Събиране на неплатени фактури в 5 лесни стъпки

Когато управлявате собствен бизнес, рано или късно ще се сблъскате с ситуация, в която вашият клиент не ви плаща навреме. Тогава в главата ви могат да се завъртят много въпроси. Какви стъпки трябва да предприемете, за да получите плащането? Нужна ли е помощта на адвокат? Или има ли нещо, което можете да направите сами? Няма нужда да се притеснявате. В следващата статия отговаряме на тези въпроси. Прочетете за събирането на неплатени фактури в 5 лесни стъпки.

Събиране на неплатени фактури – съдържание:

1. Проверете детайлите на вашата фактура
2. Изпратете приятелско напомняне
3. Изпратете искане за плащане
4. Изпратете окончателно искане за плащане
5. Свържете се юридически

Проверете детайлите на вашата фактура

Преди да предприемете каквито и да било стъпки за събиране на неплатени фактури, уверете се, че не сте допуснали грешки. Ние сме само хора и всеки прави грешки. Затова, проверете два пъти дали сте издали фактурата правилно. Печатна грешка в номера на банковата сметка може да откаже вашия клиент, въпреки искрените му намерения, да плати фактурата.

Това не е единственото нещо, което трябва да проверите. Важно е да се уверите, че фактурата е издадена в съответствие с поръчката. Ако сумата по фактурата е по-висока от тази в договора, не е чудно, че вашият клиент не е склонен да плати за нея. В такъв случай ще трябва да издадете кредитно известие.

Подобна ситуация възниква, когато вашият клиент не приема извършената работа. В този случай ще трябва да направите корекции. Също така, проверете дали сте посочили правилните данни на клиента във фактурата и дали е изпратена на подходящия адрес. Обърнете внимание на датата на фактурата и начина на плащане. Ако сте сигурни, че информацията, предоставена в тази фактура, е пълна и коректна, можете да преминете към следващата стъпка.

Изпратете приятелско напомняне

Липсата на плащане може да бъде просто нещастно пропускане и просто недоразумение. Това може да се случи на всеки. Затова първото напомняне за плащане трябва да бъде приятелско. Не трябва веднага да викайте големите оръжия. Погрижете се за добрите отношения с вашия контрагент.

Какво трябва да включите в такова напомняне? Предоставете ясна и фактическа информация в него. Представете фактите учтиво, но твърдо. Напишете каква работа е извършена или какви стоки сте продали на клиента си. Можете също така да приложите копие на фактурата към напомнянето, тъй като вашият клиент може да я е загубил. Укажете кога е изтекъл срокът за плащане, но не задавайте нов срок веднага. Освен това, можете да включите общата сума за плащане. Изчакайте реакцията на клиента си за няколко дни и след това изпратете следващото напомняне.

Как да изпратите такава информация? Най-добре е да я изпратите по имейл, тъй като това е най-бързият и най-ефективен начин за контакт с вашите клиенти. Помолете клиента си да потвърди получаването на вашия имейл. Това може да се окаже полезно по-късно. Какво ако вашият клиент не потвърди получаването на съобщението ви? Можете да му се обадите и да попитате директно. Ако не сработи, преминете към следващата стъпка.

Изпратете искане за плащане

Искането за плащане трябва да включва факти, тъй като може да стане доказателство в съда по-късно. Поради тази причина дори малки неточности могат да работят срещу вас. Уверете се, че сте го подготвили точно. Такъв документ трябва да бъде написан в спокоен тон, особено когато вашият клиент не е платил фактура за първи път. Бъдете учтиви и директни, но не реагирайте прекалено, за да не загубите клиента си.

Тъй като това е официален документ, трябва да изпратите искането за плащане с регистрирана поща. Можете също така да използвате потвърждение за получаване. Не е необходимо да прибягвате до юридически услуги на този етап. Въпреки че писмо от адвокатска кантора може да има по-голямо въздействие върху клиента ви, юридическите услуги са доста скъпи. Затова първо опитайте да напишете искането за плащане сами.

Изпратете окончателно искане за плащане

Това е последната стъпка преди да принудите въпроса. Вашето окончателно искане трябва ясно да зададе и комуникира вашите очаквания. Въпреки че няма наличен пример за писмо, окончателното искане за плащане трябва да представи всички факти и данни относно неплатената фактура.

Не забравяйте да включите всички необходими детайли, като номера на фактурата, дължимата сума и срок за плащане. Добре написаното искане за плащане ще покаже на клиента ви, че сте доста сериозни по въпроса, и ще бъде ясен сигнал за тях, че може да предприемете правни действия скоро.

Трябва да се признае, че правните дела могат да бъдат скъпи и времеемки. Затова документът, който сте на път да изпратите, е последният извънсъдебен метод за решаване на случая. Укажете разумна дата за плащане. Обикновено стандартният срок за плащане е 14 дни.

Можете също така да приложите документи, потвърждаващи дълга на клиента. Това може да бъде, например, прием на стоки или договор, който сте подписали с клиента си. Не забравяйте, че договор, изпратен по имейл, е също толкова юридически обвързващ, колкото и неговата хартиена версия.

В крайна сметка можете да добавите бележка, че ако плащането не бъде извършено в посочения срок, ще заведете делото в съда, което ще включва допълнителни разходи за вашия клиент.

С нашето безплатно приложение за фактуриране можете да зададете напомняния за предстоящи плащания и с един клик да проверите дължимата сума и сроковете за плащане.

Свържете се юридически

Ако вашият клиент все още избягва плащането, тогава единствената ви опция е да предприемете правни действия. На този етап е най-добре да използвате помощта на адвокат, особено ако дължимата сума е голяма. Дори малки грешки в процедурното писмо могат да накарат съда да отхвърли иска.

Но какво, ако сумата по фактурата е малка? Разходите, свързани с наемането на адвокат, могат да бъдат непропорционални на дълга. В такъв случай можете да се възползвате от опростена процедура, която е по-малко скъпа и не изисква участието на адвокат.

Току-що прочетохте за събиране на неплатени фактури. Проверете и нашите други статии: 5 често срещани грешки при фактуриране

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на пчеличките в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.