Как да се съобразите с GDPR в процеса на онлайн набиране на персонал?

По подобие на традиционния подбор на персонал, дистанционният подбор включва обработка на личните данни на кандидатите за работа. Защитата на личните данни в Европейския съюз и в повечето страни по света е регулирана от закона. Неправилното събиране, обработка и съхранение на лични данни води до правни последици. Как да се съобразите с GDPR в процеса на онлайн подбор на персонал?

Как да се съобразите с GDPR? – съдържание:

1. Цели и задачи на подбора
2. Онлайн подбор на персонал
3. Правила на GDPR
4. Как да се съобразите с GDPR?
5. Резюме

Цели и задачи на подбора

Дистанционният подбор на персонал става все по-популярен, тъй като осигурява ефективна комуникация между организацията и кандидатите за работа. Това е също така икономически ефективно и спестява време решение. Онлайн обявите за работа могат да бъдат често актуализирани, а броят на кандидатите е огромен.

Подборът на персонал е част от управлението на човешките ресурси. Самият термин може да се разбира както в тесен, така и в широк смисъл. От една страна, подборът може да се разглежда като целия процес на търсене, информиране и привличане на кандидати за работа. От друга страна, често се отнася до метода на идентифициране на кандидатите за бъдещия подбор.

Основната цел на процеса на подбор е да се изберат кандидати, които отговарят на изискванията на компанията, което е равно на осигуряване на организацията с адекватен брой квалифицирани служители. По-конкретно, целта му е да мотивира хората да кандидатстват за наличните позиции в организацията и след това да създаде списък с кандидати, подлежащи на подбор.

Онлайн подбор на персонал

Като се има предвид глобалната дигитализация и пандемията от COVID-19, дистанционният подбор стана още по-често срещан. Следователно, често се натъквате на обяви за работа на популярни платформи, които са публикувани с клауза “дистанционен подбор”. Освен изпращането на вашата кандидатура онлайн, останалата част от процеса се извършва с помощта на дистанционни инструменти и телефон.

Ако дадена кандидатура привлече вниманието на рекрутера, те се обаждат на кандидата и организират интервю по телефона или компютъра. В случай на видео интервю, кандидатът получава поканващ имейл с линк към незабавния мессенджър, използван от рекрутера. Всичко, което трябва да направят, е да активират линка и да се присъединят към срещата на указаната дата и час. Някои от най-популярните приложения за незабавни съобщения включват: Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Microsoft Teams и Signal.

Етапи на онлайн подбора

Процесът на подбор се състои от няколко етапа, като:

Етап 1 – Публикуване на обява за работа, събиране на електронни кандидатури и предварителен подбор. След избора на кандидатури за по-нататъшни процедури, рекрутите се обаждат на кандидатите за работа и организират интервюта. По време на първата среща те проверяват основна информация, напр. оценяват владеенето на чужд език от кандидата. Финалната уговорка се потвърджава по имейл.

Етап 2 – Онлайн интервю за работа. На този етап рекрутите проверяват уменията и ангажираността на кандидата, както и решават дали да го квалифицират за по-нататъшни етапи на процеса на подбор.

Етап 3 – Допълнителна проверка. Кандидатите решават тестове и задания. Рекрутите, от своя страна, вземат окончателното си решение на този етап.

Етап 4 – Включване онлайн. След като решат за успешен кандидат и му предложат работа, рекрутите могат да наемат кандидата и да завършат процеса на включване.

Правила на GDPR

Общият регламент за защита на данните (GDPR) е законът за защита на данните на ЕС, който е в сила от 25 май 2018 г., и заменя Директивата за защита на данните от 1995 г. Личните данни са доста широк термин, свързан с идентификацията на конкретно лице. Защитата на данните основно обхваща:

• име и фамилия
• национален идентификационен номер
• домашен адрес
• имейл
• име на банка и номер на сметка
• снимки на хора
• информация, свързана с физическото или психичното здраве
• IP адрес на компютъра
• религия
• раса
• етнически произход
• сексуална ориентация

Съвременен проблем с глобален обхват са въпросите, свързани със събирането на данни, загубата на лична неприкосновеност и заплахата за личната сигурност. В този аспект, GDPR е най-строгата регулация, която е основата на юрисдикцията на ЕС. Подобни директиви са в сила и в други страни, напр. Бразилия, Австралия, Япония, Тайланд и някои щати в САЩ.

Как да се съобразите с GDPR в онлайн подбора?

Когато процесът на подбор започне, работодателят става контролер на личните данни и може да получи такива данни като:

• име и фамилия
• дата на раждане
• образование
• квалификации
• работен опит
• контактни данни.

Организациите трябва да се съобразяват с законите за защита на данните за дадена страна, когато събират и обработват горепосочената информация. Кандидатът, който кандидатства за работа, е задължен да приложи съгласие за обработка на личните си данни за целите на подбора. Дълг на работодателя е да премахне личната идентифицираща информация на кандидата след края на процеса на подбор.

Трябва да се отбележи, че платформите за работа не играят никаква административна роля и не обработват лични данни. Функцията им е ограничена до представяне на офертите на работодателя и предоставяне на инструменти за събиране на кандидатури.

Ключова информация за съответствието с GDPR

• Комплект от информация, който може да бъде получен от работодателя по време на процеса на подбор, е затворен и включва данни, които вече са споменати по-горе. Работодателят няма право да изисква информация, свързана, например, със семейно положение, етнически произход или сексуална ориентация.
• С оглед на целта на процеса на подбор, която е да се наберат служители, събраните данни трябва да служат само за тази цел. Данните не могат да бъдат използвани в друга ситуация. Неприемливо е да се експлоатират данни свободно и да се предоставят на други субекти.
• Обработката на данните на кандидатите трябва да бъде основана на тяхното писмено съгласие.
• По време на процеса на подбор работодателят трябва да уведоми кандидатите си за името на компанията и главния офис, целта на събиране на данни, и правото на достъп до информация.
• На всеки етап от процеса на подбор, кандидатите за работа имат право да контролират как се обработват данните им.
• След края на процеса на подбор, работодателят е задължен да изтрие всички събрани данни, а контролерът на данните трябва да ги осигури по подходящ начин.

Как да се съобразите с GDPR – резюме

Как да се съобразите с GDPR в процеса на онлайн подбор на персонал? Първо, запознайте се със законите за защита на личните данни за дадена страна. В повечето от тях, личната идентифицираща информация на кандидатите е специално защитена. Следователно, ключов въпрос е да се събират и обработват данните само за целите на подбора. Също така, рекрутите не трябва да получават информация, свързана с расата, произхода и семейното положение на кандидата.

Освен това, е спорен въпросът за проверка на данни за конкретни кандидати в социалните медии и проверка на трудовата им история като част от проверката на фона. Според GDPR, такива практики са неприемливи. Въпреки това, поради факта, че такава информация е достъпна за широката общественост, е трудно да се разглежда като неетична.

В заключение, въпросът за съответствието с GDPR в процеса на подбор е широк предмет. Подходящата подготовка и познанията за правните разпоредби значително ще улеснят процедурата по набиране на нови служители.

Вие вече знаете как да се съобразите с GDPR в процеса на дистанционен подбор. Прочетете нашите други ресурси: 5 съвета как да се подготвите за онлайн интервю за работа.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на активните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.