Условия за плащане на фактура

Като собственик на бизнес можете сами да определяте условията за плащане. Въпреки това, има някои правила, които трябва да спазвате, когато ги задавате. Ако забравите да включите условие за плащане в своята фактура, получателят на такъв документ ще трябва да я плати в законов срок, в зависимост от страната, в която управлявате бизнеса си. Затова е най-добре да го уточните. Какви са най-често срещаните условия за плащане? Има ли ограничения? Можете да научите повече за това в следващата статия.

Условия за плащане на фактури – съдържание:

1. Общи условия за плащане
2. Защо е добра идея да зададете условие за плащане в началото на сътрудничеството?
3. Защо големите компании се нуждаят от по-дълги условия за плащане?
4. Защо дългите условия за плащане влияят на вашия бизнес?
5. Как да насърчите вашите контрагенти да плащат фактурите си бързо?

Общи условия за плащане

Докато имате много гъвкавост при задаването на условия за плащане на вашите фактури, си струва да проверите как го правят другите. Какви са най-често срещаните срокове за плащане на практика? Ето най-популярните:

• 7 дни,
• 14 дни,
• 30 дни,
• 60 дни,
• 90 дни.

В някои страни законовият срок за плащане е 30 дни. Такъв е случаят, например, в Съединените щати, където фактури, издадени от фрийлансъри, трябва да бъдат платени в рамките на 30 дни. По подобен начин, в Обединеното кралство, стандартният срок за плащане е 30 дни след получаване на фактура, доставка на стоки или предоставяне на услуги.

От друга страна, в някои европейски страни, препоръчителният срок за плащане за асиметрични транзакции, т.е. транзакции, при които страните се различават по размер, е 60 дни. Изключение правят транзакциите с публични субекти, които трябва да платят фактурата в рамките на 30 дни. Въпреки това, нищо не пречи да зададете по-кратък срок за плащане, например 21 или 14 дни. Кога трябва да информирате вашия контрагент за избраното условие за плащане?

Защо е добра идея да зададете условие за плащане в началото на сътрудничеството?

Трябва да помните, че такива въпроси като дати на плащане трябва да бъдат определени при подписване на договор или приемане на поръчка. Защо? Ако не сте задали дата на плащане преди да приемете поръчка, вашият контрагент ще очаква да получи фактура с законов срок за плащане. Ако им изпратите фактура с по-кратък срок, те ще имат право да бъдат изненадани. Това няма да отрази добре на вас, особено тъй като плащането на фактура след крайния срок може да доведе до лихви.

Затова е най-добре да бъдете ясни при приемането на поръчка. Достатъчно е, ако в имейл кореспонденцията, свързана с установяване на детайлите на поръчката, споменете, че планирате да издадете фактура с, например, 14-дневен срок за плащане. В такъв случай вашият контрагент ще бъде наясно, че получава документ от вас, който трябва да плати в посочения срок. По този начин ще оставите впечатление, че сте професионалист, който се грижи за всички детайли на транзакцията.

Защо големите компании се нуждаят от по-дълги условия за плащане?

Ако работите като фрийлансър или управлявате малък бизнес, вероятно не получавате много фактури. Пътят от получаване на фактура до плащането й е доста кратък, особено когато използвате счетоводен софтуер, който улеснява контрола на разходите. Можете лесно да проверите дали сте направили поръчки за стоки и услуги, изброени на фактурата. След това просто правите превод в банката и това е всичко.

Ситуацията изглежда напълно различно в големите организации. Там фактурата трябва да премине през два или дори повече отдела, преди да бъде платена. Защо се случва това? Фактурите отиват в секретарския офис или административния отдел, където се приемат и регистрират. След това се прехвърлят в счетоводния отдел, но това не означава незабавно плащане. В зависимост от процедурите, приети в дадена корпорация, може да е необходимо да се провери кой е поръчал стоки или услуги, дали сумата съответства на подписаната поръчка и дали срокът за плащане или други данни, посочени на фактурата, са верни. Такива задачи могат да бъдат извършвани от напълно различни хора.

По-късно фактурата се представя за плащане. Трябва да се отбележи, че подписът на лицето, упълномощено да одобри плащането, все още е необходим за обработка на превода. Това отнема време, така че трябва да го вземете предвид, когато работите с големи компании. Въпреки това, когато определяте оптималния срок за плащане на фактурата за двете страни, помнете, че отиването до крайности може да бъде неблагоприятно. Трябва също така да имате предвид собствените си нужди.

Защо дългите условия за плащане влияят на вашия бизнес?

Като зададете много дълъг срок за плащане, вие кредитирате вашия контрагент. Докато чакате плащането, вашият клиент вече може да се възползва от стоките или услугите, които сте предоставили. Ако те ви платят веднага, вие ще можете да похарчите парите и да се възползвате от тях. Това е особено важно, ако имате проблеми с ликвидността. В такъв случай е по-добре да се споразумеете за по-кратки условия за плащане.

Ако фактурирате някого с много дълъг срок за плащане, например 90 дни, и в този момент ви свършат парите, може да се наложи да вземете банков заем. Това ще включва допълнителни разходи, които бихте могли да избегнете, ако им бяхте фактурирали с по-кратък срок за плащане. Ако някой ви убеди, че по-дългият срок за плащане не би трябвало да е проблем, винаги можете да опитате да обърнете ситуацията. Как да го направите? Можете да предложите предварително плащане за вашите услуги в замяна на малка отстъпка. Това може да бъде много по-добро решение от вземането на скъп заем.

Как да насърчите вашите контрагенти да плащат фактурите си бързо?

Ако срокът за плащане се брои от датата на получаване на фактурата от контрагента, тогава фактура, изпратена електронно, ще помогне за получаване на по-бързо плащане. В този случай не е нужно да чакате пощальонът да я достави на вашия клиент. Освен това, ако получателят на вашите стоки или услуги използва CRM система, електронната фактура може да улесни работата им, благодарение на което можете да очаквате по-бързо плащане.

Има ли нещо друго, което можете да направите, за да ускорите процеса? Например, можете да предложите отстъпка за по-бързо плащане. Очевидно, трябва да изчислите размера на отстъпката, за да не загубите от нея. Също така, можете да предупредите вашия контрагент, че ако не платят фактурата навреме, ще добавите лихви за закъснението. Както и да е, задайте взаимно изгоден срок за плащане и след това следете дали вашият клиент го е спазил. С нашето безплатно приложение за фактуриране можете да зададете напомняния за предстоящи плащания и с един клик да проверите дължимата сума и сроковете за плащане.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook и Twitter.