7 ползи от личния одит и как да го извършите

Личният одит има една цел – да посочи процесите в организацията, които работят добре, и тези, които са дисфункционални. Всичко това се прави, за да се коригират процесите в организацията. Добре направеният HR одит дава отговори на стратегически въпроси, свързани с управлението на персонала, и указва посоката и методите за реализиране на личната функция. Освен това, той улеснява вземането на решения за наемане и дава насока на процесите на планиране, както и помага за оформянето на лични пътища за развитие на работата. Като се има предвид, че в последните години на пазара на труда значението на човешките ресурси последователно нараства, реализирането на HR одити става все по-популярно и обичайно.

Личен одит – съдържание:

1. Какво е личен одит?
2. Обхват на личния одит
3. Ползи и рискове, свързани с личния одит
4. Резюме

Какво е личен одит?

Инструментът, използван за диагностика и оценка на човешките ресурси, е личен одит, понякога наричан HR одит. Този тип одит може да бъде реализиран независимо или да бъде част от други одити, например управленски или организационни. Одитът на персонала може да бъде определен като целенасочен процес (дейност) с консултативен или мониторингов характер, който се състои от изследване и оценка на човешките ресурси и личната функция. Основната цел на контрола е установяването на съответствие между текущото състояние и планираните и приети организационни стандарти.

Сред основните характеристики на личния одит са:

• обективна оценка, направена от одитора, и подобрена лична функция
• подобрение на използваното решение, като основна предпоставка на одита
• изследване и оценка на приетите стандарти, установен начин на изпълнение
• сътрудничество между одитора и мениджърите и служителите както на по-високо, така и на по-ниско ниво
• реализация с използване на правилните инструменти, предназначени за събиране на информация и нейния анализ
• представяне на обективни доказателства, информация от количествен и/или качествен характер, която е проверима
• подготовка на всички събрани данни под формата на финален доклад, който може да служи като основа за планиране и изпълнение на корективни действия

Одитът трябва да бъде реализиран по етичен начин и с дължимото внимание към закона. Освен това, одиторът в своята дейност трябва да се ръководи от професионализъм, точност, безпристрастност и независимост при формирането на мнения.

Обхват на личния одит

Сред основните въпроси, проверявани от одитора, са компетенции и мотивации на служителите, ефективност и разходи на труда, състояние и структура на заетостта и нивото на текучество.

Личният одит може да бъде реализиран на ниво индивидуално, групово, на цялата организация и лична функция. Няколко области се проверяват в зависимост от контролираната ниво.

Одит на индивидуално ниво. Обект на изследването: индивидуален трудов потенциал, организационно поведение, резултати от работата.

Одит на групово ниво. Обект на изследването: взаимодействие в работни екипи и неформални групи, групов потенциал на работа, поведение и резултати от работата, съгласуваност на групата, междуличностни отношения, роля и сила на лидерството, жизнен цикъл на екипа, фактори, влияещи на функционирането на групата и постигнатите резултати.

Одит на личната функция. Обект на изследването: стратегии, методи и техники на управление на човешките ресурси, организация на процесите в персонала, ефективност на управлението на персонала, наемане на служители, система за оценка и награди, възможности за професионално развитие, текучество на персонала и административни операции.

Независимо от типа и обхвата на личния одит, необходимо условие за правилното реализиране на процеса е подготовката и следването на правилните процедури, които трябва да вземат предвид всички норми, стандарти и специфика на дадената индустрия. Процедурата трябва да зададе целта, обекта и обхвата на личния одит, както и стандартите за изследване и оценка и областта на отговорност на лицата, участващи в одита, идентификация на текущото състояние, проверка и интерпретация на резултатите и подготовка на финален доклад, който съдържа оценка и препоръки.

Ползи и рискове, свързани с личния одит

Както вече беше споменато, характеристиките на HR одита са неговата независимост, безпристрастност и всеобхватност на изследването, които позволяват оценка на всички човешки ресурси в организацията.

Ключовите ползи, свързани с реализирането на одита, са:

• определяне на реалния принос и ангажираност на служителите в реализирането на основните цели на организацията
• увеличаване на отговорността и професионализма на HR служителите
• хармонизиране на дейностите в областта на човешките ресурси
• приспособяване на вътрешните регулации към трудовите регулации
• рационализация на разходите на труда чрез увеличаване на ефективността на използваните процедури
• преглед на системата за лична информация

Освен ползите, личният одит може да донесе и някои заплахи. Това е риск, свързан със спецификата на изследването, свързано с интердисциплинарността на личната функция и обективните ограничения по отношение на оценката и измерването, което може да доведе до погрешно възприятие на резултатите. Други рискови фактори са свързани с културата, процедурите и компетенциите на лицата, които възлагат и реализират одитния процес. Освен това, обективността на одита може да бъде подложена на очакванията на ръководния екип, който може да желае да получи положителни резултати от контрола. Затова е толкова важно да се спазват правилата и процедурите, както и надеждното и прозрачно реализиране на целия процес.

Резюме

Възможността за конфигуриране на личен одит е шанс да се настрои правилната компилация на изследваните области спрямо спецификата на функционирането и организацията на дадената компания. Одитът трябва да се разглежда като важен инструмент, който улеснява практиките на управление на човешките ресурси в организация, независимо от нейния размер, структура и клон на дейност. Резултатите могат да станат указател, който показва ефективната реализация на личната функция на организацията и укрепването на имиджа на HR отдела в сравнение с цялата компания.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата активна общност на Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.