Предварително настаняване – определение, обосновка и 4 най-добри практики

Предварително наемане – какво включва?

Предварителното наемане е процесът на подготовка на служител за започване на работа в компания. Обикновено започва след подписването на договора, а целта му е да минимизира стреса на служителя преди да дойде на новото място и да увеличи шанса за успешна и дългосрочна сътрудничество. И HR служителите, и мениджърите по наемане, т.е. бъдещите ръководители на новия човек, могат да бъдат отговорни за неговото изпълнение. В зависимост от конкретната компания, предварителното наемане може да включва и други елементи, но най-често споменаваните включват:

• Поддържане на контакт, за да се уверите, че формалните процеси протичат добре.
• Представяне на конкретни отговорности преди началото на работа (и обсъждане на тях).
• Изпращане на работни регламенти и други документи, които ще ви позволят да се запознаете с компанията възможно най-добре.
• Обсъждане на корпоративната култура.

Предварително наемане срещу наемане – каква е разликата?

На много хора може да им се струва, че предварителното наемане и наемането означават същите процеси, но разликата между двете е значителна, особено по отношение на това, какво очаква служителят от двата периода. Първо, предварителното наемане се отнася до очакването за започване на работа, докато наемането включва всичко, което се случва от първия работен ден до периода на въвеждане (който, в зависимост от компанията, може да продължи от няколко дни до седмици). Така, първият процес е насочен към грижата за новонаетия служител (да се уверите, че се чувства комфортно), докато вторият се фокусира върху осигуряването на новите служители бързо и ефективно да събират информация за своята работа, задачи, процедури и политики на компанията.

Дейности по предварително наемане – най-добри практики

Какво трябва да направите, за да се погрижите най-добре за своя служител преди да дойде в компанията ви? По-долу изброяваме някои практики, които си струва да се внедрят във всяка компания, независимо от индустрията или размера на екипа.

1. Поканете в офиса за подписване на договора

Когато е възможно, си струва да насърчите служителя да дойде в офиса преди официалния “първи работен ден” и да разговаря на живо с HR хора или да има възможност да се запознае с други служители. Предлог за такова посещение може да бъде, например, необходимостта от подписване на договор или попълване на други необходими документи. Това е шанс да се срещнете в по-неформална обстановка, отколкото в случая на интервю за работа или телефонен контакт.

2. Поддържайте постоянен контакт

Много често между приемането на оферта и пристигането на новия човек на работа минават няколко седмици или дори месеци (в зависимост от приложимия срок за предизвестие). Поддържането на постоянен контакт с новия служител през това време е най-добрият начин да се осигури положителен опит дори преди първия ден в компанията и да се запази нивото на ентусиазъм, което се е появило, когато е била получена офертата за работа. Можете да провеждате както имейл, така и телефонен контакт и да питате както за формални въпроси (например документация), така и, например, за тяхното благосъстояние, планове за развитие или отношение към новия етап в професионалния им живот.

3. Изпратете имейл преди първия работен ден

Няколко дни преди първия работен ден, си струва да изпратите имейл до служителя, потвърждаващ времето и мястото на появата, както и да очертаете други въпроси, които могат да бъдат релевантни (например, действащия дрескод, възможността за поръчка на храна, опции за паркиране в офиса, подробности за това как да стигнете с кола или обществен транспорт, документи, които трябва да има с него и т.н.). Такава акция със сигурност ще бъде оценена – тя ще даде на служителите увереност, че са добре подготвени за първия ден. Въпреки това, помнете да не изпращате този тип имейл в последния момент (например, ден преди), защото тогава ги излагате на повече стрес и несигурност.

4. Проведете предварителна работна среща

Подписали ли сте договор с служител и по време на изчакването организирали ли сте тиймбилдинг пътуване за цялата компания? Или знаете, че бъдещият им екип е планирал среща във вашата компания? Осигурете на новаците възможността да участват в този тип дейност! По този начин ще се уверите, че могат да се запознаят с бъдещите колеги по-рано, в по-малко формални обстоятелства, което несъмнено ще има положителен ефект върху тяхното чувство за принадлежност към компанията, както и да установят добри връзки с новия екип.

Предварително наемане – резюме

Докато няма съмнение, че наемането е изключително важен процес от гледна точка както на новия служител, така и на тези в HR отдела, важността, която характеризира периода преди наемането, също не трябва да бъде подценявана. Първият ден или седмица на ново място е голям стрес за много хора, което се дължи основно на страха от непознатото или страха, че задълженията ще се окажат твърде трудни. Можете да минимизирате тези негативни чувства, като се погрижите за правилно проведено предварително наемане, като например практиките, описани по-горе. Осигурете тяхното изпълнение във вашата компания и скоро ще наблюдавате положителни ефекти – особено в областта на психичното благосъстояние.

Прочетете също:: Създаване на пакет за посрещане на нов служител. 7 елемента, които трябва да включите

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на активните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.