Как да изпратя фактура? Полезни инструменти

Всеки фрийлансър, собственик на малък бизнес или предприемач издава фактури всеки месец. Те са необходими, за да получат плащане за извършена работа или доставени стоки. Но просто издаването на такъв документ не гарантира получаване на плащане. За пълния успех е необходимо да го доставите на изпълнителя. От тази статия ще научите 3 начина как да изпратите фактура и какви инструменти са особено полезни в този процес.

Как да изпратите фактура – съдържание:

1. Как да изпратите хартиена фактура?
2. Как да подготвите фактура в електронен вид?
3. Как да създадете и изпратите PDF файл с фактура?
4. Как приложение за фактуриране може да ви помогне?

Как да изпратите хартиена фактура?

Въпреки че интернетът е завладял домовете и офисите ни, преобладаващото мнозинство от фактурите се изпращат по традиционна поща. Според доклада E-Invoicing / E-Billing. Цифровизация и автоматизация, 90% от фактурите отиват при получателите в хартиен вид.

За съжаление, това има своите недостатъци. Един от тях е времето, необходимо за доставяне на писмото до посочения адрес. При изпращането трябва да вземете предвид целия процес, водещ до получаване на плащане. Трябва да помните, че доста хора могат да бъдат привързани към хартиените документи. Те ще очакват да им предоставите фактури именно в тази форма. Признавам, че може да успеете да убедите някои да фактурират електронно, но в други случаи ще трябва да се адаптирате към желанията на клиентите си.

Повечето от инструментите, от които се нуждаете, за да изпратите хартиена фактура, са налични във всяко офис. Ще ви трябва компютър с принтер, офис софтуер и пликове. Въпреки че можете да напишете фактура на ръка в специално подготвена форма, много по-лесно е да работите с електронни документи.

С текстов редактор или електронна таблица можете да подготвите документ, който съдържа всички необходими елементи. След това трябва да го отпечатате, да го сложите в плик, да го адресирате и да го изпратите. Най-популярните текстови редактори ви позволяват да печатате на пликове, така че не е нужно да се мъчите с написването на адреса на ръка. Всичко, което остава да направите, е да купите пощенска марка и да изпратите писмото на изпълнителя.

Как да подготвите фактура в електронен вид?

Алтернатива на хартиените документи е електронната фактура. Не ви е нужен специален софтуер, за да я създадете, тъй като този, който използвате всеки ден – проста електронна таблица или текстов редактор – е достатъчен. Както при документа, изпратен по традиционна поща, първо трябва да създадете фактура, с изключение на това, че вместо да я отпечатате, трябва да запазите файла, създаден по този начин.

Избягвайте формати като DOC или XLS, защото, въпреки че са често срещани и лесни за отваряне, те имат един основен недостатък – документ, подготвен по този начин, може лесно да бъде редактиран. Признавам, че имате опцията да защитите редактирането на такъв файл с парола, но е по-добре да използвате доказано решение – PDF файлове. Като изпратите такъв документ, вие сте сигурни, че никой няма да се намеси в съдържанието му.

Как да създадете и изпратите PDF файл с фактура?

Можете да използвате един от конверторите, налични в интернет, като например Adobe Acrobat, за да създадете PDF файл. Просто изберете фактура, предварително запазена в DOC файл, и програмата автоматично ще извърши конверсията в PDF. В зависимост от настройките на компютъра ви и опциите, налични в текстовия редактор/електронната таблица, можете също да изберете опцията да запазите файла в PDF формат от самата програма.

Добавете подготвения по този начин документ като прикачен файл в имейл. Добра идея е да започнете създаването на съобщение до клиент с тази стъпка. Това ще гарантира, че не изпращате имейл без прикачен файл. В заглавието на съобщението можете да включите името на проекта, към който се отнася фактурата. Съдържанието на имейла трябва да бъде кратко и по същество, но не забравяйте да запазите учтив тон. Можете да им благодарите за предишното сътрудничество, да ги насърчите да използват услугите, предлагани в бъдеще, и в случай на частична фактура да посочите на какъв етап от работата се отнася.

Как приложение за фактуриране може да ви помогне?

Това е инструмент, който значително улеснява изпращането на фактури, тъй като ви дава най-широк спектър от опции. Ако работите с компании, които изискват хартиени документи, просто издавате, отпечатвате и изпращате фактурата по пощата според желанията на клиента. Ползата за вас е, че такова приложение идва с готови шаблони за фактури, така че можете да бъдете сигурни, че те ще отговарят на регулациите на вашата страна.

Също така не е нужно да се притеснявате за ДДС ставки или правилността на изчисленията и обобщенията. Просто изберете подходящата данъчна ставка, въведете нетната стойност на стоките/услугите и програмата ще изчисли стойността на самия артикул заедно с данъка.

С безплатно приложение за фактуриране, можете лесно да изпращате електронни фактури директно до имейл кутии на тези изпълнители, които приемат тази форма на комуникация. Такъв документ се запазва незабавно в PDF формат, така че няма да имате проблем с конвертирането на такъв файл в формат, който да осигури целостта на данните. Можете да изпратите фактура, подготвена по този начин, с буквално няколко клика. Не е нужно да влизате в имейла си – можете да направите всичко от приложението. Можете да въведете темата на съобщението, да попълните съдържанието му или да използвате подготвен шаблон, което спестява време и значително съкращава работата ви.

Важно е, че никога повече няма да се случи да изпратите имейл без прикачен файл, защото с натискането на бутона “изпрати” фактурата, която издадохте, автоматично се прикачва към съобщението. Както при стандартния имейл, можете да изберете получателя на съобщението, да добавите още получатели и дори да изпратите скрита копия. Това е практично, когато работите с големи компании, защото можете да изпратите фактурата както на лицето, с което работите по проект, така и директно на счетоводния отдел.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата активна общност на Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.