6 страхотни метода за справяне с изгубени, неправилни или непълни фактури

Загубените, неправилни и непълни фактури са проклятието на всеки счетоводител и собственик на бизнес. Може да продавате най-добрите продукти или да предоставяте отлични услуги, но ако вашите фактури имат грешки, може да не получите парите си навреме. Издаването на грешни фактури удължава и усложнява процеса на плащане. Няма да получите никакво плащане, ако вашата фактура е загубена. Как да избегнете такива проблеми? Как да се справите със загубени, неправилни или непълни фактури. Прочетете статията, за да разберете повече.

Загубени, неправилни, непълни фактури – съдържание:

1. Загубена фактура – последствия
2. Как да избегнете загубата на фактури
3. Какво се случва, когато вашият клиент получи неправилна фактура?
4. Как да избегнете издаването на неправилни фактури?
5. Непълна фактура – какви проблеми да очаквате?
6. Как да избегнете издаването на непълни фактури?

Загубена фактура – последствия

Какво е загубена фактура? Това е документ, който никога не е достигнал до клиента. Могат да има много различни причини за такава ситуация. Най-честите причини са:

• Неправилни адресни данни
• Изпращане на фактура до грешен клиент
• Фактурата не е издадена
• Писмото е загубено от пощенската компания

Последствието от загубата на фактура е липса на плащане от клиента. Клиентът, който не е получил документи от вас, няма да плати. Не е лесно да разберете, че вашата фактура все още не е платена – единственият начин е да събирате потвърждения от вашите клиенти на текуща база, в противен случай единственият знак за неплатена фактура е липсата на плащане по вашата сметка. В такава ситуация ще бъдете принудени да изпратите загубения документ отново с нов срок за плащане. Това означава, че ще трябва да чакате дълго време за парите си.

Как да избегнете загубата на фактури

Ако използвате традиционна форма на изпращане опитайте да изберете регистрирана поща или поща с потвърждение за получаване. Това ще ви увери, че вашите документи са достигнали до местоназначението си. Проверете внимателно адреса на клиента си преди да изпратите пощата, за да сте сигурни, че фактурата ще бъде доставена до него. Електронните фактури са по-добра опция, можете да ги изпратите по имейл и решението е много по-бързо от традиционната поща. В имейл системата има опция за потвърждение, която ви позволява да получите потвърждение за вашето изпращане. С такива опции бързо ще разберете, че вашата фактура е достигнала до правилния човек.

Как да избегнете грешки в имейл адреса? Софтуерът за фактуриране е много полезен в такива ситуации. Трябва да въведете правилните данни на клиента само веднъж, за да сте сигурни, че адресът винаги е правилен. Софтуерът за фактуриране ще ви помогне с издаването на повтарящи се фактури и по принцип ще ви помогне с по-добрата организация на вашите документи.

Какво се случва, когато вашият клиент получи неправилна фактура?

Всяка фактура трябва ясно да посочва какъв е основният обект на транзакцията. Купувачът не трябва да има никакви съмнения относно какво е предназначена фактурата. Неясното определяне на обекта на транзакцията може да удължи процеса на плащане. Може да разбирате всички термини и фрази, използвани в документа си, но вашите клиенти може да не ги разбират, особено ако имате навика да използвате жаргон или неясни формулировки.

Фразата “услуга номер 5” е разбираема само за вас, но компанията, която прави поръчки за десетки или стотици продукти, ще има огромен проблем с идентифицирането на продукта или услугата от фактурата. Такава формулировка може да предизвика много съмнения – тук дори не е ясно дали номер 5 описва продавача или купувача. Няма информация за обекта на услугата също.

По подобен начин, фразата “стоки съгласно поръчка номер 5” е неясна. Не знаем много за стоките, техния брой, тип, доставка или цена. Такава фактура ще циркулира между отделите на компанията на купувача и няма да получите плащане, докато всички въпроси не бъдат решени.

Някои грешки могат да се появят относно формулировките, използвани във връзка с раздела за плащане. Не използвайте фразите: след получаване, в края на месеца, последния работен ден – това може да доведе до грешки. Вашият клиент може да разбере такива изрази по свой начин. Неясната информация относно срока на плащане може да предизвика забавяне на плащането – няма да получите парите си, когато очаквате.

Как да избегнете издаването на неправилни фактури?

Единственото решение е точното, правилно формулиране. Фактурите, които са лесни за разбиране, правят процесите на плащане по-бързи. На вашата фактура използвайте същите формулировки, които са на поръчките на клиента. По подобен начин, ако имате споразумение с клиента си, използвайте формулировките от споразумението. Благодарение на това вашият клиент няма да трябва да мисли два пъти за елементите на фактурата.

Какво да правите, ако нямате нито поръчка, нито споразумение? Опитайте да използвате номер EAN (Европейски артикулен номер) или номер GTIN (Глобален търговски артикулен номер) – тези номера идентифицират продаваните артикули недвусмислено. Какво да кажем за услугите – опишете ги точно, дайте датата на предоставяне.

Ако издавате частични фактури, включете допълнителна информация. Това ще помогне на клиента ви да провери правилността на фактурата. Може да бъде подробен списък, представящ обхвата на извършените задачи. Една добра практика е да включите някои от разпоредбите на договора. Колкото по-прозрачен и разбираем е документът, толкова по-бързо ще стигне до отдела за плащания.

Определянето на датата на плащане дава точния ден, на който вашата фактура ще стане дължима. Информирайте за отстъпки за по-ранни плащания, ако ги използвате. Информирайте за таксите за закъснели плащания. Вашите клиенти трябва да знаят предварително какво да очакват – това им помага да управляват графика си за плащания. Такова внимателно управление на фактурите ще донесе много ползи на вашите клиенти и на вас – съгласуването на фактурите определено ще бъде много по-лесно.

Непълна фактура – какви проблеми да очаквате?

Непълната фактура забавя процеса на фактуриране, тъй като допълването на данни изисква време. Непълните фактури обикновено се преместят в края на опашката за плащане. Много е малко вероятно непълната фактура да бъде платена от клиента. Липсващата информация трябва да бъде намерена и обяснена. Някой трябва да се занимава с този проблем. Клиентите не обичат да губят ценното си време, занимавайки се с такива въпроси. Обикновено, ако вашата фактура е непълна веднъж, това не е проблем, но честите грешки могат да накарат клиента ви да спре сътрудничеството с вас. Непълните фактури говорят лошо за състоянието на вашето управление. Грешките в документи с такава стойност и важност като фактурите предизвикват съмнения у клиентите и въпроси. Не можете да поддържате ред в фактурите, следователно няма ред и на друго място във вашата компания.

Как да избегнете издаването на непълни фактури?

Преди да изпратите фактурата си, проверете отново всички важни данни. Обърнете внимание на датата и метода на плащане. Непълните данни ще доведат до липса на плащане на определената дата. По-добре е да избегнете такива неприятни случаи. Използвайте готови шаблони за издаване на фактурите си. Шаблон с добра стойност трябва да има всички необходими елементи, изисквани от закона. Полезно е да използвате софтуер за фактуриране с шаблони, направени професионално от специалист. С такива шаблони, вашите фактури трябва да бъдат чисти, подредени и пълни. Процесът на фактуриране трябва да бъде добре организиран и вашите фактури трябва да бъдат безупречни и без грешки.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.