Каква е системата 5S? Как този метод може да промени атмосферата на работното място?

Системата 5S позволява поддържането на ред и организирането на работни пространства за по-голяма ефективност. Тя се използва предимно в производствени предприятия, където служителите използват много инструменти. Методът е много универсален и може да бъде успешно прилаган от различни индустрии и сектори, дори в офисите и обслужващите компании. Основната цел на метода 5S е предотвратяването на отпадъци. Отпадъците означават различни неща на различни работни места, но ефектът от намаляването на отпадъците трябва да бъде същият. Методът на системата 5S увеличава ефективността на служителите и носи по-добри работни резултати. Методът 5S е пряко свързан с Lean Management и се възприема като един от ключовите методи, използвани за правилна организация на работната среда.

Какво е системата 5S? – съдържание:

1. Какво означава съкращението 5S?
2. Сортиране
3. Подреждане
4. Почистване
5. Стандартизиране
6. Поддържане
7. Ползи от системата 5S

Какво означава съкращението 5S?

Системата 5S се използва в Япония в продължение на десетилетия, но придобива популярност в началото на 80-те години на 20-ти век. Тя е разпространена от Такаши Осада. Името на системата произлиза от петте дейности, които създават ефективно работно място, когато се изпълняват последователно. Първоначалното име на системата е създадено на японски и по-късно е преведено на английски. То има следните елементи:

• Seiri – сортиране
• Seiton – подреждане
• Seiso – почистване
• Seiketsu – стандартизиране
• Shitsuke – поддържане

Много е важно да се изпълняват всички стъпки на системата в определен ред. Всяка фаза е пряко свързана с следващата и те създават определен тип процес. По време на сортирането подготвяме пространството за подреждане на инструментите, премахваме всички инструменти, които не са необходими. Следващата стъпка е почистването – почистване на избраното работно пространство. След всички три стъпки, има момент на стандартизиране на процесите, за да се покаже на всички как да изпълняват всички стъпки. Следващата стъпка, поддържането, означава, че цялата процедура трябва да бъде повтаряема.

Сортиране

Първата стъпка е премахването на всички ненужни елементи от работното място. Основният фактор при сортирането е полезността на обекта. В някои случаи, на тази стъпка, трябва да се създаде допълнително пространство за временно съхранение на инструменти, които не са класифицирани и могат да бъдат полезни. Такива инструменти трябва да бъдат обозначени със специален етикет и да се съхраняват за определено време. Ако след предварително зададено време тези обекти не бъдат използвани, те трябва да бъдат премахнати от работната зона. Само полезни, необходими инструменти трябва да се съхраняват на работното място.

Какво да правим с инструментите, които са класифицирани като ненужни?

Някои от инструментите, които по време на сортирането са класифицирани като ненужни, трябва да бъдат премахнати от работното място, но не трябва да бъдат изхвърляни. Някои от обектите трябва да бъдат съхранявани на различна локация, докато идентифицирането на правилното място за тези обекти може да бъде трудно. Най-добрият начин за справяне с този проблем е методът с 5 червени етикета. На обекта трябва да бъде прикрепен етикет с информация за мястото, където е намерен. Всички обекти с прикрепени червени етикети трябва да се съхраняват на едно предварително зададено място, което ще служи като зона за изчакване.

Какво да правим с обектите, оставени в зоната за изчакване?

Популярният подход предписва оставянето на обекта с червения етикет за 30 дни в зоната за изчакване. След такова време, ако обектът остане неизползван, можем да предположим, че не е необходим в това основно работно място и е излишен. В този момент е необходимо да се обмисли дали може да има нужда от обекта в бъдеще, ако отговорът е да, обектът трябва да бъде съхранен и запазен в склада. В противен случай, той трябва да бъде продаден, рециклиран или изхвърлен. Ненужните обекти не трябва да се съхраняват “за всеки случай”, тъй като това води до хаос.

Каква е ползата от сортирането?

Основната полза от сортирането е елиминирането на проблеми, свързани с прекомерното натрупване на ненужни обекти на работното място. Проблемите изглеждат незначителни, но те са основната причина за загуба на време и ресурси в компаниите. Прекомерното количество инструменти, съхранявани в работното пространство, затруднява намирането на необходимите инструменти, удължава времето, необходимо за задачата, и увеличава разходите за компанията.

Подреждане

Тази стъпка е свързана с намирането на правилното място за всеки обект, оставен в работната зона. Най-важното е да направим всеки инструмент достъпен в такова количество, каквото е необходимо за даден момент. Всички необходими елементи трябва да бъдат лесно достъпни. Местоположенията на обектите трябва да бъдат добре, видимо маркирани. Благодарение на това дори човек, който обикновено не работи в тази конкретна работна зона, ще може лесно да почисти пространството. Яснотата трябва да бъде основното правило при организирането на разпределението на местата за инструменти.

За да се постигне пълна яснота, се използват различни видове визуални маркировки. Тези маркировки позволяват бърза идентификация на мястото, където е съхранен обектът. В зависимост от типа на компанията, те могат да бъдат етикети, полета, цветове или символи. Колкото по-проста е системата, толкова по-добре. В производствени предприятия често се използват таблици с нюанси. Този метод изисква да се направят видими следи от инструментите на специална таблица. Благодарение на този метод, връщането на нещата не отнема много време и може да се извърши рефлексивно.

Какви са ползите от подреждането на нещата?

Подреждането на предметите помага за бързо елиминиране на отпадъците в компанията. Има много видове отпадъци, като:

• Ненужни движения, необходими при търсене на инструменти
• Липса на здраве и безопасност, причинена от хаос в работното пространство
• Грешки и пропуски

Почистване

След почистването на пространството от ненужни елементи и намирането на правилните места за съхранение, идва време за почистване на пространството. На третата стъпка целим да установим стандарт за почистване на новото работно пространство. На тази стъпка е необходимо да се определи зоната за почистване за даденото работно пространство. Почистването на работната зона ще стане част от ежедневните задължения на служителя на дадената позиция. От сега нататък почистването на работната зона ще се извършва директно от този назначен служител.

Стъпката по почистване позволява проверка дали всички предишни стъпки са били изпълнени правилно. В подхода 5S, почистването означава поддържане на чистотата, а не почистване от нулата. Проблемите с чистотата трябва да бъдат проучени, за да се оцени каква може да бъде причината за тях – служителят или лошото прилагане на подхода 5S.

Защо всеки служител трябва да почиства работното си място лично?

Назначаването на зоната за почистване на всеки служител има по-дълбок смисъл. Ежедневното почистване на работното място ни позволява да го опознаем по-добре. Възможно е да се открият проблеми с оборудването и инструментите по време на почистването. Това дава надежда за по-бърз ремонт.

За да насърчим служителите да се грижат за работното си място, можем да им предоставим нови инструменти. Ние се грижим за новите неща по-охотно, освен това, такава стъпка помага за генериране на чувство за собственост на мястото.

Стандартизиране

Стандартизацията свързва всички стъпки на метода 5S в стабилен процес. По време на стъпката по стандартизиране, цялата дейност трябва да бъде описана подробно и адаптирана към определени стандарти. Ясни и прозрачни инструкции трябва да бъдат създадени на тази стъпка, такива инструкции трябва да помогнат за изпълнението на всички задачи с голяма детайлност. Инструкцията трябва да съдържа обхвата на задълженията на всеки служител. Благодарение на добре написаните инструкции, служителят трябва да може да поеме работното място и да се справи.

Поддържане

Преминаването през всички стъпки дава много удовлетворение на служителите. Резултатите са ясно и бързо видими, тъй като мястото е чисто и подредено. Без самодисциплина, някои лоши навици могат да се появят отново. Този елемент е особено важен, тъй като развитието на нови, добри навици отнема време. В този момент е особено важно да се направи служителите наясно, че системата 5S не е единично действие, а метод, който има смисъл само когато се разглежда като процес.

Инструменти за подкрепа на самодисциплината

Последната стъпка от процеса е най-трудна за постигане, тъй като предписва промяна в организационната култура на компанията. Всеки служител също трябва да се промени. Особено важно е да се използват подкрепящи инструменти за увеличаване и укрепване на дисциплината. Най-често използваният инструмент е одитът на работното място. Редовно извършваният одит позволява бързо откриване на нередности и проблеми. Всички нередности могат да бъдат елиминирани бързо.

За да се подкрепи самодисциплината, се използват и други методи:

• Визуално представяне на работните станции, които показват пространството преди и след въвеждането на системата 5S
• Посещения на други отдели за правене на сравнения
• Подкрепа от управленския персонал
• Оценка на производителността, таблица с резултатите

Системата 5S е процес, следователно след последната стъпка трябва отново да се върнем към първата. Трябва да помним, че правилата и разпоредбите, веднъж установени, могат да се променят с времето. Постоянното развитие и постоянното усъвършенстване са основата на Lean Management.

Ползи от системата 5S

Сигурно всяка компания ще получи различни ползи от внедряването на системата 5S. По подобен начин, причините за въвеждането на системата 5S са различни за всяка организация. Но някои ползи са навсякъде същите и те са:

• По-добра организация на работните пространства
• По-добро използване на времето от служителите
• Увеличаване на стандартите за безопасност
• По-добра идентификация на служителите в компанията
• Увеличаване на качеството на продуктите (услугите)
• Намаляване на отпадъците
• Увеличаване на креативността на служителите

Резюме

5S е инструмент, който носи много ползи не само за компанията, но и за служителя. Този метод позволява увеличаване на стабилността на работата и променя атмосферата на работното място. Служителите могат да се концентрират върху задълженията си, вместо да се грижат за организационни проблеми, които пречат на усилията им. Системата 5S може да се разглежда като страхотна възможност за компанията да подобри процесите, без да използва много ресурси. Най-важното е мотивацията и ангажираността на всички служители.

Проверете нашите най-добри съвети за управление на времето.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на усърдните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.