Как да започнете работа с виртуален асистент? Полезни съвети

Всеки предприемач, който иска да развие бизнеса си с времето, достига етап, когато се нуждае от подкрепа. Въпреки това, не веднага броят на задачите е достатъчно голям, за да наеме договорен работник. В такива случаи идеалното решение е да се използват услугите на виртуален асистент. Днес ще се фокусираме върху виртуалните асистенти, тяхната роля в бизнеса, техните умения и начини за намирането им. Ако никога не сте работили с такъв, тази статия определено ще ви помогне да изберете идеалния дистанционен работник.

Виртуален асистент – съдържание:

1. Кой е виртуален асистент?
2. Какво прави виртуален асистент?
3. Как да намерите виртуален асистент?
4. Как да проверите уменията на виртуален асистент?
5. Какъв е най-добрият начин за работа с виртуален асистент?
6. Резюме

Кой е виртуален асистент?

Виртуален асистент е дистанционен работник, който изпълнява възложени задачи от всяка точка на света, използвайки компютър и интернет. Това е човек, който замества стандартен офис работник. Този човек може да се занимава с въпроси, строго свързани с управлението на компания от задния офис, т.е. издаване на фактури, контакт с търговци на едро или поддържане на уебсайта, но не само. Каталогът на услугите, предлагани от виртуалните асистенти, постоянно нараства и тази професия става все по-популярна.

Какво прави виртуален асистент?

Широчината на компетенциите на виртуалните асистенти и следователно каталогът на услугите, които предлагат, е изключително разнообразен. Въпреки това, всеки от тях има своя специализация, в която се чувства най-комфортно. Понякога тя е много обширна и се отнася до целия каталог от задачи, а понякога касае една конкретна умение. Затова, когато търсите виртуален асистент, ключовата стъпка е да уточните задачите, които искате да бъдат изпълнени.

Много виртуални асистенти започват с прости офис задачи, но с времето предприемат допълнително обучение и разширяват компетенциите си. В крайна сметка клиентът получава един служител, който изпълнява цял набор от задачи. По-удобно е, когато един човек е отговорен за целия проект. Както по отношение на последователността, така и по отношение на контрола на резултатите.

За улеснение на справката, по-долу е списък с примерни задачи, които VA може да изпълнява:

Типични административни задачи

Това са задачи, които традиционен офис асистент също изпълнява. Те могат да включват грижа за календара, насрочване на срещи или обработка на имейли. Виртуалните асистенти, занимаващи се с административни въпроси, могат също да бъдат отговорни за издаване на фактури или поръчки при производители. Такъв асистент ще подготви за вас шаблони на документи или ще проведе първоначалния подбор на служител. С една дума – те ще ви подкрепят във всички административни и офис въпроси, свързани с управлението на бизнеса ви.

Подкрепа за онлайн бизнес

Тази категория може да включва много. Виртуален асистент, който се специализира в технически въпроси, може да бъде отговорен за създаване на целева страница за нов онлайн курс или настройка на онлайн магазин. Някои асистенти се специализират в конкретни програми, като редактиране или видео редактиране.

Промоционални и маркетингови дейности

Този каталог обхваща всички дейности, които целят развитие на марка. Това включва създаване на промоционални материали, т.е. съдържание, графики или видео, но също така и цялостна подкрепа за социални медии или уебсайта. Виртуален асистент може също да се специализира в създаването на рекламни кампании на определена платформа или създаването на съдържание.

Разбира се, списъкът по-горе не е изчерпателен и не включва всички задачи, които можете да делегирате на асистент. Тази разбивка също не означава, че един човек не може да се справи със социалните медии и да проверява имейлите едновременно. Често ще откриете, че един виртуален асистент ще замени служители в няколко отдела. Тази гъвкавост е едно от най-големите предимства на тази професия и причината, поради която все повече предприемачи работят с виртуален асистент.

Въпреки че виртуалният асистент е изключително свързан с дистанционната работа, това не винаги е така. В някои случаи, работодателите търсят някой, който може да помогне и с onsite задачи, като посещение на офиса или изпращане на документи в пощата.

Как да намерите виртуален асистент?

Тази професия става все по-популярна, но все пак не много предприемачи знаят за възможността за дистанционно сътрудничество. Дори и да са чули нещо за това, нямат представа къде и как да ги намерят. Има няколко начина да започнете сътрудничество.

Уебсайтове

Много виртуални асистенти имат своите дигитални визитки под формата на уебсайтове. На тях те показват своите портфолиа, умения и отзиви от клиенти, с които са работили. Въпреки това, струва си да запомните, че най-добре класираните сайтове винаги се появяват в първите резултати от търсенето.

Социални медии

Тъй като това е дистанционна работа, наемането също се извършва дистанционно. Присъединяването към една от групите във Facebook е един от най-ефективните методи. Всичко, което трябва да направите, е да добавите пост с обява за работа и описание на задачите, и в отговор със сигурност ще получите няколко или десетки интересни предложения. Такива групи събират виртуални асистенти, така че можете да бъдете сигурни, че вашето предложение ще отиде направо при компетентни хора. Можете също да добавите обява в една от бизнес групите, свързани с профила на вашия бизнес. Благодарение на това имате по-добри шансове да намерите човек, който има опит или интереси, свързани с вашата индустрия.

Агенции за виртуални асистенти

Някои агенции работят с виртуални асистенти. Това решение има своите предимства и недостатъци. Най-голямото предимство е, че отговорният човек се грижи за избора на най-добрия служител. Само вие трябва да предложите списък с конкретни задължения, които искате да делегирате. Отговорният за агенцията знае точно с кого работи и на кого си струва да се възложи конкретен тип задача. Освен това, всички асистенти преминават през процес на подбор, така че те трябва да демонстрират своите умения.

В тези случаи вие подписвате договор с агенция и не с конкретен асистент, което също е плюс в някои ситуации. Първо, вашата отговорност няма да бъде да контролирате работата. Важно за вас е резултатът, а останалото се грижи агенцията. Основният недостатък обаче е цената, която е по-висока в сравнение с директното сътрудничество. Все пак, ако бюджетът не е проблем за вас, можете да се възползвате от това.

Фрийланс сайтове

Все по-популярна форма на търсене на различни специалисти е добавянето на обяви на сайтове, свързващи фрийлансери, като Upwork. Просто добавете предложение и опишете конкретна позиция, и след известно време ще получите куп отговори от цял свят.

Препоръките също са добър начин да намерите виртуална подкрепа. Добра идея е да попитате приятели, които работят в подобни индустрии или управляват собствен бизнес, дали са използвали този тип решение. Виртуалните асистенти често работят с няколко предприемачи едновременно, а наемането по препоръка е един от най-добрите начини да намерите перфектния служител.

Как да проверите уменията на виртуален асистент?

Добре известна форма на първоначална проверка на уменията е подготовката на въпросник за подбор. Това е добър начин да изберете най-добрите кандидати още на началния етап и в същото време много по-добър метод за опознаване на кандидата.

Правилно подбраните въпроси ще разкрият много повече от автобиография или мотивационно писмо. Интересно допълнение към въпросника за подбор може да бъдат ситуационни въпроси, в които можете да опишете примерни ситуации, в които компанията се е оказала с молба за решаване на проблем. Такива отговори ни позволяват да оценим дали човекът мисли в подобни модели и какви ценности ръководят. Понякога въпросникът е придружен и от кратка задача за подбор, която се състои в подготовка на графики в конкретна програма или написване на кратък текст.

Освен основната проверка на уменията, такива анкети имат и друго предимство. Нужна е малко готовност и ангажираност, за да отговорите на тях, така че имате повече увереност, че човекът, изпращащ предложението си, е заинтересован да работи с вас и е уверен в уменията си.

След първоначален анализ на предложенията, изпратени до вас, трябва да изберете няколко най-добри кандидати. Видео интервю, проведено онлайн с всеки от тях, ще ви помогне да направите окончателния избор. Има много платформи, които служат за тази цел, като Google Meet или Zoom.

Какъв е най-добрият начин за работа с виртуален асистент?

Има един отговор на това: зависи.

Когато става въпрос за типа на самия договор, най-често той е B2B, тъй като виртуалните асистенти управляват собствените си бизнеси или работят с бизнес инкубатори или други типове компании, които позволяват фактуриране за тяхната работа. В някои случаи обаче предприемачите предпочитат да подпишат стандартен граждански договор. Също така е важно да се помни за допълнителни документи, които трябва да бъдат подписани, ако сътрудничеството изисква това, като споразумение за конфиденциалност.

Сътрудничеството с виртуален асистент може да бъде дългосрочно или може да бъде конкретна задача, която трябва да бъде изпълнена, например провеждане на проучване за конкретна поръчка или въвеждане на продукти на уебсайт.

Когато става въпрос за фактуриране, ситуацията вече не е толкова проста. Има няколко налични опции. Някои виртуални асистенти предлагат часови пакети, които предприемачът може да закупи. Пакетът може да включва 10 или дори 40 часа работа. Повечето от времето, той е валиден за 30 дни и предприемачът трябва да реши размера на пакета в началото на месеца.

Този метод работи най-добре, когато обхватът на сътрудничество с виртуален асистент е голям, но нерегулярен, например, предприемачът се нуждае от подкрепа в обслужването на клиенти, но общността е толкова малка, че е задача само за един час на ден, а задачите на виртуалния асистент също включват създаване на публикации в социалните медии. Благодарение на това тя може свободно да разпределя времето си за конкретни задачи и клиентът плаща само за реално отработените часове.

В случай, че сътрудничеството е основано на конкретна задача, по-добра форма на разплащане може да бъде разплащане за създадената работа. В началото на сътрудничеството ще се споразумеете за крайната сума, например за подготовка на рекламна каталога или съставяне на електронна книга. В този случай не е важно колко време вашият асистент ще прекара в подготовката й. Важно е ефектът – готовият продукт.

Резюме

Работата с виртуален асистент е шанс да намерите служител, без да правите дългосрочен ангажимент. Това е чудесно за развиващи се бизнеси или компании, които се нуждаят от подкрепа само сезонно. Финансовият аспект също е огромно предимство. Предприемачът поема разходи само когато му трябват. Плаща за реално време на работа, а не за седене в офис или за почивка за кафе.

Предимствата на виртуалната помощ включват също многофункционалност. От една страна, предприемачът може да поиска подкрепа в прости неща, които му отнемат много време всеки ден и да спечели пространство за креативна работа и развитие. От друга страна, той може да разчита на помощ с въпроси, които надхвърлят неговата компетентност, като техническа поддръжка на програми. В крайна сметка, собственикът на бизнес не трябва да знае всичко.

Това е всичко, което трябва да знаете за работата с виртуален асистент. Прочетете също: 11 причини да наемете виртуален асистент в бизнеса си

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.