Как да увеличите продуктивността си с метода Канбан?

Произхождайки от производствената индустрия, методът Канбан (внедрен от Тойота и първоначално използван само за управление на процеси) е приет от компании в други сектори и сега често се използва като инструмент за управление на работата. Неговата цел е да осигури, че всеки член на проектния екип постига максималната си производителност, като същевременно се грижи за гладкия работен процес и предвижда появата на задръствания. Как работи този метод и защо оказва положително влияние върху производителността на служителите?

Методът Канбан – съдържание:

1. Методът Канбан
2. Как Канбан увеличава производителността?
3. Резюме

Методът Канбан

Методът Канбан се основава на три основни принципа: визуализация (японската дума канбан означава визуална дъска), работа по една задача (намаляване на работата в процес) и управление на работния поток за подобряване на процеса.

В рамките на първия принцип се използват специални Канбан дъски, които са банално прости за изработка и използване, и са разделени на три секции: за свършване (отнасяща се до задълженията), в процес на работа (покриваща задачи, които в момента се изпълняват) и свършено (покриваща неща, които вече са свършени). Всяка задача на дъската, назначена на конкретен служител, трябва да премине през тези три колони, за да се осигури контрол върху работния поток, осведоменост за това с какво се занимава човекът в конкретен момент и способността да се открият задръствания (например забавяния), които биха могли да повлияят негативно на бизнес операциите.

Методът Канбан също така предполага, че трябва да ограничите броя на задачите в процес, тъй като многозадачността не (в противоречие с често срещаното вярване) носи очакваните резултати. Той също така разчита на постоянен мониторинг за подобряване на процеса и увеличаване на ефективността (чрез откриване на блокажи или задръствания, които могат да застрашат постигането на зададените резултати).

Как Канбан увеличава производителността?

Ученето и разбирането на горепосочените елементи е от съществено значение, за да се отговори на въпроса как методът Канбан подобрява производителността.

Нека започнем с първия принцип за визуализиране на задачите. Според изследване, проведено от учени от MIT през 2014 г., човешкият мозък обработва информация, представена във визуална форма (образ), 60 000 пъти по-бързо, отколкото в писмена форма (текст). Освен това, според проучване на Социалната научна изследователска мрежа, 65% от хората в света са визуални ученици, което означава, че те усвояват информация по-лесно, като я гледат, отколкото като я чуват. Така визуализирането на задачите увеличава производителността, тъй като ви прави осведомени за това колко задължения трябва да бъдат изпълнени и ви мотивира да завършите една задача след друга.

Вторият принцип се отнася до ограничаването на работата в процес. Според Джон Литъл, учен от MIT, работим по-бавно, ако се опитваме да завършим няколко задачи едновременно – и сме по-продуктивни, когато се фокусираме върху завършването на едно задължение, а след това преминем към следващото. Счита се, че всеки служител трябва да има максимум три задачи – когато надвишите това, могат да възникнат проблеми с производителността или задръствания. В бизнеса многозадачността се счита за илюзия, което е потвърдено от редица изследвания, включително тези на изследователи от Университета на Канзас.

Същността на третия принцип може да бъде намерена в холандско изследване, което показа, че само наблюдението може да бъде движеща сила за промяна на човешкото поведение. Изследването, проведено върху домакинства, установи, че семействата с много видими електромери използват 30 процента по-малко електричество от съседите си, чиито електромери са извън полезрението. Изследователите казват, че тези семейства получават визуална обратна връзка, на базата на която правят промени в поведението си – Канбан дъските работят по същия начин. Те ви помагат да визуализирате работния си поток и да подобрите процесите.

Резюме

Както можете да видите, резултатите, постигнати от Тойота и изследванията за човешкото поведение, споменати по-горе, показват, че използването на Канбан дъски помага за увеличаване на ефективността. Методът Канбан е успешен за членовете на екипа, идващи от различни бизнес области.

Прочетете също:Наистина ли е необходим инструмент за управление на проекти във вашата организация?

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.