няколко задачи в един ден, дори и малки, е удовлетворяващо и подсилва завършването на последователните.

Освен това, ето две практични насоки, които си струва да следвате:

• Не чакайте за по-голямо количество свободно време – отлагането на всичко обикновено не е най-добрата идея; по време на празниците искаме да почиваме, а понякога се появяват непредвидени ситуации,
• Планирайте само 60% от времето – често надценяваме способностите си; при планиране на списък с задачи посочете приоритетите, опитайте се да предвидите непредвидени събития и изключете времепоглъщачите.

Възползвайте се от инструменти за управление на работа и задачи

Освен използването на техники за управление на времето, също така е добра идея да се възползвате от всички инструменти за управление на работа, създадени за оптимизиране на нашите ежедневни процеси.

Google Docs

Това е безплатен инструмент на Google за създаване, споделяне и редактиране на файлове (текстови файлове, таблици, презентации, формуляри), както офлайн, така и онлайн. Работи на вашия телефон, таблет или компютър. Освен това, инструментът е съвместим с Word файлове – така че не е нужно да купувате софтуер – и е интегриран с Google Drive (15 GB).

Office Online

Безплатната версия на Microsoft Office е продължение на мощен онлайн инструмент за управление, който ви позволява да създавате, запазвате и споделяте документи, електронни таблици, презентации и тетрадки. Office Online включва Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), пощенска кутия Outlook.com, календар и контакти.

Dropbox

Dropbox е сигурна система за споделяне и съхранение на файлове, архивиране и синхронизиране на файлове между компютри. Позволява ви да качвате, преглеждате и изтегляте данни както чрез обикновен браузър, така и чрез специализирано приложение, инсталирано на вашия компютър.

ColorNote

Простото Android приложение – ColorNote ви позволява бързо и лесно да редактирате бележки, напомняния, имейли, съобщения, списъци за пазаруване и задачи. Това приложение ви позволява да организирате бележките си по цветове, да заключвате пароли и да създавате резервни копия.

Приложения за управление на времето

В суетата на съвременния живот може да бъде изключително трудно да се справите с всичко, което трябва да завършите. Ефективно приложение за проследяване на времето не само ще ви помогне да поемете по-голям контрол над деня си, но и ще направи екипа ви по-продуктивен и ще подобри отговорността му.

А какви са вашите начини за успешно управление на времето? Знаете ли за други интересни съвети, правила или приложения за управление на времето? Не се колебайте да разгледате и споделите коментари.