Какво е съгласуване на фактури?

Съгласуването на фактури е процес, който се състои в сравняването на данните от фактурите с данните от банковите извлечения. Това е много важна задача за всички компании. Съгласуването на фактурите се отнася както за фактури за закупени стоки и услуги, така и за фактури, издадени на клиенти. Благодарение на тази операция можете да проверите дали закъснявате с плащанията си за бизнес-свързани покупки. Това ще ви позволи да контролирате вземанията си по-добре. Прочетете статията, за да разберете защо съгласуването на фактури не трябва да бъде пренебрегвано.

Съгласуване на фактури – съдържание на статията:

1. Как да съгласувате входящите фактури?
2. Какви са ползите от съгласуването на входящите фактури?
3. Как да съгласувате изходящите фактури?
4. Какви са ползите от съгласуването на изходящите фактури?
5. Възможно ли е да се съгласуват фактури ръчно?
6. Как да подобрите процеса на съгласуване на фактури?

Как да съгласувате входящите фактури?

Всеки път, когато закупите стоки, получавате фактура. По същия начин и услугите – те също се уреждат с фактури. Ако вашата компания току-що се е появила на пазара, има риск не всички партньори да са готови да продават своите продукти или услуги на база отложено плащане. В такъв сценарий ще трябва да уредите плащанията си в брой. Този метод на плащане означава, че няма да е необходимо да съгласувате входящите фактури. В случай на фактури в брой, винаги можете да бъдете спокойни, че те са уредени.

След известно време, когато вашата компания стане по-известна на изпълнителите, все повече компании ще бъдат готови да продават своите продукти на вас на база отложено плащане. Това е изгодно, защото при закупуване на продукти не е необходимо да инвестирате средствата си на момента. Единствената ви задача е да следите сроковете за плащане. Съгласуването на фактури помага в това важно начинание. Как да съгласувате фактури?

Всичко, което трябва да направите, е да сравните входящите фактури, а именно тези, които сте получили от други компании, с вашия банков акаунт. За да ускорите процеса, можете да решите да филтрирате входящите фактури. След тази операция ще получите пълния списък на транзакциите с всички детайли относно плащанията, направени за стоки и услуги. С такъв списък в ръка, ще трябва да сравните сумите на фактурите с тези в банковите извлечения. Проверете дали всички прехвърлени пари са достигнали до правилния получател, като сравните детайлите на издателя на фактурата с детайлите на получателя на фактурата. Ако тези детайли съвпадат и всичко е правилно, можете да отметнете фактурата като платена.

Какви са ползите от съгласуването на входящите фактури?

Защо съгласуването на входящите фактури във вашата компания е толкова важно? Тази операция ви помага да запазите контрол над всички дати и срокове за плащане. Ако след съгласуването все още имате фактури, но няма съвпадащи преводи, това означава само едно – не сте платили тези фактури. В тази ситуация трябва да проверите дали срокът за плащане е изтекъл. Ако някои от преводите не са извършени, проверете акаунта си в секцията за неплатени поръчки, те може да чакат реализация, в този случай няма от какво да се притеснявате. Въпреки това, ако срокът за плащане е изтекъл и фактурата не е платена, е по-добре да уредите всички неплатени плащания възможно най-скоро.

Плащания, направени след срока, могат да имат негативни последици за вашия бизнес. Какви последици? Издателят на фактурата, която не е била платена навреме, може да ви начисли лихва за отлагане на плащането. Закъснялото плащане може да доведе до загуба на отстъпки и намаления. Проблемите с плащанията влияят на имиджа на вашата компания, защото никой не обича да си сътрудничи с организации, които често закъсняват с плащанията. Съгласуването на фактури ви помага да избегнете такива проблеми, с този процес ще можете да изпълнявате задълженията си навреме.

Как да съгласувате изходящите фактури?

Изходящите фактури са фактури, изпратени от вашия бизнес на вашите клиенти, когато вашият продукт е бил продаден или вашата услуга е била предоставена. Съгласуването на изходящите фактури ще ви помогне да следите всички ваши задължения. Благодарение на тази операция ще знаете точно, кой ви е платил и кой закъснява с плащането. Как всъщност се извършва съгласуването на изходящите фактури?

Детайлите от банковите извлечения трябва да бъдат съпоставени с всички издадени изходящи фактури. За да ускорите процеса, можете да решите да филтрирате изходящите фактури. След тази операция ще получите пълния списък на плащанията по акаунта. В следващата стъпка трябва да сравните всички числа от банковото извлечение с изходящите фактури. Проверете внимателно дали детайлите на лицето или детайлите на компанията, която е платила фактурата, съвпадат с детайлите на купувача на изходящата фактура.

Специално внимание е необходимо по време на съгласуването на фактури, особено ако е имало няколко фактури с еднаква сума за плащане, но за различни клиенти. Липсата на точност по време на съгласуването може да доведе до съпоставяне на фактурата с грешен клиент. За да избегнете такива грешки, проверете всички заглавия на преводите. Дотолкова, доколкото знаете за какъв продукт или услуга е направено плащането, трябва да е лесно да съпоставите превода с правилната изходяща фактура. Но защо съгласуването на фактури е толкова важно?

Какви са ползите от съгласуването на изходящите фактури?

Съгласуването на изходящите фактури ви дава представа за текущото финансово състояние на компанията. Благодарение на съгласуването знаете кои фактури, издадени от вас, вече са платени и какъв доход можете да очаквате в акаунта си в близко бъдеще. Операцията по съгласуване ще ви помогне да забележите всички клиенти, които закъсняват с плащанията за вашите продукти или услуги. С точната информация можете да решите да предприемете действия в тази област и да принудите длъжниците си да уредят вашите искове. Не се колебайте да изпращате на клиентите си нежни напомняния за плащането им, всяко забавяне в това може да доведе до проблеми с възстановяването на вашите вземания. Не пренебрегвайте съгласуването на изходящите фактури.

Възможно ли е да се съгласуват фактури ръчно?

Ако не издавате много фактури, процесът на съгласуване няма да отнеме много от времето ви. По същия начин, ако не сте издали много фактури за разходи, проверката на входящите фактури не би трябвало да е трудна. С малко количество документи всичкото съгласуване на фактури може да бъде направено ръчно. Удобно е да създадете списък на всички входящи фактури, където можете да отметнете всички вече платени и да видите останалите, които все още чакат да бъдат уредени. Трябва да създадете същия тип списък за всички изходящи фактури. В този списък отбелязвате всички фактури, платени от вашите клиенти, за да видите тези, които закъсняват с плащането.

Докато съгласувате фактури, за да ускорите процеса, е разумно да използвате добре подготвена електронна таблица. Струва си да подредите всички фактури в хронологичен ред.

Опитайте да маркирате всички входящи платени фактури веднага след получаване на превода по акаунта ви. Ръчното съгласуване на фактури може да не е най-добрият вариант за тези, които имат много фактури. Какво да направите, за да улесните операцията по съгласуване на фактури, когато има много повече документи за проверка? Как да се справите със съгласуването, което не може да бъде направено ръчно?

Как да подобрите процеса на съгласуване на фактури?

За да улесните процеса на съгласуване на фактури, който не може да бъде направен ръчно, е полезно да използвате специален софтуер. Посветеното приложение ще ви помогне да намерите всички несъответствия между изходящите фактури и преводите по вашия акаунт. С приложението можете лесно да определите дали вашият клиент е платил фактурата изцяло, частично или закъснява с плащането. Компютърният софтуер ви позволява бързо да намерите всички фактури с изтекли срокове, което може да ви позволи да съберете дългове, ако е необходимо. Никога няма да пропуснете датата на плащане за закупените стоки и услуги. Приложението ще ви помогне да спестите много време, което може да бъде използвано в други области на вашата дейност.

Прочетете също: Какво е дисконтиране на фактури?

Благодарение на автоматизациите, вашият бизнес може да намали разходите за фактуриране с 29%. Проверете нашето безплатно приложение за фактуриране и софтуер за фактуриране.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на усърдните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.