Стратегия за непрекъснато подобрение – каква е философията на кайзен в контекста на професионалното развитие?

Философията кайзен е метод на управление, произлязъл от японската култура. Първоначално приложен в контекста на социалното функциониране, семейството и личностното развитие, той в крайна сметка започна да се разпространява в бизнес света – от малки предприятия до корпорации. Как можете да използвате тази стратегия за професионално развитие, за да подобрите представянето на вашата компания и да постигнете целите си по-бързо? Нека разберем!

Философия на кайзен – съдържание:

1. Какво е философията кайзен?
2. Принципи на философията кайзен
3. Философия на кайзен в стратегията за професионално развитие
4. Примери за приложение на кайзен
5. Как да внедрим стратегия за непрекъснато подобрение?
6. Защо философията кайзен не винаги работи?
7. Философията кайзен – резюме

Какво е философията кайзен?

Кайзен е концепция, основана на идеята за безкрайно подобрение на различни процеси в рамките на компания. Това е термин, съставен от 2 думи – кай, означаваща промяна, и дзен, означаваща по-добро, което може да се интерпретира като промяна към по-добро. Тя подчертава необходимостта от систематично планиране, изпълнение и анализ, поради динамичните промени в индустриите и конкуренцията. Една възможна област на приложение за тази стратегия се отнася до човешките ресурси и професионалното развитие на служителите.

Принципи на философията кайзен

Настройката на кайзен се прилага към всички аспекти, свързани с функционирането на компанията – процеси, продукти или услуги, персонал и т.н. Нейните основни принципи, които трябва да бъдат внедрени като част от тази стратегия, са:

• Прозрачност

Компанията трябва да информира всеки служител за данните или ефектите от всички подобрения. Тя също така трябва да провежда анкети с инструменти, които ще демонстрират надеждността на резултатите си.

• Стойност за клиента

Всяко предприето действие трябва да има предвид удовлетворението на нашите клиенти, тъй като именно чрез тях можем да постигнем бизнес целите си. Винаги имайте предвид, че предлаганите продукти или услуги трябва да добавят стойност за потребителя и да управляват оперативните процеси по такъв начин, че да елиминират ненужните елементи.

• Намаляване на отпадъците

Това се отнася до предишния принцип – резултатите от работата трябва да създават добавена стойност. Това изисква премахване на неправилната консумация на ресурси (финансови, материални и т.н.).

• Gemba Walk

Управлението трябва да разпознае и разбере местоположението и условията, свързани с работното място. Например, в случая на управление на онлайн магазин, това може да бъде отделът за обслужване на клиенти, склад и т.н. (това също зависи от размера и обхвата на съответния бизнес), което изисква случайни посещения. Идеята е да се има преглед на оперативните процеси, които се извършват, но това не е само за налагане на задълженията, извършвани от персонала, а за открито комуникиране и намиране и решаване на потенциални проблеми.

• Укрепване на чувството за принадлежност

Служителите, които комуникират ясно помежду си и установяват сътруднически отношения с управлението, ще бъдат по-ангажирани в подобряването на компанията.

Философия на кайзен в стратегията за професионално развитие

Служителите са ценни активи на компанията, които значително допринасят за постигането на целите на компанията. Следователно, начинът, по който се управляват човешките ресурси и ефективно се мотивират, играе важна роля тук. Кайзен подчертава ролята на ангажирането на всички членове на екипа в живота на компанията, които имат голям потенциал в себе си. Можем да различим няколко модела, които допринасят за реализирането на стратегия за непрекъснато подобрение:

3M

Диаграмата 3M се отнася до думите муда, мура и мури, които се считат за пречки за постигане на кайзен и пречат на гладкото изпълнение на процесите. Те са свързани, защото обикновено появата на едно е в резултат на наличието на другите две. Знаейки индивидуалните причини за наличието на ограничения, управленската стратегия трябва да се стреми да ги премахне (това не винаги е възможно) или поне да намали влиянието им.

• Муда – отнася се до отпадъците от ресурси, които могат да се проявят в свръхпроизводство (произвеждане на продукти, които не са в търсене в момента; прекалено фокусиране върху планирането, а не върху действието; писане на твърде дълги, сложни имейли и т.н.), задържане на твърде много инвентар, което генерира допълнителни разходи; прекъсване на непрекъснатостта на работата, провеждане на ненужни обучения; не използване на компетенцията и потенциала на служителите и т.н.
• Мура – неравномерност, която се проявява чрез липсата на установени работни стандарти или инструкциите, дадени, са неразбираеми, неравномерно разпределение на задълженията, сезонност на индустрията, променлив темп на работа и т.н.
• Мури – претоварване, което е резултат от, например, прекомерно усилие – извънреден труд, монотонност на работата, прекомерен брой задължения/задачи за изпълнение, бърз темп на работа и т.н.

Фигура 1: Модел 3M

5S

Вече споменахме принципа 5S в предишна статия, така че ако все още не знаете какво е, не забравяйте да я прочетете.

PDCA

Инвестирането в устойчиво развитие на служителите изисква някаква форма на проверка, за да се знае дали е ефективно. Може да бъде полезно да се знае цикълът PDCA, който е акроним за Планирай (Plan), Изпълни (Do), Провери (Check) и Действай (Act).

Фигура 2: Цикълът PDCA

1. ПЛАНИРАЙ

Това включва поставяне на цели, фокусирани върху стратегии за подобряване на служителите.

2. ИЗПЪЛНИ

Предприемете действия за постигане на предварително определените цели.

3. ПРОВЕРИ

Промените, които са направени, трябва да бъдат оценени, за да се види дали са изпълнили функцията си, какви ефекти са имали и какви уроци са научени.

4. ДЕЙСТВАЙ

Разработването на стратегия за професионално развитие се счита за гаранция за по-голямо ангажиране на персонала и по-добро качество на задълженията им. Това включва не само ясното и точно определяне на задълженията и правилата за поведение, но преди всичко, възможността за подобряване на уменията на работниците. Въпреки това, откритията на определени недостатъци, които могат да ограничат развитието, могат да се случат по време на по-ранните етапи. Идентифицирането им е предпоставка за организиране на тематични обучения, за да отговорят на нуждите на членовете на екипа.

Примери за приложение на кайзен

TOYOTA

Toyota се счита за пионер на подхода кайзен, първата компания, която внедри тази философия в своята управленска стратегия и спечели много от това. Управлението правилно разпозна, че не винаги са безгрешни, така че имаше смисъл да се насърчават подчинените да предлагат решения и да се ангажират повече. Служителите получаваха заплащане в замяна на идеи за подобряване на процесите на компанията. Важно е, че това не беше еднократна инициатива, а на всеки етап от развитието на Toyota имаше възможност да споделят мненията и вижданията си.

По-горе споменатите модели 3M, 5S и PDCA бяха въведени именно в тази компания, за да се намалят разходите и да се увеличи производителността колкото е възможно повече.

MASTERFOODS POLAND

В полския клон на Masterfoods, от друга страна, въвеждането на позицията специалист по непрекъснато подобрение може да се разглежда като японски акцент на философията кайзен. Индивидуалните екипи имат възможност да участват в курсове за управление на кайзен, за да обменят опит и да могат най-добре да внедрят положителни промени. Когато позиции се елиминират, служителите не се уволняват, а се полагат усилия да им се предложи работа на друга позиция в текущата компания. Също така функционира програма за предложения на служителите, която позволява на обикновените служители да изразят своите перспективи и идеи. Най-добрите от тях се награждават под формата на бонуси и т.н.

Как да внедрим стратегия за непрекъснато подобрение?

Ключовият въпрос за успешното въвеждане на стратегия кайзен е да се идентифицират съществуващите проблеми в компанията и да се разработят такива процедури, които да ги елиминират. Какви действия можете да предприемете в тази посока?

1. Повишаване на осведомеността

Когато внедрявате нова концепция, осведомеността на служителите е от съществено значение, за да я приложите на практика. Същото важи и за кайзен. Накарайте членовете на екипа да разберат как ще бъде приложена стратегията кайзен.

2. Изясняване на целите

Екипът се нуждае от път, по който и как да върви. Добре поставените цели фокусират вниманието върху правилните действия.

3. Сътрудничество

Можете да проведете дискусия или мозъчна атака с екипа си, за да получите гледната точка на членовете му. Предложените решения могат да помогнат за увеличаване на ефективността на ежедневната работа и оптимизиране на ресурсите. Като имат думата в окончателните решения, те ще бъдат по-склонни да се адаптират към новите условия.

4. Искане на обратна връзка и приемане на критика

Насърчавайте хората да задават въпроси, да споделят мнения относно предприетите действия и не се страхувайте от критика (но тя трябва да бъде конструктивна). Дръжте в ума си целта за непрекъснато подобрение.

5. Намаляване на отпадъците

Премахнете бариерите, които ограничават ефективността на компанията – загубени ресурси, неравенство и претоварване (3M).

6. Определяне на компетенциите на служителите

Знаейки уменията на отделните членове на екипа, можете да им възложите задачи, които най-добре отговарят на тях и да постигнете целите си. Това също ще ви предостави информация за какви пропуски съществуват в техните умения и, на базата на това, да въведете план за обучение и семинари. Помислете какъв бюджет можете да отделите за тази инициатива.

Защо философията кайзен не винаги работи?

Внедряването на тази философия в управленския стил не е никак лесна задача. Много зависи от отношението на ръководителите, както и на подчинените. Непрекъснатото подобрение трябва да се основава на диалог и свободно изразяване на мнения, а не, както понякога се случва, на даване или изпълнение на заповеди. Идеите трябва да идват предимно от хора, които познават спецификата на работата и имат опит в нея. Последиците от лошо приложена стратегия за непрекъснато подобрение са, например:

• Краткосрочен характер на промените, организацията се връща към старите навици след известно време;
• Решения, наложени от управлението, предизвикват недоволство у служителите;
• Малко ангажиране на подчинените в реални подобрения.

Философията кайзен – резюме

Внедряването на философията кайзен във вашата компания е предизвикателство. Реформите изискват не само предприемане на правилните стъпки, но преди всичко, промяна в мисленето и възприемането на работата. Фокусирането само върху ефектите и резултатите може да бъде катастрофално, така че трябва да се фокусирате върху качеството и систематичното подобрение на процесите. Такъв гъвкав подход е необходим особено сега, когато само онези субекти, които могат да реагират на динамични промени и модернизация, имат основание за съществуване на пазара.

Прочетете също: Как да внедрите Agile във вашата компания?

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на усърдните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.