Как да реализираме стратегия за управление на знанията в малките и средни предприятия? 5 полезни съвета

Какво е знание?

В контекста на предприемачеството, знанието може да бъде определено като идеи, концепции или наблюдения, които се използват за предприемане на действия с цел печалба.

Връзката между данни, информация и знание

Данните сами по себе си са просто факт, който няма значение без интерпретация. Само след като бъдат обработени и организирани, те стават информация, която отговаря на въпросите: Кой? Какво? Къде? Кога? От своя страна, обяснението и разбирането на информацията, която получаваме, ни дава знанието, от което се нуждаем, за да вземем решения.

Знанието е безценно част от бизнес стратегията на компанията, тъй като може да създаде конкурентно предимство. Важно е да се идентифицират слабостите и пропуските в знанието.

Какво е управление на знанието?

Независимо какво правите, добра идея е да имате план за действие. Управлението на бизнес не е по-различно. Стратегията ви позволява да реализирате мисията и целите на вашата компания, като уточнява посоката и типа действия, които трябва да предприемете. Ефективното управление на знанието в организацията улеснява улавянето, споделянето и използването на знанието.

Кодиране и персонализация

Някои от най-често използваните стратегии в практиката са кодиране и персонализация. Освен това, те са свързани с концепциите за формално (експлицитно) и тактично (имплицитно) знание.

Стратегията за кодиране се основава на формално знание, съхранявано в корпоративна документация – технически спецификации, учебни материали, отчети, анализи и др. Тази форма значително улеснява прехвърлянето на знание на нови и съществуващи служители.

Стратегията за персонализация, от друга страна, се основава на междуличностен контакт между служителите и обмен на опит между тях. В този случай, споделянето на т.нар. тактично знание се извършва по време на екипни срещи, разговори, дискусии и др.

Управление на знанието в МСП

Управлението на бизнес е изискваща задача поради високата динамика на промените и необходимостта от постоянно развитие. Това може да бъде особено предизвикателно за малки и средни предприятия, чиито обхват и ресурси са значително ограничени.

Приносът на сектора на МСП за икономическия растеж е значителен. Малките и средни предприятия често са източник на иновационни решения и разнообразяват пазара. Те имат опростена организационна структура и обикновено предлагат нишови продукти и услуги.

Капиталът, използван за развитие на бизнеса, обикновено идва от спестяванията на собствениците, банкови заеми или понякога от частни инвеститори, като бизнес ангели. Те наемат относително малък брой хора (малки компании – не повече от 50 служители, средни компании – между 50 и 250 служители), така че могат да поддържат близки отношения с управлението и да се идентифицират с целите на компанията.

Авторитетът е централизирано – повечето решения се вземат единствено на базата на мнението и опита на собственика. Наблюдаването на всички области на бизнеса по този начин носи рискове – бъдещето на бизнеса зависи от компетентността на собственика, някои области на управлението могат да работят неефективно, а интелектуалният потенциал на служителите може да остане незабелязан.

Ползите от внедряването на стратегия за управление на знанието

Правенето на промени изисква време и усилия. Прилагането на стратегия за управление на знанието зависи много от отношението на управлението и служителите. Въпреки това, то е необходимо за развитието и растежа на потенциала на вашата компания. Как можете да се възползвате от направата на някои промени в стила си на управление?

• Повишена ефективност – последователна и организирана управленска система позволява на служителите лесно да получават информация, подобрявайки качеството на тяхната работа,
• По-добра колаборация и комуникация – използването на информационни системи и различни канали за комуникация гарантира по-голяма прозрачност и изграждане на положителни отношения в екипа,
• Ефективен процес на вземане на решения – достъпът до знанието и опита на служителите помага да се получи обективната перспектива, необходима за предприемане на действия в съответствие с целите на компанията,
• Разпознаване на пропуски и недостатъци – докато завършвате и документирате събраните знания, можете да идентифицирате допълнителни възможности за подобряване на бизнес процесите, сигурност – чрез съхраняване на данни на сървъри или в документи, намалявате риска данните да напуснат вашата организация.

Фактори за успех при внедряване на управление на знанието в организация

Ако не знаете какви са факторите за успех, прочетете тази статия. Отново, има няколко организационни характеристики, които могат значително да улеснят въвеждането на положителни промени в стратегическото управление на знанието. Те включват:

• Готовност за непрекъснато подобряване и учене,
• Готовност за предаване на знание на другите, ангажираност на служителите,
• Адаптиране на организационната структура и техническите средства,
• Подчертаване на стойността на знанието и ползите от неговото използване.

Препятствия за внедряване на стратегии за управление на знанието в МСП

Промяната на навиците изисква време и усилия, тъй като има няколко пречки по пътя. Познаването предварително на ограниченията, които могат да възникнат по време на този процес, ще улесни справянето с тях. Ето някои възможни проблеми, които ще изискват вашето внимание:

• Неохотни служители – висшите ръководители може да се страхуват от изтичане на информация, която би навредила на позицията на компанията, докато другите служители може да се страхуват от загуба на определено място в йерархията,
• Липса на ангажираност – често произтича от или е свързана с горепосочената причина. Може да се отнася до служителите и самите собственици, които ще се фокусират повече върху други дейности,
• Липса на време и ресурси за фокусиране върху управлението на знанието,
• Недоверие към съветниците – критиката от страна на външен човек може да бъде възприета като атака, а не като опит за помощ и предизвикване на промяна.

Как да внедрите стратегия за управление на знанието в компанията си?

Всъщност, внедряването на система за управление на знанието може да бъде предизвикателство за собствениците на бизнес. Липсата на информация и неопитността могат да бъдат плашещи в началото. Въпреки това, добавената стойност, която можете да получите, си заслужава. Запомнянето на следните съвети ще улесни успешно завършване на процеса:

• Оценете текущата си ситуация – проучете ефективността на съществуващата система, като обърнете внимание на процедурите, персонала, технологията и организационната структура. Откритията на нередности ще ви позволят да определите какво си струва да подобрите,
• Уточнете целите си – след като идентифицирате слабостите на организацията, задайте дългосрочни и краткосрочни цели, за да знаете какво целите и да можете да следите напредъка си,
• Подгответе се за промените – адаптацията на новата стратегия включва цялото предприятие. Тези промени също оказват влияние върху служителите на компанията, които са ценен актив,
• Предприемете действия – последният и най-предизвикателен етап е внедряването на системата за управление на знанието в ежедневната практика. Това изисква не само много пари, но и проактивно отношение от страна на собствениците и служителите.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на активните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.