Компания без офис. Как да работите дистанционно и да управлявате екипа си ефективно

Замисляли ли сте се някога как да работите дистанционно? Не всяка компания трябва да има офис, дори и да има служители. Дистанционната работа е все по-популярно решение. Тази форма на заетост има своите предимства и недостатъци, както за служителите, така и за работодателя. Обмисляте ли го? Проверете какво да запомните и на какво да обърнете внимание, когато решавате да управлявате компания с няколко души без офис.

Как да работите дистанционно – съдържание:

1. Компания без регистриран офис? Правни въпроси
2. Наемете правилните хора
3. Осигурете добра комуникация
4. Определете припокриващи се часове
5. Картографирайте проектите

Наемането на дистанционни работници елиминира разходите за наем на помещения, включително комунални такси или наемане на почистваща компания. Спестените пари могат да бъдат изразходвани за развитие на компанията или заплати. Избирайки тази форма на сътрудничество, предприемачът може също да си позволи да наема специалисти от всяка точка на света, без да бъде ограничен до конкретен град и без необходимостта да ги привежда в компанията.

Компания без регистриран офис? Правни въпроси

Всяка компания трябва да има регистриран офис – адресът, на който компанията ще продава, произвежда или предоставя услуги, трябва да бъде предоставен на властите. Ако предприемачът не иска да наема офис, той може да даде своя адрес на местоживеене като основно място на работа.

Също така е добре да знаете, че дистанционната работа, известна също като електронна работа или телеработа, е форма на заетост, регулирана в трудовото законодателство. Според Кодекса на труда (Раздел II Трудови отношения, Глава II б – наемане на служители под формата на телеработа) такава работа:

1. Може да се извършва редовно извън работното място, използвайки електронни средства за комуникация в смисъла на разпоредбите за предоставяне на електронни услуги (телеработа).
2. Телеработникът е служител, който извършва работа при условията, посочени в § 1 и комуникира резултатите от работата на работодателя, по-специално чрез електронна комуникация.

Така че, накратко, телеработата е свързана с предоставяне на работа извън работното място и изпращане на резултатите на работодателя, например, по имейл.

Наемането на служители под формата на телеработа може да се извършва както на базата на трудов договор, така и на граждански договор, т.е. договор за конкретна работа, комисионен или агентски договор.

Наемете правилните хора

Дистанционната работа не е за всеки. Освен необходимите знания, дистанционният работник трябва да може да управлява собственото си време и да бъде независим. Търсете хора, които не се нуждаят от управление. Комуникационните умения и ясното формулиране на мисли и инструкции също са важни, тъй като дистанционната комуникация има своите ограничения.

Помнете, че дори и да сте в контакт помежду си само от време на време, стои си да търсите хора, с които този контакт ще бъде удоволствие. Работата с изключително талантлив, но труден за сътрудничество специалист също може да се окаже неуспех. Разбира се, не става въпрос за фокусиране върху характера на служителите вместо върху тяхната компетентност. Въпреки това, търсете компромис. “90% от културата на компанията се създава от хората, които наемате,” смята Шон Бърнс, бизнес ангел и главен изпълнителен директор на Flurry.

Осигурете добра комуникация

Голямо препятствие в дистанционната работа – особено в началото – може да бъде липсата на контрол върху служителите. Обсъждането на текущите задачи и контролирането на тяхната работа чрез интернет е по-трудно, дори и с различни технологични решения.

Трябва да се уверите, че вашите служители знаят точно какво очаквате от тях, какво се очаква да правят и какво се случва в момента. Всеки трябва да знае своята роля в екипа и на кого може да се обърне, ако има проблем. Обратната връзка е също толкова важна. Освен делегирането на задачи, добрите лидери също знаят как да слушат, да задават въпроси и да предоставят насоки. Добра идея е да въведете в компанията кратки, редовни срещи с служителите, например, чрез Skype или Google Hangouts. По време на които екипът ще може да говори за това, по което работят, какво все още трябва да се направи и дали има някакви проблеми.

Освен това, провеждайте неформални срещи от време на време. Дистанционната работа също затруднява изграждането и поддържането на отношения с колегите, а това може да повлияе на морала на екипа. Насърчавайте добрите отношения със служителите и им осигурете място, където могат да говорят помежду си, не само за работни въпроси. Това ще им улесни да се опознаят и да станат приятели. Ако смятате, че такава видеоконференция няма да сработи, опитайте да създадете тематичен канал в Slack, групов чат в Skype или дори група във Facebook.

Определете припокриващи се часове

Дистанционната работа е свързана с гъвкави работни часове. Някои служители предпочитат да работят сутрин, а други вечер, благодарение на което са по-ефективни. Въпреки това, такава организация може да затрудни работата на целия екип – по-трудно е да се работи, когато отговорите на имейли и други съобщения идват с няколко часа закъснение. Освен това, ако работите сами, когато искате, всъщност винаги ще работите. А това означава, че ще бъдете на разположение за обаждания от понеделник до неделя, както в седем сутринта, така и в десет вечерта.

Така че помислете дали да наложите две до три часа на ден или седмица за себе си и вашите служители, през които всички трябва да бъдат онлайн.

Картографирайте проектите

Много по-лесно е да се седне на работа или да се следи напредъкът на екипа, когато знаете точно какво трябва да се направи. Когато работите дистанционно, добра идея е да планирате и разделите всички важни проекти на дъска или времева линия.

Метод, често използван от стартиращи компании и разработчици за организиране на работа, е Scrum. Scrum е метод, при който проектите и задачите се записват на листчета, а след това се прикрепят към съответните колони на дъската – колоните представляват последователни елементи от процеса (например “планирано”, “в процес”, “тестове”, “спешно за завършване”, “готово”). В първата колона се формира опашка от задачи, които са приоритизирани и колко часа се очакват за тях (с помощта на различни цветове на картите можете да ги разделите на категории). След това картите се поставят една по една отляво надясно, докато работата напредва към секцията “готово”.

Благодарение на това можете да следите развитието на проекта в реално време, да оцените какви са най-големите проблеми. Работата ли върви по график и колко задачи все още трябва да бъдат завършени? Това улеснява контрола на работата на екипа – дистанционните работници обикновено се отчитат за постигнатите резултати, а не за времето, прекарано пред компютъра.

Може би сте проектен мениджър? Ако е така, не забравяйте да прочетете нашата статия за предизвикателствата, свързани с дистанционната работа и как да ги преодолеете.

Какво мислите за дистанционната работа – струва ли си или е по-добре да работите в офис? Споделете мнението си и ни тагнете в Twitter!