Как да използвате счетоводен софтуер за автоматизиране на фактурирането и приемането на плащания?

Фактури са най-разпространените документи, потвърждаващи доставката на стоки или извършването на услуги от компании. Отделите по продажби и финанси/счетоводство обикновено се занимават с издаването на такива документи. Модерно решение, което поддържа издаването на фактури и мониторинга на вземанията в много компании, е използването на все по-интегрирани финансови и счетоводни системи, приложения и системи за многостепенен ERP (Планиране на ресурсите на предприятието). Струва ли си да внедрите един от тези инструменти във вашата компания? Какви ползи ще донесе?

Счетоводен софтуер за автоматизиране на фактурирането и приемането на плащания – съдържание:

1. Кой може да се възползва от професионален счетоводен софтуер?
2. Оптимизация на оперативните разходи
3. Как да управлявате фактурирането сами?
4. Умен начин за уреждане на вашите плащания
5. Постоянен достъп до вашите фактури и финанси

Кой може да се възползва от професионален счетоводен софтуер?

До неотдавна, напредналият счетоводен софтуер или управленски системи бяха област на големи единици с устойчива позиция на пазара. Каква беше причината за това? Това бяха иновационни инструменти, затова разходите за тяхното внедряване често надвишаваха финансовите възможности на по-малките субекти. Въпреки това, в ерата на бързия напредък и развитие на дигитализацията, такива системи и приложения стават достъпни почти за всеки, включително фрийлансъри.

Процесът на внедряване и използване на тези системи в момента не надвишава финансовите и хардуерни възможности дори на микро-предприятия. С оглед на разширяването на групата получатели, софтуерът е наличен в различни варианти. Благодарение на това, той е по-добре адаптиран към индивидуалните нужди на компанията в зависимост от нейния размер, индустрия или метод на облагане. Когато решавате да внедрите такива подобрения в голяма компания, си струва да се консултирате със специалист в тази област, за да предложи най-доброто решение. В случая на малък бизнес или самостоятелна заетост, можете лесно да намерите подходящ софтуер или приложение за вас.

Оптимизация на оперативните разходи

Първото и често най-важно нещо при управлението на бизнес е оптимизацията на разходите. Това важи почти за всички, от фрийлансъри, през малки семейни бизнеси, до големи международни корпорации. Използвайки счетоводни системи, можете да автоматизирате няколко повтарящи се задачи, като издаване на периодични фактури. Това ще спести вашето време и пари. Издадените фактури могат да бъдат автоматично записвани и в същото време изпращани в електронен вид на контрагент. Не е необходимо да ги печатате. Това ще спести хартия, тонер, електричество, офис пространство и възможни разходи за персонал, които често са едни от най-големите разходи за управление на бизнес. Ако наемете счетоводител, той вече няма да губи време за въвеждане на данни, а ще се фокусира върху по-отговорни задачи.

Как да управлявате фактурирането сами?

Ако сте самостоятелно зает, благодарение на поддръжката на приложения и счетоводен софтуер, няма да се налага да използвате услугите на счетоводна кантора. Ще се справите с издаването и записването на фактури, а дори и с уреждането на данъци и плащания. Това ще бъде огромна икономия за вас. Интуитивните инструменти ще ви помогнат да управлявате фактурирането, без да отнемат твърде много от времето ви. При издаването на фактури в специални приложения и системи, много помага да се използват налични шаблони за фактури и тяхната автоматична генерация, например на базата на разходи.

Наличните шаблони за фактури могат лесно да бъдат адаптирани към вашите нужди. След като бъдат въведени, данните ще се използват за генериране на следващи документи. Разбира се, при необходимост, можете лесно да ги променяте или актуализирате по всяко време. Можете също така да създадете напълно нов документ – индивидуален и съобразен с типа бизнес, който управлявате. Ако извършвате чуждестранни транзакции, тогава не е нужно да се притеснявате за нищо. Можете лесно да издавате фактури в различни валути и с различни данъчни ставки, както и с различни срокове за плащане и методи на плащане.

Умен начин за уреждане на вашите плащания

Освен фактурирането, наличният софтуер улеснява приемането и уреждането на плащания. Благодарение на тези инструменти, можете бързо да свържете постъпленията по банковата сметка с подходящата фактура. Това ви позволява да не губите време в досадно търсене на всяко плащане в хартиен отчет. Също така, не е нужно ръчно да отбелязвате коя фактура вече е платена и коя не е.

Всичко това може да бъде направено електронно чрез приложение на смартфон, таблет или компютър. Такива системи ви позволяват не само да проследявате кой контрагент е в забава с плащанията, но и да генерирате и изпращате искания за плащане и лихвени бележки. Това е значителна икономия на време и пари.

Постоянен достъп до вашите фактури и финанси

Благодарение на специални счетоводни програми и приложения, можете да имате достъп до фактурите, които сте издали, по всяко време и навсякъде. Можете лесно да проверите на кого и точно за какво е издадена фактурата. Можете да проверите датата, метода на плащане и сумата на фактурата. Можете също така да проверите дали е платена или не. Освен прегледа на издадените фактури, можете да контролирате финансите си на текуща база. Можете да проследявате вашите плащания и задължения. Такава информация ще ви помогне да оцените кои контрагенти си заслужават сътрудничество и кои е добре да избягвате.

Благодарение на това, ще запазите финансова стабилност и ще избегнете рискови начинания. Всички тези данни ще ви позволят да имате постоянен поглед върху текущото си финансово състояние. Тогава ще ви бъде по-лесно да управлявате компанията, новите комисионни или да решавате за по-нататъшни инвестиции и покупки. Всичко това означава, че използването на приложение за финансово управление ще ви донесе многобройни ползи.

Разгледайте нашето ново безплатно приложение за фактуриране и софтуер за фактуриране, за да създавате фактури.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата активна общност на Facebook и Twitter.