Ключови функции на контрола

Какво е контролинг?

С цел да се разбере същността на контрола, този инструмент може да бъде определен като приемането от сътрудничещите клетки на предприятието на единен метод на мислене и действие, което значително улеснява ефективното управление на цялата организация, допълнително подобрявайки рационалното вземане на ключови решения от управлението. Така контролингът е основна система, която е отговорна за подпомагането на управлението на компанията като цяло.

Многомерният контрол става възможен чрез интегрирането на вътрешните механизми на организацията с най-новите технологии, които улесняват събирането, събиране и обработка на ключови данни. Освен това контролингът изгражда благоприятни условия за приемането на малко по-широка перспектива, фокусирайки се върху напредничавия анализ на дейностите, които в крайна сметка, с използването на подходящите ресурси на компанията, ще я доближат до постигането на желаните цели.

Контролингът включва четири функции – планиране, контрол, управление и координация. Поради тяхната диференциация, стремежът към развитието на всяка от тези области предоставя възможност за въвеждане на комплексни бизнес дейности, които увеличават осведомеността за потенциалните възможности и рискове при предприемането на индивидуални дейности.

Функции на контролинга

• Планиране – една от основните задачи на контролинга е да зададе конкретни цели за компанията, което е тясно свързано с функцията на планиране сама по себе си, както в краткосрочен, така и в дългосрочен план. Зададените цели често приемат формата на KPI, което улеснява проверката на степента на тяхното изпълнение на по-късни етапи. В резултат на това става възможно да се създаде визия за развитието на компанията, която е ясна за всички служители. В същото време, освен че ясно определя желаните резултати, функцията на планиране е отговорна и за определянето на средствата и времевия график, необходими за тяхното постигане.
• Контролинг – представлява най-очевидната от всички функции на контролинга. На този етап най-важният елемент е да се направи надеждно сравнение на автентичните резултати на компанията с вече разработения план. Такъв контрол на реализирането на установените цели създава основа за провеждане на многомерен анализ на отклоненията, за да се открие генезисът на тяхното възникване. Следващата стъпка е да се направят необходимите корекции, така че компанията да може да максимизира ефективността на своите операции в бъдеще.
• Контрол – основните дейности в тази област се въртят около вземането на важни решения, свързани с коригиране на предварително установени предположения или цели, като например преизчисляване на първоначалните разходи или актуализиране на приетите бюджети. Тези дейности са предназначени да помогнат на компанията да достигне желаната си позиция в бизнес света възможно най-скоро. В същото време същността на контрола все още е свързана с по-нататъшно наблюдение на действителното състояние, фокусирайки се върху изпълнението на най-критичните задачи, въпреки регистрираните отклонения.
• Координация – тази функция е отговорна за увеличаване на ефективността на цялостната управленска система, довеждайки я до състояние, в което ползите от координацията надвишават разходите за нейното прилагане. Осигуряването на координация на дейностите увеличава комфорта и ефективността на работата, осигурявайки на отделните единици правилната степен на синхронизация и постигане на собствените им цели в съответствие с общите интереси на компанията.

Контролинг – примери

INCO Group

Компанията се характеризира с разнообразни дейности, свързани с производството на битова химия, медицински продукти, козметика, пластмасова опаковка или дори издателска дейност и търговия с недвижими имоти. Всяка година се наблюдава значително увеличение на износа на стоки за Европейския съюз и източноевропейските страни. Въпреки това, с увеличаването на обхвата си, компанията се сблъска с проблема за ефективното отчитане на такъв обширен бюджет. Оказа се, че е необходимо да се въведе специализирана информационна система, която да позволи оптимално управление на такъв голям пакет данни.

Затова INCO Group реши да инвестира в специализиран инструмент за контролинг – системата Eureca, която, базирана на технологията на хранилището на данни, направи възможно създаването на многомерен бюджет. Чрез въвеждане на подобрения в контрола, компанията успя да постави под контрол първоначално прекалено сложния бюджет, като обърна внимание на поетапното планиране на разходите на отделите и прякото производство. Допълнителна полза стана и възможността за въвеждане на планове, месечни прогнози за продажби или оптимизиране на фиксираните и променливите разходи.

Внедряването на решения за контрол е оптимизирало необходимия процес на планиране, който преди това, с толкова разнообразни бизнес области, беше изключително сложен. В същото време разработената база данни е интегрирана с полевата система, така че служителите, изпълняващи задължения на всички нива на организацията, да имат незабавен достъп до ключова информация.

Infinite

Infinite е една от най-бързо развиващите се компании, предоставящи ИТ решения на разнообразни бизнеси както в Европа, така и извън района на MENA. Спецификата на индустрията и експоненциалното разширяване на обхвата й накараха марката да вярва, че е необходимо да включи в дейността си комплексно решение, което да улесни консолидирането и отчитането на резултатите, което в същото време да отговаря на все по-нарастващото търсене на информация в областта на контрола.

Въпреки че марката вече имаше контролинг, базиран на Excel, динамиката на задачите изискваше въвеждането на инструмент, който да позволи по-бърза работа по повече параметри. Затова Infinite реши да внедри по-мощната система Eureca, осигурявайки възможност за гъвкаво развитие на цялата система за отчитане и ефективен анализ дори на особено разнообразни данни.

LS Airport Services

LS Airport Services е описана като една от най-големите т.нар. “обработващи” компании в Полша, в момента обслужваща повече от 50 авиопревозвачи от цял свят. С течение на времето управлението на такава процъфтяваща марка реши да внедри инструмент за подпомагане на важен управленски контрол. Основният мотивиращ фактор стана перспективата за премахване на ограниченията, които пречат на по-нататъшното развитие на компанията, произтичащи от времето, необходимо за създаването на необходимите отчети.

Търсейки комплексен инструмент, който да помогне за оптимизиране на областите на интеграция на данни, бюджетиране, планиране, отчитане, анализ и прогнозиране, компанията реши да внедри системата Eureca през 2020 година.

С въвеждането на по-напреднал инструмент за контролинг стана възможно автоматизирането на процесите на бюджетиране, анализ или отчитане, водещо до увеличаване на общата стойност на контрола в цялата компания. Освен това осведомеността за реалното въздействие върху разходите сред мениджърите също беше укрепена, повишавайки тяхното участие в текущата бизнес ситуация.

Функции на контролинга – резюме

Правилно внедреният контролинг, допълнително подкрепен от съвременни инструменти и ИТ системи, увеличава ефективността на цялостната работа на компанията, позволявайки прецизно определяне на реалистични бизнес цели. Независимо от спецификата на индустрията, в която индивидуалните компании ежедневно оперират, разумното използване на потенциала на контрола, дори в краткосрочен план, може да ускори процеса на събиране, обработка, анализ и интерпретиране на данни, ключови за по-нататъшното бизнес развитие.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.