Какво е статус RAG и защо е важен в управлението на проекти?

Един от най-важните елементи на ефективното управление на проекти е да се поддържа адекватен контрол върху всяко действие, предприето във връзка с рисковете, идентифицирани в началото, които могат да възникнат в хода на проекта. Има четири тактики за справяне с такива рискове: избягване, прехвърляне (например чрез застраховка), смекчаване и приемане. За да се приложи избраната стратегия за дадена задача в проекта, методология, която използва RAG статус, може да бъде полезна. В днешната публикация в блога ще обясним какво означава акронимът и как да използвате тази техника на практика. Четете нататък.

RAG статус – съдържание:

1. Какво е RAG статус?
2. Червен, жълт, зелен – какви са разликите?
3. Използване на RAG статус – какво е важно?
4. Кога да се използват RAG статуси?
5. Резюме

Какво е RAG статус?

RAG означава три цвята: червен, жълт или зелен, които традиционно се използват в трафика като светофари. Споменатите нюанси са намерили своето приложение в категоризирането на проекти – те показват на какъв етап е даден проект и каква подкрепа нуждае в определен момент. Следователно, цветовете са важни за управленския екип на компанията (собственици, акционери, заинтересовани страни и т.н.), на който проектният мениджър докладва за напредъка на работата. Зеленото обикновено показва проекти, които протичат гладко, докато червеното показва тези, които в момента се нуждаят от повече подкрепа.

Червен, жълт, зелен – какви са разликите?

Специфичните условия, които трябва да бъдат изпълнени, за да получи проект определен цвят, се определят индивидуално от всяка компания. Въпреки това, може да се посочи, че червеният цвят се присвоява на проекти, които са забавени или са надхвърлили бюджета. Такава ситуация може да произтича от недостатъчни ресурси, лоши изисквания за проекта или неспособността на мениджъра да се справи с трудностите, които могат да възникнат. Какво ще кажете за останалите цветове?

• Цветът зелен означава, че проектът се изпълнява навреме, в рамките на обхвата и бюджета, което означава, че проектните мениджъри имат всичко под контрол и няма нужда да се включва управленският екип.
• Цветът жълт показва, че ситуацията е стабилна в момента и проектният екип работи по план, но може да има забавяне в завършването на конкретна задача, без да се отрази на крайния срок. Следователно, управленският екип трябва да очаква някои проблеми в бъдеще, които ще изискват намеса.

Използване на RAG статус – какво е важно?

Когато се използват описаните по-горе цветове, е изключително важно да се осигури, че ръководителите на екипи са правилно обучени и разбират определенията на всеки цвят, условията, които трябва да бъдат изпълнени, за да се присвои определен цвят, и какви стъпки трябва да се предприемат след това. Това е единственият начин да се гарантира, че проектът получава правилния статус. Със сигурност бихте искали да избегнете ситуация, в която проект със зелен статус се нуждае от подкрепа в последния момент, тъй като може да е твърде късно да се предприемат действия. Може също така да се окаже, че проблемите, докладвани като червени, не са били толкова сериозни, колкото първоначално се е смятало, и вие сте похарчили ресурсите напразно.

Кога да се използват RAG статуси?

Цветовото кодиране е критично за управленския екип, на който, в зависимост от политиките на компанията, се представят седмични или месечни отчети. Въпреки това, мениджърите също могат да присвояват RAG статуси на най-важните елементи на проекта, като бюджета, крайния срок на проекта, рисковете и ключовите задачи. Има такъв контрол върху отделните части на проекта увеличава шанса за адекватна и навременна реакция, в зависимост от посочения статус. С тази цел можете да използвате цветово кодиране в Excel или да посегнете към подходящ софтуер.

Резюме

Използването на RAG статуси в управлението на проекти е начин да се постигне по-добър контрол върху проектите и да се ускори процесът на отчитане. Въпреки това, е от съществено значение за компанията да уточни ясно условията, които трябва да бъдат изпълнени, за да получи проект зелен, жълт или червен статус. Общата поговорка “по-добре безопасно, отколкото съжалявам” предполага, че е добра практика да се присвои по-лош статус при съмнение. Въпреки това, не можете винаги да сте сигурни, че мениджърите ще спазват това, така че е необходимо да се погрижите за него индивидуално.

Прочетете също: Как да се справим с основните проблеми в управлението на проекти?

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.