Как да внедрим система за управление на фрийлансъри в компанията?

Внедряването на система за управление на фрийлансъри в компанията изобщо не е трудно. Просто потърсете в Google подходящата система, прегледайте наличните оферти и изберете тази, която ви интересува най-много. Нищо по-просто, само няколко клика. Трикът обаче е да се внедри ефективно FMS. Как да го направите? Просто следвайте стъпките по-долу.

Как да внедрим система за управление на фрийлансъри в компанията? – съдържание:

1. Лидер на правилното място
2. Ефективна комуникация с фрийлансъри
3. Планиране на внедряването
4. Подготовка на екипа
5. Въвеждане на подобрения
6. Комуникация с поддръжника на системата

Лидер на правилното място

За да се внедри добре системата за управление на фрийлансъри, компанията първо трябва да се погрижи да има лидер/мениджър на проекта на място, т.е. в компанията. Тази личност ще отговаря за наблюдението на напредъка на организацията по време на внедряването на системата и ще осигури постоянен контакт с избрания доставчик на FMS.

Лидерът или мениджърът на проекта трябва да бъде постоянната точка за контакт между доставчика и клиента от внедряването на Системата за управление на фрийлансъри, през въвеждането на съответните изменения, до пълното внедряване на системата. Това е също така лицето, което ще бъде първото, което ще получи всякакви новини или информация за нови функции по-късно.

Ефективна комуникация с фрийлансъри

Ефективната комуникация е от съществено значение не само в личния живот, но и в професионалния. В нашия случай, основно с фрийлансъри. Като правило, когато се въвеждат промени, свързани с нови технологии, има много нова информация наведнъж, което създава комуникационен шум. Освен това, фрийлансърите са хора, които работят предимно дистанционно и не са в постоянен контакт с това, което се случва директно в компанията.

Следователно, много важна част от внедряването на система за управление на фрийлансъри в компанията е да се информират фрийлансърите предварително за предстоящите промени, както и за детайлите, свързани с въвеждането на новата система. Трябва да включите как те да поддържат и управляват своите профили, за да спестите на организацията времето за обясняване на всеки въпрос поотделно.

Планиране на внедряването

Можете да настроите Системата за управление на фрийлансъри в компанията много бързо. Въпреки това, без подходяща организация на времето за внедряване, можете да се сблъскате с няколко пречки, като ненужно връщане към по-ранни етапи на внедряване поради постоянно появяващи се нерешени проблеми. Чрез планиране на времето за внедряване предварително, можете да избегнете разочарование сред хората, участващи в проекта.

С помощта на консултант от доставчика на FMS, можете да организирате работния график, за да съответства на възможностите на организацията и нейните служители. Добра идея е да документирате всеки етап от графика и да го направите достъпен за хората, ангажирани с внедряването на системата, за да знаят на какъв етап се намират.

Подготовка на екипа

По време на въведителни дискусии с доставчика на FMS, уверете се рано, че хората, които ще използват системата, са наясно с предстоящите промени и са ангажирани с тях. Освен това, в първите етапи на внедряване на система за управление на фрийлансъри в компанията, би било препоръчително да се проведе обучение за въвеждане между ръководителя на проекта от страна на доставчика на системата, както и всички лица, ангажирани от страна на получаващата компания. Такова обучение трябва да подготви всички, които ще имат контакт с новата система, така че да знаят как да я използват и, преди всичко, как да работят ефективно с нея.

Въвеждане на подобрения

След завършване на внедряването, работата на системата трябва да се наблюдава на постоянна основа и да се събира обратна връзка от нейните потребители. И от тези, които работят на място в организацията, и от тези, които работят дистанционно. Такива действия са насочени към извършване на текущи корекции или подобрения на системата, за да се максимизират нейните възможности. Като се вземат предвид плановете за бъдещето на тяхната компания, потребителите на FMS могат също да предлагат идеи за разширяване на функционирането на системата. По този начин тя става още по-ефективна и можете да надхвърлите отдела или проекта, който в момента се провежда чрез нея в организацията.

Комуникация с поддръжника на системата

Всеки добър доставчик на система за управление на фрийлансъри трябва да делегира посветен поддръжник на системата, който да помага на получаващата компания. Поддръжникът на системата не трябва само да действа по време на внедряването на FMS в организацията на клиента, но също така трябва да бъде наличен и по-късно по време на нейното функциониране. Това осигурява на клиента на FMS непрекъсната помощ в случай на всякакви неочаквани ситуации. Тази личност също така действа като постоянен посредник между доставчика и клиента, осигурявайки, че всяка обратна връзка се събира и предава на разработчиците.

Така можете да правите всички корекции или подобрения на FMS на постоянна основа. Може да се окаже, че поддръжникът изобщо не е необходим след внедряването на системата, но е добре да се признае, че има посветен човек, на когото можете да се обърнете в по-късните етапи на работа с системата за управление на фрийлансъри.

Прочетете също: Ключови елементи на системата за управление на фрийлансъри

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчелички в Facebook и Twitter.