Какво е HRIS? Основна информация

Какво е HRIS? Новите технологии все повече се използват на всички организационни нива на бизнеса. Те подпомагат внедряването и правилното функциониране на процесите, като по този начин подобряват бизнес ефективността. Установените стандарти се развиват с променящата се среда и условия, поддържайки високо ниво на конкурентоспособност на динамичния пазар. Това се отнася и за управлението на човешките ресурси и HR системите, които подкрепят политиките за персонал. Една от тези системи е HRIS, която се използва за контрол на изпълнението на HR плановете и цели и за подпомагане на работата на HR отдела. Прочетете нататък.

Какво е HRIS? – съдържание:

1. Какво е HRIS?
2. Два стълба на HRIS
3. Функции на HRIS
4. Резюме

Какво е HRIS

HRIS (Система за информация за човешките ресурси) е инструмент, който събира и обработва информация за служителите и процедурите за персонал. Това е инструмент, който позволява управление, контрол и анализ. Системата организира персоналните задачи и процеси и поддържа записи и файлове, които позволяват генерирането на различни видове отчети.

Информацията се предава по два начина, от организацията към служителите и обратно. Системата значително намалява бюрокрацията, като елиминира ръчните и основани на хартия HR процеси. HRIS има функции за подпомагане на наемането и придобиването на ценни служители, управление на заплатите и времеви записи (кратки отсъствия, отпуски, командировки).

Два стълба на HRIS

HRIS се основава на два основни елемента, които формират стълба и основата на управлението на човешките ресурси в организацията, осигурявайки по-добра обща ефективност. Това са: организационна структура и управление на данните за служителите.

По отношение на организационната структура, HRIS включва роли, функции и йерархия на отчетността. Системата определя отговорностите и осигурява функционалност и оперативна последователност. Най-ценният ресурс на всяка организация е човешкият капитал.

С автоматизирани процеси, които подпомагат ефективното наемане, подбор и адаптация, е възможно да се привлекат професионални и квалифицирани кадри. Назначаването на служители на правилните позиции и в правилната структура позволява постигането на планираните стратегически цели.

Вторият елемент на системата HRIS е управлението на данните за служителите. На това ниво HRIS е подобен на CRM система, която се занимава с управлението на отношенията с клиентите. В този случай обаче става въпрос за отношенията между работодателя и служителя.

HRIS е вид база знания за служителите, събираща цялата необходима информация по отношение на чувствителни данни като лични данни, домашен адрес, дата на наемане, трудова история, заплата, награди и наложени наказания. Събраната информация е отправна точка за професионалното развитие на индивидуалните служители и планирането на кариерния им път.

Тя помага за съответствието на обучението с реалните нужди, подобрявайки по този начин представянето. Освен това автоматизацията на процесите позволява стандартизация на документацията, отчетността и използването на функции за самообслужване от служителите.

Функции на HRIS

HRIS се състои от двата споменати по-рано стълба. Въпреки това, в рамките на всеки от тях можем да използваме различни функции и инструменти. Оптималният избор на функции зависи от размера на организацията и нейните HR нужди. При избора на система има два ключови фактора, които трябва да се вземат предвид:

• Всички аспекти на управлението на човешките ресурси трябва да бъдат отразени в избраната система. Необходимо е да има цялостно и допълващо решение за наемане, въвеждане на служители, обучение, развитие и достъп до HR информация.
• Системата трябва да осигури последователност между HR и финансовите отдели. Комбинирането на HR и финансовите модули значително намалява разходите за труд. То предоставя ясна представа за постигнатото представяне във връзка със заплатите. Функционирането и използването на системата ще бъде по-лесно, ако споменатите модули са свързани на една платформа и базирани на една технология.

Резюме

Технологичният напредък и развитието на дигитализацията оказаха огромно влияние върху съвременните организации. Новите ИТ решения са насочени към оптимизиране на бизнес операциите и постигане на стратегически цели. Автоматизацията на процесите по управление на човешките ресурси променя начина, по който хората работят, намалява разходите и улеснява контрола.

Това носи много ползи, но също така идва с рискове по отношение на междуличностните отношения, особено дехуманизацията на работното място. Работата само на базата на компютризирана система може да доведе до субективно третиране на служителите, без да им се дава възможност да изразят чувствата си, което от своя страна може да предизвика стресови ситуации. Затова е толкова важно да се внедри правилно системата HRIS, като се вземе предвид етапът на адаптация и се убеди служителите в ползите от автоматизацията на работата.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата активна общност на Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.