Как може системата за управление на проекти да помогне с маркетинга на събития?

Независимо дали организирате конкретно събитие за първи път или за следващия път, винаги трябва да улеснявате изпълнението на конкретни дейности – за да осигурите по-добър контрол върху бюджета или по-лесна комуникация между отделните членове на екипа, работещи за общ успех. Специализираният софтуер за управление на проекти ще ви помогне да постигнете такъв резултат. Интересувате ли се как този тип система ще подкрепи вашите маркетингови дейности за събития? Четете нататък.

Система за управление на проекти и маркетинг на събития – съдържание:

1. Проект и събитие
2. Система за управление на проекти
3. Firmbee – функции и предимства
4. Резюме
5. Разгледайте нашето видео за софтуер за управление на проекти за управление на събития

Проект и събитие

Ако искаме събитието да стане инструмент за подкрепа на най-важните цели на компанията, трябва да го разгледаме цялостно – като проект, който трябва да започне с планиране и да завърши с изпълнение и оценка на постигнатите резултати. Полезно в това може да бъде наличието на подобна структура за проекта и събитието: крайна дата, определен бюджет, брой участници, продължителност, серия от задачи, които трябва да бъдат изпълнени. По този начин ще можем да осигурим гладко протичане на всички дейности, което ще се отрази на положителен краен резултат.

Система за управление на проекти

Добри проектни планировачи улесняват ежедневната си работа, като използват специални системи, в които, наред с другото, е възможно да се планира график, задават задачи, разпределя работа или следи напредъка, както и да се съхранява всяка важна информация на едно място с достъп за всеки упълномощен човек. Правилно проектираната програма също така позволява да се задават цели, които трябва да бъдат постигнати в рамките на проект/събитие, благодарение на което получавате цялостен поглед върху ситуацията.

Инструментите за управление на проекти са проектирани да помагат на проектните мениджъри (както и на организаторите на събития) да планират, наблюдават и предприемат корективни действия, когато е необходимо. Когато третираме събитието като проект, можем веднага да видим колко полза можем да получим, като изберем правилната система в ежедневната си работа.

Firmbee – функции и предимства

На пазара ще намерите редица програми за управление на проекти, които също ще можете да използвате за организиране на вашето събитие. Особено препоръчваме Firmbee, софтуерът, който създадохме, оборудван с всички функции, от които може да имате нужда. При създаването на нашето решение взехме предвид факта, че проектът и събитието имат общи характеристики, особено в областта на планирането на работа и контрола върху напредъка и потока на информация – по тази причина можем да ви уверим, че Firmbee ще отговори перфектно на всичките ви нужди, когато става въпрос за управление на събития.

Firmbee ще ви позволи:

• да изброите всички задачи, които трябва да бъдат завършени, и да ги разпределите на конкретни членове на екипа (използвайки Kanban дъски и опцията за статуси на задачите, приоритизиране или проследяване на времето),
• да поддържате календари за различни цели,
• да задавате напомняния за предстоящи срещи или задачи, които трябва да бъдат завършени,
• да наблюдавате приходите и разходите, свързани с изпълнението на събития, като по този начин имате пълен контрол върху бюджета
• да съхранявате данни на всички хора, свързани със събитието – от организатори до доставчици и участници
• да комуникирате с други хора, използвайки Slack
• да издавате фактури

Освен това, поставянето на всички задачи, необходими за едно събитие, на едно място ще позволи на всеки участник в проекта да има преглед на напредъка на работата и да може да реагира адекватно, преди да избухне пожар (например, като приеме конкретна задача или подкрепи процеси и хора, които рискуват да не изпълнят задълженията си навреме). С такава програма можете да забравите за многобройните документи, електронни таблици или дори ръчно написани бележки, където досега сте съхранявали важна информация.

Резюме

По много начини управлението на събития не се различава от управлението на проекти. В двата случая, в крайна сметка, имаме екипи, изпълняващи конкретни задачи в определено време, фокусирани върху постигането на определена цел. Точно както изпълнението на проект (например в ИТ компания) може да бъде предизвикателство, предвид технологичните проблеми, които възникват по пътя, в случая на конференция или търговско изложение, може да бъде трудно да се подготви мястото или дневния ред. Именно по тази причина софтуерът за управление на проекти – като Firmbee – може да се използва и за планиране на събития.

Разгледайте нашето видео за софтуер за управление на проекти за управление на събития:

Прочетете също: 4 тенденции в маркетинга на събития, на които да обърнете внимание през 2023 г.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.